Externer Datenschutzbeauftragter für kleine Unternehmen und KMU

Sie führen ein kleines Unternehmen und fragen sich, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten brauchen? Sie sind nicht allein. Die DSGVO stellt gerade an kleine Unternehmen und KMU hohe Anforderungen, obwohl die Ressourcen für Datenschutz dort oft begrenzt sind. Ein externer Datenschutzbeauftragter für kleine Unternehmen ist die wirtschaftlich sinnvollste Lösung: Sie erhalten professionellen Datenschutz, ohne eine Vollzeitstelle schaffen zu müssen.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wann Ihr KMU einen Datenschutzbeauftragten braucht, was ein externer DSB für kleine Firmen konkret kostet und warum die externe Lösung für die meisten kleinen Betriebe die bessere Wahl ist.

Braucht mein kleines Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Viele Inhaber kleiner Firmen glauben, die Datenschutzbeauftragter-Pflicht gelte nur für Großunternehmen. Das ist ein gefährlicher Irrtum. Die DSGVO für kleine Unternehmen gilt genauso wie für Konzerne. Ob Sie einen DSB bestellen müssen, hängt von konkreten Kriterien ab. Beachten Sie dabei auch die rechtlichen Voraussetzungen für Datenschutzbeauftragte, die an die Person des DSB gestellt werden:

Checkliste: Braucht mein KMU einen Datenschutzbeauftragten?

Prüfen Sie die folgenden Punkte. Trifft mindestens einer zu, benötigen Sie einen Datenschutzbeauftragten:

1. 20-Personen-Schwelle: Mindestens 20 Personen in Ihrem Unternehmen sind ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt (§ 38 BDSG). Dazu zählen auch Teilzeitkräfte, Auszubildende und freie Mitarbeiter.
2. Besondere Datenkategorien: Ihre Kerntätigkeit umfasst die umfangreiche Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) – zum Beispiel Gesundheitsdaten in Arztpraxen, biometrische Daten oder Daten zur Religionszugehörigkeit.
3. Systematische Überwachung: Sie führen regelmäßig und systematisch Überwachungen von Personen durch – etwa Videoüberwachung, GPS-Tracking oder umfangreiche Kundenprofilierung.
4. Datenschutz-Folgenabschätzung: Ihre Verarbeitungstätigkeiten erfordern eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO.
5. Geschäftsmäßige Datenübermittlung: Ihr Geschäftszweck umfasst die geschäftsmäßige Übermittlung, Erhebung oder anonymisierte Übermittlung personenbezogener Daten.

Praxistipp: Auch wenn keiner dieser Punkte zutrifft, kann ein externer Datenschutzbeauftragter für Ihre kleine Firma sinnvoll sein. Die DSGVO-Pflichten gelten nämlich für jedes Unternehmen – unabhängig von der Größe. Ein DSB hilft Ihnen, Bußgelder zu vermeiden und das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken. Mehr dazu unter Datenschutzbeauftragter ab wann.

Warum gerade kleine Unternehmen einen externen DSB brauchen

Die DSGVO für kleine Unternehmen kennt keine Schonzeit. Seit 2018 sind die Anforderungen verbindlich, und die Aufsichtsbehörden prüfen auch KMU. Trotzdem haben viele kleine Betriebe den Datenschutz bisher auf die lange Bank geschoben. Die Gründe sind nachvollziehbar:

• Kein Budget für eine Vollzeitstelle: Ein interner Datenschutzbeauftragter kostet als Mitarbeiter mindestens 50.000–70.000 Euro pro Jahr – Gehalt, Schulungen, Fachliteratur und Arbeitszeit.
• Fehlendes Fachwissen: DSGVO, BDSG, TDDDG – die Rechtslage ist komplex und ändert sich ständig. Kleine Unternehmen können das kaum nebenbei stemmen.
• Angst vor Bußgeldern: Die Aufsichtsbehörden können bei DSGVO-Verstößen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes verhängen.
• Abmahnrisiko: Wettbewerber und spezialisierte Abmahnanwälte nutzen Datenschutzverstöße gezielt gegen kleine Firmen.

Ein externer Datenschutzbeauftragter für kleine Unternehmen löst all diese Probleme gleichzeitig: professioneller Datenschutz zu planbaren, überschaubaren Kosten.

Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter für KMU – der Vergleich

Für kleine Unternehmen stellt sich die Frage: Soll ein vorhandener Mitarbeiter die Rolle des DSB übernehmen oder lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter? Die folgende Gegenüberstellung zeigt die Unterschiede:

Kriterium	Interner DSB	Externer DSB
Jährliche Kosten	50.000–70.000 € (Gehalt + Schulung + Arbeitszeit)	1.800–5.400 € (150–450 € im Monat nach Mitarbeiterzahl)
Fachwissen	Muss erst aufgebaut werden, fortlaufende Schulungen nötig	Sofort verfügbar, laufend aktuell
Kündigungsschutz	Besonderer Kündigungsschutz nach § 6 Abs. 4 BDSG + 1 Jahr nachwirkend	Kündigung nach den vertraglichen Fristen
Haftung	Arbeitnehmerhaftung – beschränkt auf grobe Fahrlässigkeit	Berufshaftpflicht des Dienstleisters
Interessenkonflikte	Risiko bei Geschäftsführern, IT-Leitern, Personalleitern	Keine – externer DSB ist unabhängig
Verfügbarkeit	Nur während Arbeitszeit, Ausfallrisiko bei Krankheit/Urlaub	Unabhängig von Urlaub und Krankheit Ihrer Beschäftigten
Branchenerfahrung	Meist auf ein Unternehmen beschränkt	Erfahrung aus vielen Branchen und Mandanten
Einarbeitungszeit	6–12 Monate für fundiertes Fachwissen	Sofort einsatzbereit

Fazit: Für kleine Unternehmen und KMU ist ein externer Datenschutzbeauftragter in fast allen Fällen die wirtschaftlich klügere Entscheidung. Sie sparen Personalkosten, vermeiden Interessenkonflikte und erhalten sofort professionelle Unterstützung.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter für kleine Unternehmen?

Bei DATUREX richtet sich die Monatspauschale nach der Zahl Ihrer Mitarbeiter. Für Unternehmen bis 20 Mitarbeiter, also genau an der Schwelle, ab der § 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten verlangt, kostet der externe Datenschutzbeauftragte 150 € netto im Monat.

Alle Preise zzgl. MwSt., abgerechnet als feste Pauschale ohne Stundenabrechnung. Enthalten sind die Benennung mit Bestellungsurkunde und Meldung bei der Aufsichtsbehörde, die Beratung von Geschäftsführung und Beschäftigten, die Überwachung der DSGVO-Einhaltung, die Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, die Kommunikation mit Betroffenen und Behörden, eine jährliche Datenschutzschulung, Datenschutz-Kontrollen, eine Website-Analyse und monatliche Schwachstellen-Scans. Für Vor-Ort-Termine berechnen wir Reisekosten.

Ein individuelles Angebot erstellen wir, wenn Sie als Kerntätigkeit Gesundheitsdaten oder andere besondere Datenkategorien verarbeiten (etwa als Arztpraxis oder Pflegedienst), wenn Sie Berufsgeheimnisträger sind (etwa als Steuerberatung oder Kanzlei) oder wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. In diesen Fällen ist der Betreuungsaufwand höher.

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Wie die Bestellung abläuft, zeigt die Seite Datenschutzbeauftragten bestellen. Marktpreise anderer Anbieter vergleicht die Seite Kosten externer Datenschutzbeauftragter.

Welche Branchen profitieren besonders?

Grundsätzlich profitiert jedes kleine Unternehmen von einem externen DSB. Besonders relevant ist die professionelle Datenschutzbetreuung für folgende Branchen:

Gesundheitswesen

Arztpraxen, Physiotherapien, Pflegedienste und Apotheken verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten). Hier besteht unabhängig von der Mitarbeiterzahl eine DSB-Pflicht. Ein externer DSB kennt die branchenspezifischen Anforderungen und die Schnittstellen zur ärztlichen Schweigepflicht.

Handwerk und Baugewerbe

Handwerksbetriebe unterschätzen häufig ihren Datenschutzbedarf. Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Subunternehmer-Verträge, GPS-Tracking in Firmenfahrzeugen und Baustellendokumentation – all das fällt unter die DSGVO. Für Handwerksbetriebe bis 20 Mitarbeiter kostet der externe Datenschutzbeauftragte 150 € netto im Monat.

