Datenschutzbeauftragter Pflicht

Wann ist ein DSB gesetzlich vorgeschrieben? Der komplette Leitfaden.

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Die Frage nach der Datenschutzbeauftragter Pflicht beschäftigt Unternehmen, Vereine und öffentliche Stellen gleichermaßen. Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 und der Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gelten klare Regeln, wann man einen Datenschutzbeauftragten braucht. Wer die gesetzlichen Vorgaben nicht einhält, riskiert empfindliche Bußgelder und Reputationsschäden.

In diesem vollständigen Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige zur DSB-Pflicht: welche Rechtsgrundlagen gelten, welche Schwellenwerte maßgeblich sind, welche Branchen besonders betroffen sind und wie Sie Ihre Pflicht rechtssicher erfüllen. Als externer Datenschutzbeauftragter beraten wir bei DATUREX GmbH bereits über 500 Unternehmen in Deutschland zu genau diesen Fragen.

Rechtsgrundlagen: Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG

Die Datenschutzbeauftragter Pflicht ergibt sich aus zwei zentralen Rechtsquellen, die nebeneinander gelten und sich gegenseitig ergänzen:

Art. 37 DSGVO — Europäische Vorgabe

Art. 37 DSGVO regelt die Benennungspflicht auf europäischer Ebene. Demnach muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, wenn:

  1. Die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird (mit Ausnahme von Gerichten im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit).
  2. Die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, die eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen.
  3. Die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen (Art. 10 DSGVO) besteht.

Der Begriff „Kerntätigkeit“ ist dabei weit auszulegen. Er umfasst alle Tätigkeiten, die für das Erreichen des Hauptzwecks des Unternehmens wesentlich sind — nicht nur die reine Datenverarbeitung als Selbstzweck.

§ 38 BDSG — Deutsche Besonderheit

Deutschland hat mit § 38 BDSG eine zusätzliche nationale Regelung geschaffen, die über die europäischen Mindestanforderungen hinausgeht. Demnach ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn:

  • In der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
  • Verarbeitungen vorgenommen werden, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen.
  • Personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet werden.

Die 20-Personen-Schwelle wurde 2019 von ursprünglich 10 auf 20 angehoben. Dabei zählen alle Personen, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten umgehen — also auch Teilzeitkräfte, Praktikanten, Leiharbeiter und freie Mitarbeiter. Wichtig ist die tatsächliche Beschäftigung mit personenbezogenen Daten, nicht die Gesamtzahl der Mitarbeiter.

Wichtig: Auch wenn die 20-Personen-Schwelle nicht erreicht wird, kann die DSB-Pflicht dennoch über Art. 37 DSGVO greifen, wenn die Kerntätigkeit in sensiblen Datenverarbeitungen besteht. Prüfen Sie daher immer beide Rechtsgrundlagen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Datenschutzbeauftragter ab wann.

Datenschutzbeauftragter ab wann Pflicht? Die Schwellenwerte im Detail

Die Frage „Datenschutzbeauftragter ab wann Pflicht?“ lässt sich nicht mit einer einfachen Zahl beantworten. Es gibt mehrere unabhängige Auslöser, die jeweils für sich allein die Benennungspflicht begründen können:

Schwellenwert 1: 20-Personen-Regel (§ 38 BDSG)

Sobald mindestens 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind, besteht die Datenschutzbeauftragter Pflicht. Hierzu zählen typische Tätigkeiten wie:

  • Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail oder CRM-System
  • Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung
  • Marketing-Maßnahmen mit Kundendatenbanken
  • Online-Shop-Betrieb mit Kundendaten
  • Nutzung von ERP- oder Warenwirtschaftssystemen

Schwellenwert 2: Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich (§ 38 BDSG)

Unternehmen, die Verarbeitungen durchführen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erfordern, müssen unabhängig von der Mitarbeiterzahl einen DSB benennen. Typische Fälle sind:

  • Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Bereiche
  • Scoring und Profiling (z. B. Kreditwürdigkeitsprüfung)
  • Umfangreiche Verarbeitung von Gesundheitsdaten
  • Tracking von Nutzerverhalten im großen Umfang
  • Einsatz neuer Technologien mit hohem Risiko für Betroffene

Schwellenwert 3: Kerntätigkeit mit sensiblen Daten (Art. 37 DSGVO)

Besteht die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien (Gesundheitsdaten, biometrische Daten, religiöse Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit etc.), gilt die DSB-Pflicht unabhängig von allen anderen Schwellenwerten.

