Einverständniserklärung Vorlage – DSGVO-konforme Einwilligung erstellen
Muster, Anforderungen und Praxistipps für rechtssichere Einwilligungserklärungen nach DSGVO
Eine Einverständniserklärung (rechtlich korrekt: Einwilligungserklärung) ist eines der wichtigsten Dokumente im Datenschutz. Wann immer personenbezogene Daten auf Basis der Einwilligung verarbeitet werden, muss diese Einwilligung bestimmte Anforderungen erfüllen — andernfalls ist sie unwirksam und die Datenverarbeitung rechtswidrig.
Die DSGVO stellt in Art. 7 und Art. 8 strenge Anforderungen an die Wirksamkeit einer Einwilligung. Dieser Leitfaden erklärt die rechtlichen Voraussetzungen, zeigt typische Anwendungsfälle und hilft Ihnen, eine DSGVO-konforme Einverständniserklärung für Ihr Unternehmen zu erstellen.
Was ist eine Einverständniserklärung nach DSGVO?
Die DSGVO definiert die Einwilligung in Art. 4 Nr. 11 als „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung“.
Eine wirksame Einwilligung muss sieben Voraussetzungen erfüllen:
- Freiwilligkeit — Die betroffene Person muss eine echte Wahl haben. Kein Nachteil bei Verweigerung
- Informiertheit — Über den Zweck, den Verantwortlichen und die Rechte aufgeklärt
- Bestimmtheit — Für einen konkreten, klar definierten Verarbeitungszweck
- Unmissverständlichkeit — Eindeutige bestätigende Handlung (Opt-in, nicht vorangekreuzte Box)
- Widerrufbarkeit — Jederzeit widerrufbar, so einfach wie die Erteilung
- Nachweisbarkeit — Der Verantwortliche muss die Einwilligung nachweisen können
- Koppelungsverbot — Vertragsabschluss darf nicht von unnötiger Einwilligung abhängig gemacht werden
Einverständniserklärung Vorlage — Pflichtinhalte
Eine rechtssichere Einverständniserklärung muss folgende Elemente enthalten:
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Wer verarbeitet die Daten? Vollständiger Name, Anschrift und Kontaktmöglichkeit des Unternehmens. Bei Vorhandensein eines DSB auch dessen Kontaktdaten.
2. Zweck der Datenverarbeitung
Wofür werden die Daten verarbeitet? Der Zweck muss konkret und verständlich beschrieben werden:
- RICHTIG: „Zusendung unseres monatlichen Newsletters zu Datenschutz-Themen per E-Mail“
- FALSCH: „Verarbeitung Ihrer Daten zu Marketingzwecken“
3. Art der verarbeiteten Daten
Welche Daten werden konkret verarbeitet? (Name, E-Mail-Adresse, Foto, Gesundheitsdaten etc.)
4. Empfänger der Daten
An wen werden die Daten ggf. weitergegeben? (Auftragsverarbeiter, Dritte, Drittländer)
5. Speicherdauer
Wie lange werden die Daten gespeichert? Oder: Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer.
6. Hinweis auf das Widerrufsrecht
Klarer Hinweis, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann, und Angabe, wie der Widerruf erfolgen kann (E-Mail, Brief, Online-Formular).
7. Hinweis auf Freiwilligkeit
Die Einwilligung ist freiwillig. Aus der Nichterteilung entstehen keine Nachteile.
8. Unterschrift oder digitale Bestätigung
Bei schriftlichen Einwilligungen: Datum und Unterschrift. Bei digitalen: aktives Opt-in (Checkbox anklicken, nicht vorangekreuzt), dokumentiert mit Zeitstempel, IP-Adresse und abgegebener Erklärung.
Häufige Anwendungsfälle für Einwilligungen
Newsletter und E-Mail-Marketing
Die Zusendung von Werbung per E-Mail erfordert eine ausdrückliche Einwilligung (DSGVO + UWG). Double-Opt-in ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber von Gerichten und Aufsichtsbehörden als Best Practice empfohlen und erleichtert den Nachweis.
Fotos und Videos von Mitarbeitern
Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos auf der Website, in Social Media oder in Unternehmensbroschüren erfordert eine separate Einwilligung. Wichtig: Die Einwilligung muss auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters widerrufbar sein.
Cookies und Tracking
Marketing- und Analyse-Cookies erfordern eine vorherige Einwilligung über ein DSGVO-konformes Cookie-Banner. Die Einwilligung muss granular (nach Cookie-Kategorie) und widerrufbar sein.
Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO)
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten — wie Gesundheitsdaten — erfordert eine ausdrückliche Einwilligung. Die Anforderungen sind deutlich strenger als bei normalen Daten.
Weitergabe an Dritte
Wenn personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden sollen, die nicht Auftragsverarbeiter sind, ist eine separate Einwilligung erforderlich.
Videoüberwachung
In manchen Fällen (z.B. Mitarbeiterüberwachung) kann eine Einwilligung als Rechtsgrundlage dienen — allerdings ist die Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis oft problematisch.
Einwilligung richtig einholen — Dos and Don’ts
Dos
- Aktives Opt-in — Checkbox muss aktiv angekreuzt werden
- Klare, einfache Sprache — Kein Juristendeutsch, auch für Laien verständlich
- Separate Einwilligung pro Zweck — Nicht alles in eine Erklärung packen
- Double-Opt-in bei Newsletter — Bestätigungsmail mit Aktivierungslink
- Widerruf so einfach wie Erteilung — Abmeldelink in jedem Newsletter, einfaches Formular
- Einwilligung dokumentieren — Zeitstempel, Text der Erklärung, IP-Adresse
- Regelmäßig prüfen — Sind alle Einwilligungen noch aktuell und wirksam?
Don’ts
- Vorangekreuzte Checkboxen — Unwirksam nach DSGVO und EuGH-Rechtsprechung
- Kopplung mit Vertrag — „Nur mit Newsletter-Einwilligung bestellen“ ist unzulässig
- Stillschweigende Einwilligung — „Wer nicht widerspricht, stimmt zu“ funktioniert nicht
- Pauschale Einwilligung — „Ich stimme allem zu“ ohne konkrete Zwecke ist unwirksam
- Versteckte Einwilligung — In AGB oder lange Texte integriert, leicht zu übersehen
- Erschwerter Widerruf — Einwilligung per Klick, Widerruf nur per Brief? Unzulässig!
Einwilligung vs. andere Rechtsgrundlagen
Die Einwilligung ist nur eine von sechs möglichen Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO. Prüfen Sie immer, ob nicht eine andere Grundlage passender ist:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a — Einwilligung (nur wenn keine andere Grundlage greift)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertragserfüllung (z.B. Lieferadresse bei Bestellung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c — Rechtliche Verpflichtung (z.B. Steuerdaten aufbewahren)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f — Berechtigtes Interesse (z.B. Bestandskundenwerbung per Post)
Wichtig: Die Einwilligung sollte das letzte Mittel sein. Wenn eine andere Rechtsgrundlage greift, ist sie vorzuziehen — denn eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, während z.B. ein Vertrag besteht.
Einwilligung bei Kindern (Art. 8 DSGVO)
Bei Diensten der Informationsgesellschaft (z.B. Social Media, Apps), die direkt Kindern angeboten werden, gelten besondere Regeln:
- In Deutschland: Ab 16 Jahren kann das Kind selbst einwilligen
- Unter 16 Jahren: Einwilligung der Eltern oder Erziehungsberechtigten erforderlich
- Der Verantwortliche muss angemessene Anstrengungen unternehmen, um die Zustimmung der Eltern zu verifizieren
Unwirksame Einwilligung — Konsequenzen
- Datenverarbeitung wird rechtswidrig — Alle auf Basis der unwirksamen Einwilligung verarbeiteten Daten wurden ohne Rechtsgrundlage verarbeitet
- Bußgelder — Bis zu 20 Mio. Euro oder 4% des Jahresumsatzes nach Art. 83 DSGVO
- Schadensersatz — Betroffene können Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO geltend machen
- Abmahnungen — Wettbewerber und Verbraucherschutzverbände können abmahnen
- Löschpflicht — Alle auf Basis der unwirksamen Einwilligung erhobenen Daten müssen gelöscht werden
DATUREX GmbH — Einwilligungen rechtssicher gestalten
- Vorlagen-Erstellung — Maßgeschneiderte Einwilligungserklärungen für Ihre spezifischen Verarbeitungszwecke
- Prüfung bestehender Einwilligungen — Sind Ihre aktuellen Formulare DSGVO-konform?
- Cookie-Consent — DSGVO-konformes Cookie-Banner implementieren
- Einwilligungs-Management — Prozesse für Einholung, Dokumentation und Widerruf aufbauen
- Mitarbeiterschulung — Schulung zum korrekten Umgang mit Einwilligungen
- Datenschutzberatung — Umfassende DSGVO-Compliance als externer DSB
Rechtssichere Einwilligungserklärung erstellen lassen
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