E-Commerce und Online-Handel

E-Commerce-Unternehmen verarbeiten besonders viele personenbezogene Daten: Bestelldaten, Zahlungsinformationen, Newsletter-Abonnenten, Tracking-Cookies, Retourenmanagement. Ein externer DSB stellt sicher, dass Ihr Datenschutz mit Ihrem Geschäft mitwächst.

Vereine und gemeinnützige Organisationen

Auch Vereine unterliegen der DSGVO. Mitgliederverwaltung, Spenderdaten, Fotos von Veranstaltungen – die Datenschutzanforderungen sind verschieden. Ein externer DSB entlastet den ehrenamtlichen Vorstand.

Steuerberater und Rechtsanwälte

Steuerberater, Rechtsanwälte und andere Berufsgeheimnisträger haben besondere Datenschutzpflichten. Die Verbindung von Berufsgeheimnis und DSGVO erfordert spezialisiertes Fachwissen, das ein externer DSB mitbringt.

Aufgaben eines externen DSB für kleine Unternehmen

Was genau macht ein externer Datenschutzbeauftragter für Ihr kleines Unternehmen? Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind in Art. 39 DSGVO definiert. Für KMU bedeutet das konkret:

Typische Aufgaben in kleinen Unternehmen

• Bestandsaufnahme: Erfassung aller Verarbeitungstätigkeiten in Ihrem Unternehmen
• Verarbeitungsverzeichnis (VVT): Erstellung und Pflege des gesetzlich vorgeschriebenen Verzeichnisses nach Art. 30 DSGVO
• Datenschutzerklärung: Erstellung und Aktualisierung für Website, Social Media und Bewerbungsprozesse
• AVV-Management: Prüfung und Erstellung von Auftragsverarbeitungsverträgen mit Ihren Dienstleistern
• Betroffenenrechte: Anlaufstelle für Auskunfts-, Lösch- und Widerspruchsanfragen
• Mitarbeiterschulung: Sensibilisierung Ihrer Belegschaft für den Datenschutz
• Datenpannen-Management: Unterstützung bei der 72-Stunden-Meldefrist an die Aufsichtsbehörde

Erweiterte Leistungen für KMU mit höherem Bedarf

• TOM-Dokumentation: Prüfung und Dokumentation der technisch-organisatorischen Maßnahmen
• Website-Audit: Prüfung von Cookies, Tracking, Kontaktformularen und Drittanbieter-Einbindungen
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Bei risikoreichen Verarbeitungen wie Videoüberwachung oder Profiling
• Kommunikation mit Aufsichtsbehörden: Vertretung gegenüber der zuständigen Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes
• Löschkonzept: Erstellung und Implementierung von Aufbewahrungs- und Löschfristen

So läuft die Zusammenarbeit ab

Der Start mit einem externen Datenschutzbeauftragten ist für kleine Unternehmen unkompliziert. Unser bewährter Prozess in fünf Schritten:

1. Kostenlose Erstberatung (30 Min.): Telefonisch oder per Videocall. Wir klären Ihren Bedarf, Ihre Branche und den Umfang der Datenverarbeitung. Danach wissen Sie, ob und welches Paket für Sie passt.
2. Bestandsaufnahme (Woche 1–2): Wir erfassen systematisch alle Verarbeitungstätigkeiten, Dienstleister und IT-Systeme. Bei kleinen Betrieben reicht dafür oft ein Termin von 2–3 Stunden.
3. Dokumentation (Woche 2–4): Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses, der Datenschutzerklärung und aller notwendigen Dokumente. Prüfung bestehender AVV.
4. Umsetzung (Woche 3–6): Implementierung der identifizierten Maßnahmen: TOM-Anpassungen, Cookie-Consent, Löschkonzept, Mitarbeiterschulung.
5. Laufende Betreuung: Ab jetzt stehen wir als Ihr externer Datenschutzbeauftragter für alle Fragen bereit. Regelmäßige Updates bei Gesetzesänderungen, jährliche Reviews, Unterstützung bei Datenpannen.

