Externer Datenschutzbeauftragter: Leistungen & Aufgaben

Wann brauchen Sie einen externen Datenschutzbeauftragten?

Die Frage, ab wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist, beschäftigt viele Unternehmer. Die Antwort ergibt sich aus dem Zusammenspiel von europäischem und deutschem Recht. In folgenden Fällen ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtend:

Pflicht nach § 38 BDSG — die deutsche Sonderregelung

Ab 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Diese Schwelle ist schneller erreicht, als viele Unternehmen vermuten: Jeder Mitarbeiter, der regelmäßig E-Mails schreibt, CRM-Systeme nutzt, Kundendaten in Excel-Tabellen pflegt oder Personalakten verwaltet, zählt dazu. Selbst Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leiharbeiter werden mitgezählt, sofern sie regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten. In einem typischen Büro mit 20 Arbeitsplätzen ist diese Grenze praktisch immer überschritten.

Pflicht nach Art. 37 DSGVO — unabhängig von der Mitarbeiterzahl

• Kerntätigkeit erfordert umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von Personen: Dies betrifft beispielsweise Detekteien, Auskunfteien, Sicherheitsunternehmen mit Videoüberwachung, Online-Plattformen mit Nutzertracking, Marktforschungsinstitute und Unternehmen, die Scoring-Verfahren einsetzen. Auch Arbeitgeber, die systematisch Mitarbeiter per GPS, Zeiterfassung oder Zugangskontrolle überwachen, können betroffen sein.
• Kerntätigkeit umfasst die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten: Dazu zählen Gesundheitsdaten, biometrische Daten, genetische Daten, Daten zur ethnischen Herkunft, politischen Meinung, religiösen Überzeugung oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Betroffen sind insbesondere Arztpraxen, Krankenhäuser, Pflegedienste, Labore, Apotheken, Physiotherapeuten und psychologische Praxen.
• Kerntätigkeit umfasst die umfangreiche Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten: Relevant für Inkassounternehmen, Wirtschaftsauskunfteien, Bewachungsunternehmen und ähnliche Dienstleister, die regelmäßig Führungszeugnisse prüfen oder strafrechtliche Informationen verarbeiten.

Pflicht bei Datenschutz-Folgenabschätzung

Muss ein Unternehmen eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO durchführen, ist die Einbindung eines Datenschutzbeauftragten ebenfalls vorgeschrieben. Dies ist beispielsweise bei der Einführung neuer Technologien wie KI-Systemen, umfangreicher Videoüberwachung, der systematischen Verarbeitung von Beschäftigtendaten oder dem Einsatz von Profiling-Verfahren der Fall. Die Sächsische Datenschutzbehörde hat hierzu eine umfangreiche Blacklist veröffentlicht, die verbindliche Vorgaben enthält.

Freiwillige Bestellung — oft die klügere Wahl

Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, entscheiden sich viele Unternehmen freiwillig für einen externen Datenschutzbeauftragten. Die Gründe liegen auf der Hand: Rechtssicherheit, Vermeidung von Bußgeldern (bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes), professionelle Dokumentation und zudem das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern. Ein einziger Datenschutzverstoß kann nicht nur finanziell verheerend sein, sondern auch das mühsam aufgebaute Vertrauen Ihrer Kunden nachhaltig beschädigen. Die Kosten für einen externen DSB stehen in keinem Verhältnis zu den potenziellen Bußgeldern und Reputationsschäden. Erfahren Sie mehr über die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.

Unsere Leistungen als externer Datenschutzbeauftragter

Als Ihr externer Datenschutzbeauftragter übernimmt DATUREX sämtliche Aufgaben, die das Datenschutzrecht vorsieht — und außerdem. Unser Leistungsspektrum ist vollständig und wird individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten:

DSGVO-Compliance-Audit

Zu Beginn unserer Zusammenarbeit führen wir ein vollständiges Datenschutz-Audit durch. Wir analysieren systematisch alle datenschutzrelevanten Prozesse in Ihrem Unternehmen, überprüfen bestehende Dokumentationen, identifizieren Schwachstellen und erstellen einen priorisierten Maßnahmenplan. So wissen Sie genau, wo Ihr Unternehmen steht und welche konkreten Schritte notwendig sind, um vollständige DSGVO-Konformität zu erreichen. Das Audit umfasst technische, organisatorische und rechtliche Aspekte.

