Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber — Datenschutz & Pflichten

Warum müssen Arbeitgeber den Führerschein kontrollieren?

Die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber ist keine freiwillige Maßnahme, sondern eine gesetzliche Pflicht. Wer seinen Mitarbeitern Dienstwagen oder andere Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellt, muss sicherstellen, dass diese Personen über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen. Diese Kontrollpflicht ergibt sich aus mehreren Rechtsgrundlagen und dient dem Schutz aller Verkehrsteilnehmer.

Versäumt der Arbeitgeber die Führerscheinkontrolle und verursacht ein Mitarbeiter ohne gültige Fahrerlaubnis einen Unfall, drohen dem Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen — von Bußgeldern über Schadensersatzforderungen bis hin zur persönlichen strafrechtlichen Haftung der Verantwortlichen.

Gleichzeitig unterliegt die Führerscheinkontrolle den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Arbeitgeber müssen einen Weg finden, ihre Kontrollpflicht zu erfüllen, ohne gegen Datenschutzvorschriften zu verstoßen.

Rechtsgrundlagen der Führerscheinkontrollpflicht

Halterhaftung nach § 21 StVG

Nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) macht sich strafbar, wer als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat. Der Arbeitgeber gilt als Halter der Firmenfahrzeuge und ist daher unmittelbar von dieser Vorschrift betroffen.

Die Strafe für einen Verstoß: Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Es handelt sich also nicht um eine Ordnungswidrigkeit, sondern um eine Straftat. Dabei genügt bereits bedingter Vorsatz — also wenn der Arbeitgeber billigend in Kauf nimmt, dass ein Mitarbeiter ohne Fahrerlaubnis fährt.

Unfallverhütungsvorschriften (DGUV Vorschrift 70)

Die DGUV Vorschrift 70 (ehemals BGV D29) „Fahrzeuge“ verpflichtet den Unternehmer, dafür zu sorgen, dass nur Personen mit Fahrzeugen fahren, die dazu befähigt und berechtigt sind. Die Berufsgenossenschaften verlangen daher die regelmäßige Kontrolle der Fahrerlaubnis.

Die DGUV-Information 214-089 empfiehlt eine Überprüfung mindestens zweimal jährlich in unregelmäßigen Abständen. Diese Empfehlung hat sich als branchenüblicher Standard etabliert.

Allgemeine Verkehrssicherungspflicht

Aus der allgemeinen Verkehrssicherungspflicht (§ 823 BGB) ergibt sich die Pflicht des Arbeitgebers, alle zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, um Schäden durch Firmenfahrzeuge zu verhindern. Die Kontrolle der Fahrerlaubnis gehört zu diesen zumutbaren Maßnahmen.

Organisationsverschulden

Unternehmensführung und Fuhrparkverantwortliche können sich wegen Organisationsverschuldens haftbar machen, wenn keine systematische Führerscheinkontrolle implementiert ist. Dies betrifft sowohl die zivilrechtliche als auch die strafrechtliche Verantwortung.

DSGVO-Anforderungen an die Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt daher den Anforderungen der DSGVO. Der Führerschein enthält zahlreiche personenbezogene Daten: Name, Geburtsdatum, Lichtbild, Führerscheinnummer, Klassen und mögliche Auflagen oder Beschränkungen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Führerscheinkontrolle im Beschäftigungsverhältnis ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Verarbeitung ist erforderlich für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung der gesetzlichen Kontrollpflicht des Arbeitgebers.

Eine gesonderte Einwilligung des Mitarbeiters ist grundsätzlich nicht erforderlich, da die Kontrollpflicht gesetzlich begründet ist. Allerdings empfiehlt es sich, die Mitarbeiter im Rahmen der Transparenzpflicht über die Führerscheinkontrolle zu informieren.

Datenminimierung

Nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) darf der Arbeitgeber bei der Führerscheinkontrolle nur die tatsächlich erforderlichen Daten erheben und speichern. Im Einzelnen bedeutet dies:

• Erforderlich: Name des Mitarbeiters, Datum der Kontrolle, Ergebnis (gültig/ungültig), relevante Fahrerlaubnisklassen
• Nicht erforderlich: Kopie des gesamten Führerscheins, Führerscheinnummer, Geburtsdatum (bereits in der Personalakte), Lichtbild

Wichtig: Das Anfertigen einer Kopie des Führerscheins ist datenschutzrechtlich problematisch. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat klargestellt, dass das routinemäßige Kopieren von Ausweisdokumenten nur in wenigen Ausnahmefällen zulässig ist. Für die Führerscheinkontrolle genügt in der Regel die Sichtkontrolle mit Dokumentation des Ergebnisses.