Typische Datenschutz-Fehler kleiner Unternehmen

Aus unserer langjährigen Erfahrung als externer DSB für KMU sehen wir immer wieder dieselben Fehler:

• Kein Verarbeitungsverzeichnis: Das VVT ist seit 2018 Pflicht für fast alle Unternehmen (Art. 30 DSGVO). Die Ausnahme für Unternehmen unter 250 Mitarbeitern greift nur bei gelegentlicher Datenverarbeitung – das trifft auf kaum ein Unternehmen zu.
• Veraltete Datenschutzerklärung: Eine generische Datenschutzerklärung aus einem Online-Generator schützt nicht vor Abmahnungen. Sie muss exakt zu Ihren Verarbeitungstätigkeiten passen.
• Fehlende AVV: Nutzen Sie Cloud-Dienste, E-Mail-Marketing-Tools oder einen externen IT-Dienstleister? Dann brauchen Sie mit jedem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Keine Mitarbeiterschulung: Ihre Mitarbeiter müssen wissen, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen. Undokumentierte Schulungen zählen nicht.
• Datenschutz = IT-Sicherheit: Datenschutz und IT-Sicherheit überschneiden sich, sind aber nicht dasselbe. Ein Virenscanner allein reicht nicht.
• WhatsApp im Geschäftsalltag: Die Nutzung von WhatsApp für geschäftliche Kommunikation ist datenschutzrechtlich hochproblematisch – viele kleine Firmen nutzen es trotzdem bedenkenlos.
• Bewerberdaten nicht gelöscht: Bewerbungsunterlagen müssen nach spätestens 6 Monaten gelöscht werden, wenn keine Einstellung erfolgt.

DSGVO-Bußgelder: Auch kleine Unternehmen sind betroffen

Die DSGVO kennt keine Ausnahme für kleine Betriebe. Wer trotz Pflicht keinen Datenschutzbeauftragten benennt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO). Bei Verstößen etwa gegen die Grundsätze der Verarbeitung oder die Betroffenenrechte reicht der Rahmen bis 20 Millionen Euro oder 4 % (Art. 83 Abs. 5 DSGVO). Die Behörden bemessen die Höhe im Einzelfall, unter anderem nach Schwere und Dauer des Verstoßes, Verschulden und Zusammenarbeit (Art. 83 Abs. 2 DSGVO), deshalb liegen Bußgelder gegen kleine Unternehmen meist weit unter diesen Höchstbeträgen.

Hinzu kommen Schadensersatzansprüche Betroffener (Art. 82 DSGVO) und Abmahnungen. Wie Bußgelder berechnet werden, zeigt die Seite DSGVO-Bußgelder.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ab wie vielen Mitarbeitern brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

Ab 20 Personen, die ständig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten (§ 38 BDSG). Unabhängig von der Mitarbeiterzahl besteht die Pflicht bei Verarbeitung besonderer Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten) oder systematischer Überwachung. Mehr dazu: Datenschutzbeauftragter ab wann.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter für ein kleines Unternehmen?

Bei DATUREX kostet der externe Datenschutzbeauftragte 150 € netto im Monat für Unternehmen bis 20 Mitarbeiter, 250 € bis 50, 350 € bis 100 und 450 € bis 500 Mitarbeiter. Für Arztpraxen, Kanzleien und andere Betriebe mit besonders sensiblen Daten erstellen wir ein individuelles Angebot. Marktpreise anderer Anbieter zeigt die Seite Kosten eines externen DSB.

Kann mein Geschäftsführer gleichzeitig Datenschutzbeauftragter sein?

Nein. Geschäftsführer, Personalleiter, IT-Leiter und Marketing-Verantwortliche dürfen nicht als DSB bestellt werden, da hier ein Interessenkonflikt besteht (Art. 38 Abs. 6 DSGVO). Das ist einer der häufigsten Gründe, warum kleine Unternehmen auf einen externen Datenschutzbeauftragten zurückgreifen.

Wie schnell kann ein externer DSB bei meinem Unternehmen starten?

Nach Ihrer Bestellung bestätigen wir den Auftrag innerhalb von 10 Werktagen und schicken Vertrag und Bestellungsurkunde. Sobald die Urkunde unterschrieben ist, ist der Datenschutzbeauftragte benannt; Bestandsaufnahme und Dokumentation folgen danach Schritt für Schritt.

Müssen auch Einzelunternehmer die DSGVO einhalten?