Erstellung und Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses

Das Verarbeitungsverzeichnis (VVT) ist das zentrale Dokument Ihres Datenschutz-Managements und gemäß Art. 30 DSGVO für jeden Verantwortlichen verpflichtend. Wir erstellen Ihr VVT von Grund auf oder überarbeiten bestehende Dokumentationen. Dabei erfassen wir alle Verarbeitungstätigkeiten, bewerten die jeweiligen Rechtsgrundlagen, dokumentieren Löschfristen und beschreiben die implementierten technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Bei besonders risikoreichen Verarbeitungen führen wir die gesetzlich vorgeschriebene Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO durch. Wir bewerten systematisch die Risiken für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen, identifizieren Abhilfemaßnahmen und dokumentieren den gesamten Prozess revisionssicher. Bei Bedarf konsultieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde im Rahmen der Vorabkonsultation nach Art. 36 DSGVO.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Der Mensch ist der häufigste Risikofaktor im Datenschutz — über 80 % aller Datenpannen gehen auf menschliches Versagen zurück. Deshalb bieten wir regelmäßige, praxisnahe Datenschutzschulungen für Ihre Mitarbeiter an — als Präsenzveranstaltung vor Ort, als interaktives Webinar oder als flexibles E-Learning. Unsere Schulungen sind branchenspezifisch und orientieren sich an realen Szenarien aus dem Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter.

Beratung bei Datenpannen (72-Stunden-Frist)

Im Fall einer Datenpanne zählt jede Stunde. Die DSGVO schreibt eine Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden vor (Art. 33 DSGVO). Wir unterstützen Sie bei der schnellen Bewertung des Vorfalls, der rechtskonformen Erstellung der Meldung, der Entscheidung über die Benachrichtigung der Betroffenen und der professionellen Kommunikation mit Behörden. Über unsere Notfall-Hotline sind wir auch außerhalb der Geschäftszeiten und am Wochenende erreichbar.

Kommunikation mit Aufsichtsbehörden

Ob Anfrage, Prüfung, Beschwerde oder anlasslose Kontrolle — wir übernehmen die professionelle Kommunikation mit der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. In Sachsen ist dies der Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (SDTB). Unsere langjährige Erfahrung im Umgang mit Behörden gewährleistet eine sachliche, kooperative und zielorientierte Kommunikation, die Eskalationen vermeidet.

Regelmäßige Datenschutz-Audits und Kontrollen

Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Wir führen regelmäßige interne Audits durch, überprüfen die Einhaltung der vereinbarten Maßnahmen, testen die Wirksamkeit der implementierten Schutzmaßnahmen und passen Ihre Datenschutz-Dokumentation an neue gesetzliche Anforderungen, technische Entwicklungen und organisatorische Veränderungen an.

Unterstützung bei Betroffenenanfragen

Betroffene haben nach der DSGVO umfangreiche Rechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Wir unterstützen Sie bei der fristgerechten und rechtskonformen Bearbeitung aller Betroffenenanfragen. Die gesetzliche Frist beträgt einen Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) — wir sorgen dafür, dass Sie diese zuverlässig einhalten und rechtssichere Antworten formulieren.

Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV)

Wenn Sie Dienstleister einsetzen, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten — sei es ein Cloud-Anbieter, ein Lohnbüro, ein Newsletter-Dienst oder ein IT-Dienstleister —, benötigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Wir prüfen bestehende Verträge auf Vollständigkeit und Rechtskonformität, erstellen neue AVVs und beraten Sie bei der Auswahl DSGVO-konformer Dienstleister.

Erstellung eines Datenschutzkonzepts

Ein vollständiges Datenschutzkonzept bildet das Fundament Ihrer Datenschutz-Compliance. Wir erstellen für Sie ein individuelles Konzept, das alle relevanten Bereiche abdeckt: von der Datenerhebung über die Verarbeitung und Speicherung bis zur fristgerechten Löschung. Das Datenschutzkonzept dient als zentrales Steuerungsinstrument und Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Die Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ist eine Kernpflicht jedes Verantwortlichen. Wir beraten Sie bei der Auswahl und Implementierung geeigneter Schutzmaßnahmen — von der Verschlüsselung über Zugriffskontrollen und Pseudonymisierung bis hin zu Backup-Strategien und Notfallplänen. Dabei berücksichtigen wir laufend das Verhältnis zwischen Schutzbedarf und Implementierungskosten.