Schwellenwert 4: Systematische Überwachung (Art. 37 DSGVO)

Unternehmen, deren Kerntätigkeit die regelmäßige und systematische Überwachung von Personen umfasst, benötigen ebenfalls einen Datenschutzbeauftragten. Beispiele hierfür sind Sicherheitsdienste, Auskunfteien oder Unternehmen mit umfangreichem Online-Tracking.

DSB-Pflicht nach Branchen und Unternehmenstypen

Die Datenschutzbeauftragter Pflicht betrifft bestimmte Branchen und Unternehmenstypen besonders häufig. Die folgende Übersicht zeigt, wann man einen Datenschutzbeauftragten braucht — sortiert nach Branche:

Branche / Unternehmenstyp DSB-Pflicht? Begründung
Arztpraxen und medizinische Einrichtungen Ja (fast immer) Umfangreiche Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO); Kerntätigkeit mit besonderen Datenkategorien
Krankenhäuser und Kliniken Ja Umfangreiche Gesundheitsdatenverarbeitung + regelmäßig über 20 Mitarbeiter mit Datenzugang
Rechtsanwaltskanzleien Ja (ab 20 MA mit Datenzugang) Verarbeitung sensibler Mandantendaten; bei kleinen Kanzleien prüfungsbedürftig
Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Ja (ab 20 MA mit Datenzugang) Umfangreiche Finanzdaten; ggf. Kerntätigkeit mit sensiblen Daten
Online-Shops und E-Commerce Ja (häufig) Kundendatenverarbeitung im großen Umfang; Tracking; oft über 20 MA-Schwelle
IT-Dienstleister und Softwareunternehmen Ja (häufig) Auftragsverarbeitung für Kunden; ggf. Zugang zu sensiblen Daten Dritter
Personaldienstleister und Zeitarbeit Ja Umfangreiche Verarbeitung von Bewerberdaten und Mitarbeiterdaten
Versicherungen und Finanzdienstleister Ja Scoring, Profiling, Gesundheitsdaten bei Krankenversicherung; DSFA-pflichtig
Handwerksbetriebe (unter 20 MA) Nein (in der Regel) Meist unter 20-Personen-Schwelle; keine sensiblen Daten als Kerntätigkeit
Vereine Ja (ab 20 Personen oder sensible Daten) Große Vereine mit Mitgliederverwaltung; Sportvereine mit Gesundheitsdaten
Öffentliche Stellen und Behörden Ja (immer) Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO — keine Ausnahme
Schulen und Bildungseinrichtungen Ja Öffentliche Stellen; Verarbeitung von Schülerdaten
Gastronomie und Hotels Bedingt Ab 20 MA mit Datenzugang; Videoüberwachung kann DSFA auslösen
Marketingagenturen Ja (häufig) Umfangreiches Tracking, Profiling, Verarbeitung für Dritte
Immobilienverwaltungen Ja (häufig) Umfangreiche Mieterdaten; Bonitätsprüfungen; oft über 20 MA

Diese Übersicht dient der ersten Orientierung. Die tatsächliche Pflicht hängt immer von den konkreten Verarbeitungstätigkeiten und der Unternehmensgröße ab. Für eine individuelle Einschätzung beraten wir Sie gern — branchenübergreifend für Unternehmen bundesweit. Werfen Sie auch einen Blick auf unsere Branchenübersicht.

Sonderfälle: DSB-Pflicht auch ohne 20 Mitarbeiter

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass die Datenschutzbeauftragter Pflicht erst ab 20 Mitarbeitern greift. Tatsächlich gibt es zahlreiche Konstellationen, in denen auch kleinere Unternehmen einen DSB benennen müssen:

Arztpraxen und Therapeuten

Schon eine Einzelpraxis kann zur Benennung verpflichtet sein, wenn die Verarbeitung von Gesundheitsdaten als umfangreich einzustufen ist. Die Aufsichtsbehörden haben klargestellt, dass Arztpraxen mit mehreren Ärzten oder Gemeinschaftspraxen regelmäßig unter die Pflicht fallen.