Speicherdauer und Löschung

Die Dokumentation der Führerscheinkontrolle darf nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck erforderlich ist. In der Praxis empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Die Dokumentation der letzten Kontrolle wird aufbewahrt, bis die nächste Kontrolle durchgeführt ist
• Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Rückgabe des Firmenfahrzeugs ist die Dokumentation zu löschen
• Eventuelle Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgrundlagen (z. B. Versicherungsrecht) sind zu beachten
• Eine Aufbewahrung über drei Jahre (Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche) kann im Einzelfall gerechtfertigt sein

Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO

Der Arbeitgeber muss die Mitarbeiter über die Führerscheinkontrolle informieren. Die Datenschutzinformation sollte folgende Angaben enthalten:

• Zweck der Verarbeitung (Erfüllung der gesetzlichen Kontrollpflicht)
• Rechtsgrundlage (§ 26 BDSG i.V.m. § 21 StVG, DGUV Vorschrift 70)
• Art der erhobenen Daten
• Speicherdauer
• Empfänger der Daten (z. B. Fuhrparkmanagement, ggf. externer Dienstleister)
• Betroffenenrechte

Methoden der Führerscheinkontrolle

Manuelle Sichtkontrolle

Die klassische Methode: Ein Verantwortlicher (z. B. Fuhrparkleiter, Vorgesetzter) lässt sich den Führerschein physisch vorzeigen, prüft die Gültigkeit und dokumentiert das Ergebnis. Diese Methode ist datenschutzrechtlich die unproblematischste, da keine Kopie angefertigt wird.

Vorteile:

• Minimaler Datenschutzeingriff
• Keine technische Infrastruktur erforderlich
• Direkte Überprüfung auf Manipulation möglich

Nachteile:

• Hoher organisatorischer Aufwand bei vielen Mitarbeitern
• Schwierig bei Außendienstmitarbeitern oder dezentralen Standorten
• Kontrolllücken bei Urlaub oder Krankheit des Prüfers

Elektronische Führerscheinkontrolle

Bei der elektronischen Führerscheinkontrolle wird ein Prüfsiegel oder NFC-Tag auf dem Führerschein angebracht. Der Mitarbeiter hält den Führerschein an ein Lesegerät oder scannt den Tag mit einer App. Das System dokumentiert automatisch Datum, Uhrzeit und Ergebnis der Kontrolle.

Vorteile:

• Automatische Dokumentation und Fristüberwachung
• Geringer personeller Aufwand
• Lückenlose Nachweisführung
• Erinnerungsfunktionen bei ausstehenden Kontrollen

Nachteile:

• Investitionskosten für Hardware und Software
• Datenschutzrechtliche Anforderungen an den Anbieter (Auftragsverarbeitung)
• Manipulation des Siegels theoretisch möglich

Datenschutzhinweis: Bei der Nutzung elektronischer Kontrollsysteme ist in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter abzuschließen. Die Daten sollten in der EU/im EWR verarbeitet werden.

Kontrolle über Führerscheinhinterlegung

Manche Unternehmen verlangen die physische Hinterlegung des Führerscheins im Unternehmen (z. B. Schlüsselkasten-Systeme). Der Mitarbeiter gibt den Führerschein bei Fahrtantritt ab und erhält dafür den Fahrzeugschlüssel.

Datenschutzrechtliche Bewertung: Diese Methode ist aus Datenschutzsicht kritisch, da sie über das erforderliche Maß hinausgeht. Der Mitarbeiter wird in seinem Recht auf freie Verfügung über seinen Führerschein eingeschränkt. Die Methode ist nur in begründeten Ausnahmefällen und mit Einverständnis der Mitarbeiter vertretbar.

Kontrollintervalle — Wie oft muss kontrolliert werden?

Die Frage nach dem richtigen Kontrollintervall ist gesetzlich nicht eindeutig geregelt. Es gibt jedoch bewährte Standards und Empfehlungen:

Empfohlene Intervalle

• Vor Erstüberlassung: Kontrolle bei erster Überlassung des Dienstwagens — zwingend erforderlich
• Halbjährlich: Empfehlung der DGUV-Information 214-089 — branchenüblicher Standard
• Unregelmäßig: Die Kontrollen sollten nicht an festen Daten stattfinden, um Manipulationen vorzubeugen
• Anlassbezogen: Zusätzliche Kontrolle bei konkretem Verdacht (z. B. bekannter Alkoholkonsum, Unfall, Mitteilung von Kollegen)

Risikobewertung und Intervalle

Die Kontrollhäufigkeit sollte dem Risiko angemessen sein:

• Höheres Risiko (häufigere Kontrollen): Berufskraftfahrer, Gefahrguttransporte, Personenbeförderung, Sonderfahrzeuge (z. B. Gabelstapler mit Straßenzulassung)
• Standardrisiko (halbjährlich): Dienstwagenfahrer, Außendienstmitarbeiter, Handwerker mit Firmenfahrzeug
• Geringeres Risiko (jährlich vertretbar): Gelegentliche Nutzung von Pool-Fahrzeugen für kurze Strecken

Betriebsrat und Führerscheinkontrolle

Die Einführung einer systematischen Führerscheinkontrolle kann mitbestimmungspflichtig sein, insbesondere wenn elektronische Kontrollsysteme eingesetzt werden.

Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG

Die Einführung von Verhaltensregeln zur Führerscheinkontrolle (z. B. Pflicht zur Vorlage, Sanktionen bei Verweigerung) kann die Ordnung des Betriebs betreffen und damit dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats unterliegen.

Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Die Einführung elektronischer Kontrollsysteme unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats, da es sich um technische Einrichtungen handelt, die geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Auch wenn die Führerscheinkontrolle primär der Sicherheit dient, erfasst das System personenbezogene Daten der Mitarbeiter.

Betriebsvereinbarung

Empfehlenswert ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung zur Führerscheinkontrolle. Diese sollte regeln:

• Art und Weise der Kontrolle
• Kontrollintervalle
• Verantwortliche Personen
• Umgang mit den erhobenen Daten
• Konsequenzen bei ungültigem Führerschein
• Rechte der Arbeitnehmer

Dienstwagenvertrag und Führerscheinklauseln

Der Dienstwagenvertrag oder die Dienstwagenrichtlinie sollte klare Regelungen zur Führerscheinkontrolle enthalten. Übliche Klauseln umfassen:

• Vorlagepflicht: Der Mitarbeiter verpflichtet sich, den Führerschein auf Verlangen vorzulegen
• Meldepflicht: Der Mitarbeiter muss unverzüglich melden, wenn die Fahrerlaubnis entzogen, beschränkt oder ausgesetzt wird
• Mitwirkung: Der Mitarbeiter wirkt an der regelmäßigen Führerscheinkontrolle mit
• Konsequenzen: Regelung der arbeitsrechtlichen Folgen bei Verlust der Fahrerlaubnis

Hinweis: Die Klauseln müssen mit dem Beschäftigtendatenschutz vereinbar sein. Unverhältnismäßige Kontrollmaßnahmen oder übermäßige Sanktionsdrohungen können unwirksam sein.

Konsequenzen bei Verstößen

Für den Arbeitgeber

• Strafrechtlich: Strafbarkeit nach § 21 StVG (bis zu 1 Jahr Freiheitsstrafe) bei wissentlicher oder fahrlässiger Duldung
• Zivilrechtlich: Schadensersatzpflicht bei Unfällen (§ 823 BGB), möglicherweise Regressforderungen der Versicherung
• Versicherungsrechtlich: Leistungsverweigerung oder Regress der Kfz-Versicherung
• Bußgelder: Ordnungswidrigkeiten nach der StVO und Bußgelder der Berufsgenossenschaften
• Reputationsschaden: Negative Medienberichterstattung bei schweren Unfällen

Für den Mitarbeiter

• Strafrechtlich: Fahren ohne Fahrerlaubnis (§ 21 Abs. 1 Nr. 1 StVG)
• Arbeitsrechtlich: Abmahnung oder außerordentliche Kündigung bei Verschweigen des Fahrerlaubnisentzugs
• Schadensersatz: Haftung für verursachte Schäden

Besondere Fallkonstellationen

Privatnutzung des Dienstwagens

Wenn der Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen darf, erstreckt sich die Kontrollpflicht auf die gesamte Nutzung. Der Arbeitgeber muss auch sicherstellen, dass Familienangehörige, die das Fahrzeug nutzen, eine gültige Fahrerlaubnis besitzen — sofern die Privatnutzung durch Dritte erlaubt ist.

Ausländische Führerscheine

Bei Mitarbeitern mit ausländischem Führerschein ist besondere Sorgfalt geboten. EU-/EWR-Führerscheine sind grundsätzlich in Deutschland gültig. Bei Drittstaaten-Führerscheinen gelten Umschreibungsfristen (in der Regel 6 Monate nach Begründung des ordentlichen Wohnsitzes in Deutschland). Der Arbeitgeber sollte die Gültigkeit im Zweifelsfall mit der Führerscheinstelle klären.

Fahrverbot vs. Entzug der Fahrerlaubnis

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen einem Fahrverbot (zeitlich begrenzt, z. B. 1-3 Monate) und dem Entzug der Fahrerlaubnis (unbefristet, neue Prüfung erforderlich). In beiden Fällen darf der Mitarbeiter kein Firmenfahrzeug führen. Die Meldepflicht des Mitarbeiters muss vertraglich geregelt sein.