Einen detaillierten Überblick über alle Aufgaben des Datenschutzbeauftragten finden Sie auf unserer Informationsseite.

Warum DATUREX als externer Datenschutzbeauftragter?

Der Markt für externe Datenschutzbeauftragte ist groß und unübersichtlich — nicht alle Anbieter halten, was sie versprechen. Bei DATUREX erhalten Sie einen Partner, der Datenschutz nicht nur verwaltet, sondern aktiv lebt und weiterentwickelt. Hier sind die Gründe, warum sich Unternehmen in ganz Deutschland für DATUREX entscheiden:

TÜV-zertifizierte Datenschutzexperten

Alle unsere Datenschutzbeauftragten verfügen über anerkannte Zertifizierungen: TÜV Datenschutzbeauftragter (DSB-TÜV), BSI IT-Grundschutz-Praktiker und IHK-Fachkunde Datenschutz. Regelmäßige Weiterbildungen und Rezertifizierungen sind bei uns Standard — so stellen wir sicher, dass unser Wissen laufend fortgebildet ist.

Über 100 betreute Unternehmen

Erfahrung macht den wichtigen Unterschied. Wir betreuen über 100 Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen — vom Einzelunternehmer bis zum mittelständischen Konzern. Diese Erfahrung fließt direkt in unsere Beratung ein: Wir kennen die typischen Fallstricke, die branchenspezifischen Anforderungen und die effizientesten Lösungswege. Was bei anderen Beratern Tage dauert, lösen wir oft in Stunden.

Branchenexpertise aus erster Hand

Datenschutz ist nicht gleich Datenschutz — jede Branche hat ihre eigenen Herausforderungen, regulatorischen Anforderungen und typischen Verarbeitungstätigkeiten. Unsere Berater verfügen über tiefgehende Expertise in den Bereichen Gesundheitswesen, IT und Software, E-Commerce und Handel, Handwerk, Bildung und Sozialwirtschaft, Finanzdienstleistungen sowie öffentliche Verwaltung.

Standort Dresden — bundesweit tätig

Unser Hauptsitz befindet sich in Dresden, im Herzen Sachsens. Von hier aus betreuen wir Unternehmen in der gesamten Region — von Leipzig über Chemnitz und Zwickau bis Görlitz und Plauen. Dank moderner digitaler Zusammenarbeit, sicherer Videokonferenzsysteme und regelmäßiger Vor-Ort-Termine sind wir jedoch auch bundesweit in jeder Stadt Deutschlands für Sie da.

Persönlicher Ansprechpartner — kein Call-Center

Bei DATUREX erhalten Sie keinen anonymen Service aus dem Call-Center und keinen wechselnden Berater. Ihnen wird ein fester, persönlicher Datenschutzbeauftragter zugewiesen, der Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und Ihre Branche im Detail kennt. Bei Fragen und Problemen erreichen Sie Ihren Ansprechpartner direkt — ohne Warteschleife, ohne Ticket-System und ohne Umwege.

Keine versteckten Kosten — volle Transparenz

Transparenz ist einer unserer Grundwerte. Sie erhalten ein faires Pauschalangebot, das alle wesentlichen Leistungen abdeckt. Es gibt keine versteckten Zusatzgebühren für Telefonate, E-Mails oder kurze Rückfragen. Zusätzliche Beratungsleistungen, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen, werden vorher besprochen und transparent abgerechnet.

Schnelle Reaktionszeiten und Notfall-Hotline

Datenschutz wartet nicht — besonders nicht bei Datenpannen, Behördenanfragen oder dringenden Fragen. Wir garantieren Ihnen kurze Reaktionszeiten innerhalb eines Werktages für reguläre Anfragen. Über unsere Notfall-Hotline sind wir bei kritischen Vorfällen auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten und am Wochenende erreichbar.