Auftragsverarbeiter

Unternehmen, die als Auftragsverarbeiter tätig sind (z. B. IT-Dienstleister, Rechenzentren, Lohnbüros), können unabhängig von ihrer Größe der DSB-Pflicht unterliegen, wenn ihre Kerntätigkeit in der Verarbeitung personenbezogener Daten besteht.

Videoüberwachung

Betreibt ein Unternehmen eine Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Bereiche, kann dies eine Datenschutz-Folgenabschätzung auslösen — und damit automatisch die Pflicht zur Benennung eines DSB nach § 38 Abs. 1 S. 2 BDSG.

Geschäftsmäßige Datenübermittlung

Unternehmen, die personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung oder der anonymisierten Übermittlung verarbeiten (Auskunfteien, Adresshändler, Marktforschung), unterliegen unabhängig von der Mitarbeiterzahl der DSB-Pflicht.

Bußgelder und Sanktionen bei Verstößen gegen die DSB-Pflicht

Die Nichtbenennung eines Datenschutzbeauftragten trotz bestehender Pflicht stellt einen Verstoß gegen Art. 37 DSGVO dar. Die Konsequenzen können erheblich sein:

Bußgeldrahmen

Gemäß Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO können Verstöße gegen die Benennungspflicht mit Geldbußen von bis zu 10 Millionen Euro oder bis zu 2 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden — je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Praxisbeispiele für Bußgelder

Die deutschen Aufsichtsbehörden haben in den vergangenen Jahren mehrfach Bußgelder wegen fehlender oder unzureichender DSB-Benennung verhängt:

  • Fehlende DSB-Benennung: Bußgelder zwischen 5.000 und 50.000 Euro sind keine Seltenheit, insbesondere bei größeren Unternehmen.
  • Interessenskonflikte des DSB: Wird ein DSB benannt, der gleichzeitig als Geschäftsführer oder IT-Leiter tätig ist, kann dies als Verstoß gewertet werden. Ein belgisches Unternehmen wurde hierfür mit 50.000 Euro bestraft.
  • Unzureichende Einbindung: Wird der DSB nicht ordnungsgemäß in alle datenschutzrelevanten Prozesse eingebunden, drohen ebenfalls Sanktionen.

Weitere Konsequenzen

Neben Bußgeldern drohen weitere Risiken:

  • Anordnungen der Aufsichtsbehörde: Die Behörde kann die sofortige Benennung eines DSB anordnen und dies mit Zwangsgeldern durchsetzen.
  • Schadensersatzansprüche: Betroffene Personen können nach Art. 82 DSGVO Schadensersatz geltend machen, wenn ihnen durch die fehlende DSB-Benennung ein Schaden entstanden ist.
  • Reputationsschäden: Veröffentlichte Bußgeldbescheide können das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern nachhaltig beschädigen.
  • Wettbewerbsrechtliche Abmahnungen: Fehlender Datenschutz kann unter bestimmten Umständen auch wettbewerbsrechtlich abgemahnt werden.

Die Investition in einen qualifizierten Datenschutzbeauftragten ist daher nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll. Informieren Sie sich über die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten — die Beträge liegen in der Regel deutlich unter den drohenden Bußgeldern.

Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter: Ein Vergleich

Steht die DSB-Pflicht fest, stellt sich die nächste Frage: Soll ein interner Mitarbeiter zum DSB bestellt oder ein externer Datenschutzbeauftragter beauftragt werden? Beide Varianten haben Vor- und Nachteile:

Interner Datenschutzbeauftragter

Vorteile:

  • Kennt die internen Abläufe und Unternehmenskultur
  • Ist vor Ort und jederzeit ansprechbar
  • Kann schnell auf interne Veränderungen reagieren

Nachteile:

  • Besonderer Kündigungsschutz — ein interner DSB genießt erweiterten Kündigungsschutz (§ 38 Abs. 2 i. V. m. § 6 Abs. 4 BDSG), der auch ein Jahr nach Abberufung fortwirkt
  • Fortbildungskosten — das Unternehmen muss regelmäßige Schulungen und Zertifizierungen finanzieren
  • Interessenskonflikte — der DSB darf keine Aufgaben wahrnehmen, die mit seiner Kontrollfunktion kollidieren (kein IT-Leiter, kein Geschäftsführer, kein HR-Leiter)
  • Haftungsrisiko — die Haftung verbleibt beim Unternehmen
  • Zeitaufwand — die DSB-Tätigkeit geht zu Lasten der eigentlichen Arbeitsaufgaben