Pool-Fahrzeuge

Bei Pool-Fahrzeugen, die von wechselnden Mitarbeitern genutzt werden, ist die Führerscheinkontrolle besonders wichtig. Empfehlung: Kontrolle bei jeder Fahrzeugausgabe oder — bei häufiger Nutzung — mindestens quartalsweise für alle berechtigten Nutzer.

Praxisleitfaden: Führerscheinkontrolle datenschutzkonform umsetzen

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen, eine datenschutzkonforme Führerscheinkontrolle in Ihrem Unternehmen zu implementieren:

Schritt 1: Verantwortlichkeiten festlegen

Bestimmen Sie eine oder mehrere Personen, die für die Führerscheinkontrolle verantwortlich sind. Diese Personen müssen über die datenschutzrechtlichen Anforderungen informiert sein und die Kontrollen zuverlässig durchführen können.

Schritt 2: Kontrollprozess definieren

Legen Sie fest, wie die Kontrolle durchgeführt wird (Sichtkontrolle, elektronisch), in welchen Intervallen und wie die Ergebnisse dokumentiert werden. Ein Datenschutz-Audit kann helfen, den Prozess optimal zu gestalten.

Schritt 3: Datenschutzinformation erstellen

Informieren Sie alle betroffenen Mitarbeiter über die Führerscheinkontrolle gemäß Art. 13 DSGVO. Die Information sollte in die allgemeine Mitarbeiterdatenschutzinformation integriert oder als separates Dokument bereitgestellt werden.

Schritt 4: Betriebsrat einbinden

Sofern ein Betriebsrat existiert, stimmen Sie die Einführung und Ausgestaltung der Führerscheinkontrolle ab. Eine Betriebsvereinbarung schafft Rechtssicherheit für alle Beteiligten.

Schritt 5: Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren

Nehmen Sie die Führerscheinkontrolle in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO auf. Dokumentieren Sie Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger und Speicherdauer.

Schritt 6: Technische und organisatorische Maßnahmen

Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation der Führerscheinkontrolle durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) geschützt ist. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Speicherung und klare Löschfristen.

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte sollte in die Gestaltung der Führerscheinkontrolle eingebunden werden. Er berät zu den datenschutzrechtlichen Anforderungen, prüft die Verhältnismäßigkeit der gewählten Kontrollmethode und unterstützt bei der Erstellung der Datenschutzinformation und der Betriebsvereinbarung.

Die DATUREX GmbH als externer Datenschutzbeauftragter unterstützt Unternehmen in Dresden und ganz Sachsen bei der datenschutzkonformen Gestaltung der Führerscheinkontrolle. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist die Führerscheinkontrolle Pflicht für Arbeitgeber?

Ja, Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Fahrerlaubnis ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren, wenn diese Firmenfahrzeuge nutzen. Die Pflicht ergibt sich aus § 21 StVG (Halterhaftung), der DGUV Vorschrift 70 und der allgemeinen Verkehrssicherungspflicht.

Wie oft muss der Führerschein kontrolliert werden?

Die DGUV empfiehlt eine Kontrolle mindestens zweimal jährlich in unregelmäßigen Abständen. Bei Berufskraftfahrern oder besonderen Risiken können häufigere Kontrollen erforderlich sein. Vor der ersten Fahrzeugüberlassung ist eine Kontrolle zwingend.

Darf der Arbeitgeber den Führerschein kopieren?

Das routinemäßige Kopieren des Führerscheins ist datenschutzrechtlich problematisch und in der Regel nicht erforderlich. Eine Sichtkontrolle mit Dokumentation des Ergebnisses (Name, Datum, Ergebnis) genügt den gesetzlichen Anforderungen.

Brauche ich eine Einwilligung des Mitarbeiters?

Nein, eine gesonderte Einwilligung ist nicht erforderlich. Die Rechtsgrundlage für die Führerscheinkontrolle ergibt sich aus § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz) und der gesetzlichen Kontrollpflicht. Der Mitarbeiter muss jedoch nach Art. 13 DSGVO informiert werden.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Kontrolle verweigert?

Verweigert ein Mitarbeiter die Führerscheinkontrolle, darf er kein Firmenfahrzeug nutzen. Je nach Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarung können arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Abmahnung folgen. Die Verweigerung kann ein Indiz für den Entzug der Fahrerlaubnis sein.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Die Einführung elektronischer Kontrollsysteme ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Auch die grundsätzliche Einführung von Kontrollregelungen kann nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein. Eine Betriebsvereinbarung ist empfehlenswert.