Externer Datenschutzbeauftragter in Sachsen und bundesweit

DATUREX ist tief in Sachsen verwurzelt und gleichzeitig bundesweit für Sie da. Unser Hauptsitz in Dresden ermöglicht uns kurze Wege in der gesamten Region. Wir kennen die sächsische Wirtschaftslandschaft, den regionalen Mittelstand und die spezifischen Anforderungen der hiesigen Aufsichtsbehörde. Gleichzeitig betreuen wir Unternehmen in allen deutschen Bundesländern.

Unsere Standorte und Einzugsgebiete in Sachsen

• Dresden und Umgebung: Landeshauptstadt, Regierungsbezirk Dresden, Pirna, Freital, Radebeul, Meißen, Bautzen — Datenschutz in Sachsen
• Leipzig: Größte Stadt Sachsens, boomender Wirtschaftsstandort, Messezentrum, wachsende Startup-Szene
• Chemnitz: Kulturhauptstadt Europas 2025, starker Mittelstand, Maschinenbau, Automobilzulieferer, Forschungsstandort
• Zwickau: Automobilindustrie, Zulieferer, produzierendes Gewerbe, Elektromobilität
• Görlitz und Oberlausitz: Grenzregion zu Polen, internationale Datentransfers, besondere datenschutzrechtliche Anforderungen bei grenzüberschreitender Zusammenarbeit
• Plauen und Vogtland: Textil- und Maschinenbauindustrie, Handwerk, traditioneller Mittelstand
• Freiberg und Erzgebirge: Bergbau und Rohstoffe, Recycling, Technologie-Startups, Forschungsinstitute

Bundesweite Betreuung — überall in Deutschland

Dank moderner digitaler Zusammenarbeit, sicherer Videokonferenzsysteme, verschlüsselter Kommunikationskanäle und regelmäßiger Vor-Ort-Termine betreuen wir Unternehmen in ganz Deutschland. Unsere Kunden sitzen in Berlin, München, Hamburg, Frankfurt, Köln, Stuttgart, Düsseldorf und vielen weiteren Städten. Die Qualität unserer Betreuung ist dabei vollständig unabhängig vom Standort — wir sind immer für Sie erreichbar und bei Bedarf auch persönlich vor Ort.

Häufig gestellte Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten

Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein externer Datenschutzbeauftragter überwacht die Einhaltung der DSGVO und des BDSG in Ihrem Unternehmen. Zu seinen Kernaufgaben gehören die strategische Beratung der Geschäftsleitung in allen Datenschutzfragen, die Erstellung und fortlaufende Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses, die Durchführung regelmäßiger Datenschutz-Audits, die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter, die professionelle Begleitung bei Datenpannen sowie die Kommunikation mit der zuständigen Aufsichtsbehörde. Im Gegensatz zum internen DSB bringt der externe Beauftragte branchenübergreifende Erfahrung aus der Betreuung zahlreicher Unternehmen mit und ist durch seine Unabhängigkeit frei von betriebsinternen Interessenkonflikten.

Ab wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?

Nach § 38 BDSG ist ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend, sobald mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Außerdem ist ein DSB unabhängig von der Mitarbeiterzahl Pflicht, wenn die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten) oder der systematischen Überwachung von Personen besteht (Art. 37 DSGVO). Auch bei der Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung ist ein DSB erforderlich. Weitere Details und Praxisbeispiele finden Sie auf unserer Seite Datenschutzbeauftragter — ab wann Pflicht?.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Bei DATUREX beginnen die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten ab 250 € pro Monat für Kleinunternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern. Für mittelständische Unternehmen mit 20 bis 100 Mitarbeitern liegen die Kosten ab 400 € pro Monat. Der genaue Preis hängt von der Unternehmensgröße, der Komplexität der Datenverarbeitung, der Branche und dem individuellen Betreuungsbedarf ab. Zum Vergleich: Ein interner DSB kostet mindestens 60.000–80.000 € pro Jahr an Gehalt — ohne Nebenkosten und Fortbildungen. Alle Details und Rechenbeispiele unter Kosten externer Datenschutzbeauftragter.

Kann ich meinen Datenschutzbeauftragten wechseln?

Ja, ein Wechsel des externen Datenschutzbeauftragten ist jederzeit möglich — in der Regel mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Quartalsende. Bei einem internen DSB ist der Wechsel deutlich schwieriger und kostspieliger, da dieser besonderen Kündigungsschutz genießt (§ 6 Abs. 4 BDSG) und dieser Schutz noch ein Jahr nach der Abberufung nachwirkt. Wir übernehmen bei einem Anbieterwechsel die gesamte bestehende Dokumentation und sorgen für einen reibungslosen, lückenlosen Übergang.