Externer Datenschutzbeauftragter

Vorteile:

  • Spezialisierung und Expertise — ein externer DSB bringt branchenübergreifende Erfahrung mit und ist laufend aktualisiert der Rechtsprechung
  • Kein Kündigungsschutz-Risiko — der Vertrag kann ordentlich gekündigt werden
  • Keine Fortbildungskosten — der externe DSB bildet sich eigenständig weiter
  • Keine Interessenskonflikte — als Externer ist die Unabhängigkeit gewährleistet
  • Haftpflichtversicherung — professionelle externe DSBs sind berufshaftpflichtversichert
  • Planbare Kosten — monatliche Pauschalen statt versteckter interner Kosten
  • Branchenerfahrung — Kenntnis branchenspezifischer Anforderungen durch Betreuung vieler Mandanten

Nachteile:

  • Nicht permanent vor Ort (aber per Telefon und E-Mail erreichbar)
  • Einarbeitungszeit in unternehmensspezifische Prozesse

Unser Fazit

Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen ist ein externer Datenschutzbeauftragter die wirtschaftlich und rechtlich sicherere Lösung. Die Kosten liegen typischerweise zwischen 200 und 800 Euro monatlich — deutlich günstiger als die Gesamtkosten eines internen DSB, wenn man Fortbildung, Arbeitszeitausfall und Kündigungsschutz einrechnet.

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

Unabhängig davon, ob Sie einen internen oder externen DSB benennen: Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind in Art. 39 DSGVO klar definiert:

  • Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen, der Auftragsverarbeiter und der Beschäftigten
  • Überwachung der Einhaltung der DSGVO, anderer Datenschutzvorschriften und interner Strategien
  • Beratung bei der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde und Anlaufstelle für diese
  • Anlaufstelle für betroffene Personen bei Fragen zur Datenverarbeitung und Ausübung ihrer Rechte
  • Schulung der Mitarbeiter in Datenschutzfragen
  • Führung des Verarbeitungsverzeichnisses (in der Praxis oft an den DSB delegiert)

Ein qualifizierter DSB muss über Fachwissen im Datenschutzrecht und in der Datenschutzpraxis verfügen (Art. 37 Abs. 5 DSGVO). TÜV-, BSI- oder IHK-Zertifizierungen belegen diese Qualifikation nachweisbar.

So erfüllen Sie die DSB-Pflicht richtig: Schritt-für-Schritt

Wenn Sie festgestellt haben, dass die Datenschutzbeauftragter Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, sollten Sie folgende Schritte beachten:

  1. Bestandsaufnahme: Prüfen Sie Ihre Verarbeitungstätigkeiten und ermitteln Sie, welche Rechtsgrundlage die DSB-Pflicht auslöst.
  2. Entscheidung intern vs. extern: Wägen Sie die oben genannten Vor- und Nachteile ab. Für KMU empfiehlt sich oft ein externer DSB.
  3. Qualifikation prüfen: Stellen Sie sicher, dass der DSB über nachweisbare Fachkunde verfügt (Zertifizierungen, Berufserfahrung, Fortbildungsnachweise). Beachten Sie dabei die gesetzlichen Voraussetzungen für Datenschutzbeauftragte.
  4. Formelle Benennung: Dokumentieren Sie die Benennung schriftlich. Bei einem externen DSB erfolgt dies im Dienstleistungsvertrag.
  5. Meldung an die Aufsichtsbehörde: Die Kontaktdaten des DSB müssen der zuständigen Aufsichtsbehörde mitgeteilt werden (Art. 37 Abs. 7 DSGVO).
  6. Veröffentlichung: Die Kontaktdaten des DSB müssen auf der Website und in der Datenschutzerklärung veröffentlicht werden.
  7. Einbindung sicherstellen: Der DSB muss ordnungsgemäß und frühzeitig in alle datenschutzrelevanten Fragen eingebunden werden (Art. 38 Abs. 1 DSGVO).
  8. Ressourcen bereitstellen: Dem DSB müssen die zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

Häufige Fehler bei der DSB-Benennung

In unserer langjährigen Praxis als externer Datenschutzbeauftragter sehen wir immer wieder dieselben Fehler:

  • Geschäftsführer als DSB: Ein Geschäftsführer kann sich nicht selbst kontrollieren — dies stellt einen Interessenskonflikt dar und wird von Aufsichtsbehörden beanstandet.
  • IT-Leiter als DSB: Auch hier besteht ein klassischer Interessenskonflikt, da der IT-Leiter die Systeme verantwortet, die der DSB überwachen soll.
  • Fehlende Fachkunde: Ein DSB ohne nachweisbare Qualifikation ist so gut wie kein DSB — die Pflicht gilt als nicht erfüllt.
  • „Pro-forma“-Benennung: Einen DSB nur auf dem Papier zu haben, ohne ihn tatsächlich einzubinden, stellt ebenfalls einen Verstoß dar.
  • Fehlende Meldung: Die Kontaktdaten des DSB müssen der Aufsichtsbehörde gemeldet werden — wird dies versäumt, droht ein eigenständiger Bußgeldtatbestand.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ab wie vielen Mitarbeitern ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?

Nach § 38 BDSG besteht die DSB-Pflicht ab 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Allerdings kann die Pflicht nach Art. 37 DSGVO auch bei weniger Mitarbeitern bestehen, wenn sensible Daten verarbeitet werden oder systematische Überwachung stattfindet.

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Braucht ein Verein einen Datenschutzbeauftragten?

Ja, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten oder besondere Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten in Sportvereinen) umfangreich verarbeitet werden. Kleine Vereine mit wenigen aktiven Helfern sind in der Regel nicht betroffen.

Muss eine Arztpraxis einen DSB haben?

In den meisten Fällen ja. Arztpraxen verarbeiten Gesundheitsdaten als Kerntätigkeit. Die Aufsichtsbehörden stufen insbesondere Gemeinschaftspraxen und größere Einzelpraxen regelmäßig als DSB-pflichtig ein.

Was passiert, wenn ich keinen DSB benenne, obwohl ich muss?

Es drohen Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des Jahresumsatzes. Zudem kann die Aufsichtsbehörde die Benennung anordnen und Zwangsgelder verhängen. Betroffene Personen können Schadensersatz fordern.

Kann ich den Datenschutzbeauftragten wieder abberufen?

Einen internen DSB können Sie nur aus wichtigem Grund abberufen, und er genießt erweiterten Kündigungsschutz. Bei einem externen DSB können Sie den Dienstleistungsvertrag nach den vereinbarten Fristen kündigen — ein wesentlicher Vorteil der externen Lösung.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die Kosten hängen von Unternehmensgröße, Branche und Umfang der Verarbeitungstätigkeiten ab. Für KMU liegen die monatlichen Kosten typischerweise zwischen 200 und 800 Euro. Mehr erfahren Sie auf unserer Seite Externer Datenschutzbeauftragter Kosten.

Wann braucht man einen Datenschutzbeauftragten als Selbstständiger?

Als Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter fällt man in der Regel nicht unter die 20-Personen-Schwelle. Die Datenschutzbeauftragter Pflicht kann aber dennoch bestehen, wenn die Kerntätigkeit in der Verarbeitung sensibler Daten besteht oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.

Reicht ein Online-Kurs als Qualifikation für einen DSB?

Ein reiner Online-Kurs ohne anerkannte Zertifizierung genügt den Anforderungen an die Fachkunde in der Regel nicht. Die Aufsichtsbehörden erwarten nachweisbare Qualifikationen, idealerweise durch TÜV-, BSI- oder IHK-Zertifizierung sowie praktische Erfahrung.

Gilt die DSB-Pflicht auch für öffentliche Stellen?

Ja, Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO schreibt für alle Behörden und öffentlichen Stellen zwingend die Benennung eines Datenschutzbeauftragten vor. Es gibt hier keine Ausnahme bezüglich der Mitarbeiterzahl oder Art der Verarbeitung.

Datenschutzbeauftragter Pflicht: Jetzt handeln und Bußgelder vermeiden

Die Datenschutzbeauftragter Pflicht ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein wesentlicher Baustein für den Schutz personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen. Ein qualifizierter DSB hilft Ihnen nicht nur, Bußgelder zu vermeiden, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner.

Die DATUREX GmbH ist Ihr erfahrener Partner für Datenschutz in Deutschland. Als TÜV-, BSI- und IHK-zertifizierter externer Datenschutzbeauftragter betreuen wir bereits über 500 Unternehmen sachsenweit — von der Arztpraxis bis zum mittelständischen Industriebetrieb.

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