Ja, uneingeschränkt. Die DSGVO für kleine Unternehmen gilt für jeden, der personenbezogene Daten verarbeitet – auch für Freiberufler, Einzelunternehmer und Selbstständige. Ob Kundenkontakte im CRM, Rechnungsadressen oder Newsletter-Abonnenten: All das sind personenbezogene Daten.

Was passiert, wenn ich keinen DSB bestelle, obwohl ich müsste?

Die Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten ist ein bußgeldbewehrter Verstoß (Art. 83 Abs. 4 DSGVO). Die Aufsichtsbehörde kann ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des Jahresumsatzes verhängen. In der Praxis liegen die Bußgelder für KMU im vier- bis fünfstelligen Bereich.

Muss der externe DSB vor Ort sein oder geht das auch remote?

Beides ist möglich. Gerade für kleine Unternehmen ist eine Remote-Betreuung effizient und kostengünstig. Für die Bestandsaufnahme, Schulungen und Audits empfehlen wir mindestens einen Vor-Ort-Termin pro Jahr. Als bundesweit tätiger Dienstleister sind wir flexibel – ob bundesweit vor Ort oder remote oder per Videocall.

Kann ich den externen DSB wechseln, wenn ich unzufrieden bin?

Ja. Anders als bei einem internen DSB gibt es beim externen Datenschutzbeauftragten keinen besonderen Kündigungsschutz. Sie können den Vertrag mit den vereinbarten Fristen kündigen. Alle Dokumentationen und Unterlagen erhalten Sie selbstverständlich vollständig zurück.

Brauche ich als Verein einen Datenschutzbeauftragten?

Wenn Ihr Verein mindestens 20 Personen beschäftigt, die personenbezogene Daten verarbeiten, oder besondere Datenkategorien verarbeitet (z. B. Gesundheitsdaten im Sportverein), dann ja. Auch ohne formale Pflicht ist ein DSB für Vereine empfehlenswert, da die ehrenamtliche Vereinsführung die DSGVO-Anforderungen oft nicht vollständig überblickt.

Welche Unterlagen muss ich für die Erstberatung vorbereiten?

Idealerweise eine Liste Ihrer genutzten Software und Cloud-Dienste, die Anzahl Ihrer Mitarbeiter, eine Übersicht Ihrer Kundenkontakte (Größenordnung) und eventuell bereits vorhandene Datenschutz-Dokumente. Aber keine Sorge: Auch wenn Sie noch gar nichts haben, starten wir gern bei null.

Warum DATUREX GmbH als Ihr externer Datenschutzbeauftragter?

Die DATUREX GmbH ist Ihr Spezialist für Datenschutz in kleinen Unternehmen. Wir verstehen, dass KMU andere Anforderungen haben als Konzerne. Deshalb bieten wir:

• Faire, transparente Preise: Feste Monatspauschale nach Mitarbeiterzahl, keine versteckten Kosten.
• Praxisnahe Beratung: Wir erklären Datenschutz so, dass jeder Mitarbeiter es versteht – ohne Juristendeutsch.
• Persönlicher Ansprechpartner: Sie haben einen festen Berater, der Ihr Unternehmen kennt.
• Bundesweit vor Ort: Wir betreuen Unternehmen deutschlandweit – ob in Leipzig, München, Hamburg, Berlin oder im ländlichen Raum.
• Branchenerfahrung: Von der Arztpraxis über den Handwerksbetrieb bis zum Online-Shop – wir kennen die datenschutzrechtlichen Besonderheiten Ihrer Branche.
• Schnelle Reaktionszeiten: Datenpanne am Freitagnachmittag? Wir sind erreichbar, wenn Sie uns brauchen.

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Sie möchten wissen, ob und welches Paket für Ihr kleines Unternehmen das richtige ist? Nutzen Sie unsere kostenlose und unverbindliche Erstberatung. In 30 Minuten klären wir Ihren individuellen Bedarf.

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• Telefon: 0351 / 79 59 35 13
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DATUREX GmbH – Ihr externer Datenschutzbeauftragter für kleine Unternehmen in Deutschland. Professioneller Datenschutz, fair kalkuliert, persönlich betreut. Wir machen DSGVO-Compliance auch für kleine Firmen bezahlbar.