Wie schnell können Sie als Datenschutzbeauftragter starten?

In der Regel können wir innerhalb von ein bis zwei Wochen nach Auftragserteilung die vollständige Funktion des Datenschutzbeauftragten übernehmen. Bei besonders dringendem Bedarf — etwa bei einer bevorstehenden Prüfung durch die Aufsichtsbehörde, einer akuten Datenpanne oder einer Beschwerde — sind auch schnellere Lösungen innerhalb weniger Tage möglich. Sprechen Sie uns einfach an, und wir finden eine Lösung.

Haftet der externe Datenschutzbeauftragte?

Der externe Datenschutzbeauftragte haftet im Rahmen seines Dienstleistungsvertrags für Beratungsfehler und Pflichtverletzungen. DATUREX verfügt über eine vollständige Berufshaftpflichtversicherung, die Schäden aus fehlerhafter Beratung abdeckt. Wichtig zu verstehen: Die datenschutzrechtliche Verantwortung verbleibt immer beim Unternehmen selbst (dem „Verantwortlichen“ im Sinne der DSGVO). Der DSB berät, überwacht und unterstützt, aber die letzte Entscheidung und damit die Gesamtverantwortung trifft die Geschäftsleitung.

Welche Qualifikationen hat ein Datenschutzbeauftragter von DATUREX?

Unsere Datenschutzbeauftragten verfügen über anerkannte, regelmäßig erneuerte Zertifizierungen: TÜV Datenschutzbeauftragter (DSB-TÜV), BSI IT-Grundschutz-Praktiker, IHK-Fachkunde Datenschutz sowie regelmäßige Fortbildungen zu aktuellen Schwerpunktthemen wie Künstliche Intelligenz und Datenschutz, NIS2-Richtlinie, Cloud-Sicherheit, internationale Datentransfers nach Schrems II und Whistleblower-Schutzgesetz. Außerdem verfügen unsere Berater über langjährige praktische Erfahrung in der Betreuung von Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen.

Betreuen Sie auch Unternehmen außerhalb von Sachsen?

Ja, selbstverständlich. Obwohl unser Hauptsitz in Dresden liegt und wir besonders stark in Sachsen vertreten sind, betreuen wir Unternehmen in ganz Deutschland — von Flensburg bis Garmisch-Partenkirchen. Dank moderner digitaler Zusammenarbeit, sicherer Videokonferenzsysteme und regelmäßiger persönlicher Vor-Ort-Termine ist die Qualität unserer Betreuung vollständig standortunabhängig.

Was passiert bei einer Datenpanne?

Bei einer Datenpanne zählt jede Minute. Sie erreichen uns über unsere Notfall-Hotline auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten und am Wochenende. Wir bewerten den Vorfall unverzüglich, unterstützen Sie bei der Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb der 72-Stunden-Frist (Art. 33 DSGVO), beraten zur Frage, ob und wie die betroffenen Personen informiert werden müssen (Art. 34 DSGVO), und helfen bei der lückenlosen Dokumentation und systematischen Nachbereitung des Vorfalls, um künftige Datenpannen zu verhindern.

Muss ich meinen Datenschutzbeauftragten der Aufsichtsbehörde melden?

Ja, gemäß Art. 37 Abs. 7 DSGVO müssen Sie die Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten der zuständigen Aufsichtsbehörde mitteilen und öffentlich zugänglich machen — beispielsweise auf Ihrer Website und in Ihrer Datenschutzerklärung. In Sachsen ist die zuständige Behörde der Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (SDTB). Die Meldung und alle notwendigen Formalitäten übernehmen wir selbstverständlich für Sie als Teil unserer Leistung.

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Sie möchten wissen, ob DATUREX der richtige Partner für Ihren Datenschutz ist? Lassen Sie uns darüber sprechen — unverbindlich und kostenlos. Wir analysieren Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen, wie professioneller Datenschutz Ihr Unternehmen stärkt.

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DATUREX GmbH — Ihr externer Datenschutzbeauftragter aus Dresden. TÜV-zertifiziert, bundesweit tätig, ab 250 €/Monat.