Zuletzt aktualisiert am 1. Juni 2026

In Betrieben mit Fuhrpark oder in Branchen, in denen Dienstfahrten an der Tagesordnung stehen, kontrollieren Arbeitgeber regelmäßig die Führerscheine ihrer Mitarbeiter. Wie diese Kontrolle datenschutzkonform gestaltet werden kann und wann sie überhaupt erforderlich ist, erfahren Sie hier.

Wann muss der Führerschein kontrolliert werden?

In einigen Berufen ist der Besitz eines gültigen Führerscheins bereits in der Stellenausschreibung Voraussetzung. Dies begründet aber noch keine Notwendigkeit der (regelmäßigen) Kontrolle. Ein pauschales Recht zur Kontrolle des Führerscheins hat der Arbeitgeber nicht.

Vielmehr ist die betriebliche Kontrolle des Führerscheins erst zulässig, wenn sich der Arbeitgeber strafbar machen könnte. Dies ist in erster Linie dann der Fall, wenn die Mitarbeiter Fahrzeuge nutzen, deren Halter eindeutig der Arbeitgeber ist. Lässt nämlich der Halter eines Fahrzeuges dieses von einer Person fahren, die keinen gültigen Führerschein besitzt, macht er sich damit nach § 21 StVG strafbar. Hierfür reicht schon Fahrlässigkeit aus. Diese liegt zum Beispiel vor, wenn der Arbeitgeber die Gültigkeit des Führerscheins nicht in regelmäßigen Abständen, sondern nur beim Bewerbungsgespräch geprüft hat und der Mitarbeiter später ohne gültigen Führerschein ein Fahrzeug des Arbeitgebers fährt. Unerheblich ist es dabei, ob es sich um einen Dienstwagen handelt oder die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit einen Fahrzeugpool verwenden.

Außerdem können sich für den Arbeitgeber versicherungsrechtliche Probleme ergeben, wenn Mitarbeiter ohne gültigen Führerschein Fahrzeuge des Arbeitgebers fahren. Die Haftpflichtversicherung könnte in solchen Fällen die Übernahme des Schadens verweigern.

Wie darf der Führerschein kontrolliert werden?

Die gesetzliche Grundlage für die Kontrolle ergibt sich damit aus § 21 StVG. Der Arbeitgeber hat das Recht, geeignete Mittel zu ergreifen, um sich vor Verstößen und Schäden zu schützen. Dazu bietet sich die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine der Mitarbeiter an. Diese enthalten allerdings personenbezogene Daten, sodass die Art und Weise der Kontrolle datenschutzkonform vorzunehmen ist.

Die Länge der Kontrollintervalle im Einzelnen ist rechtlich nicht vorgeschrieben, allerdings sind die einzelnen Kontrollen zu dokumentieren, um sie im Fall der Fälle nachweisen zu können. Dies verpflichtet den Arbeitgeber noch nicht zur Kopie des Führerscheins, was allerdings ein zweckmäßiges Mittel im Sinne von § 26 BDSG darstellen kann.

Kontrolle mit Standardformular

Wollen Sie als Arbeitgeber die Menge an erfassten Daten minimal halten, reicht auch schon ein Formular zur Dokumentierung der Kontrolle aus. Es reicht, wenn mit diesem die Gültigkeit des Führerscheins bestätigt ist. Dieses Formular kann dann als Standardvorlage immer wieder herangezogen werden.

Elektronische Kontrolle

In größeren Unternehmen kann es sich auch anbieten, die Kontrolle der Führerscheine elektronisch zu unterstützen. Hierfür gibt es diverse Systeme, die an die Kontrollintervalle erinnern und die jeweiligen Dokumentationen abspeichern. Auch hierbei ist an die bereits genannten datenschutzrechtlichen Aspekte zu denken.

Fazit

Unter bestimmten Voraussetzungen ist die regelmäßige Kontrolle der Gültigkeit der Führerscheine der Mitarbeiter notwendig. Die Größe der Prüfintervalle ist dabei nicht vorgeschrieben. Die einzelnen Kontrollen sind dabei zu dokumentieren. Hierfür stehen datensparsame Möglichkeiten zur Verfügung, weshalb Kopien der Führerscheine nicht zwingend sind.

Rechtsgrundlage und Datenschutzprinzipien

Die datenschutzrechtliche Bewertung der Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber richtet sich primär nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG. Demnach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungsverhältnis zulässig, wenn sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die Kontrolle des Führerscheins dient der Erfüllung der Halterpflichten und der Vermeidung strafrechtlicher Konsequenzen, was ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers begründet.

Gleichzeitig sind die Grundsätze der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO zu beachten. Der Arbeitgeber darf nur die Daten erheben, die für den Zweck der Führerscheinkontrolle tatsächlich erforderlich sind. Die bloße Sichtprüfung des Führerscheins mit Dokumentation des Prüfergebnisses stellt dabei die datensparsame Variante dar.

Der Grundsatz der Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO verlangt zudem, dass die im Rahmen der Führerscheinkontrolle erhobenen Daten ausschließlich zum Zweck der Überprüfung der Fahrerlaubnis verwendet werden. Eine Nutzung der Daten für andere Zwecke ist unzulässig.

Anforderungen an die Kopie des Führerscheins

Ob und unter welchen Voraussetzungen eine Kopie des Führerscheins angefertigt werden darf, wird in der datenschutzrechtlichen Literatur kontrovers diskutiert. Die Aufsichtsbehörden vertreten hierzu unterschiedliche Positionen.

Grundsätzlich gilt, dass eine Kopie des Führerscheins mehr Daten enthält, als für die reine Prüfung der Fahrerlaubnis erforderlich sind. Neben den Führerscheinklassen und dem Gültigkeitsdatum enthält der Führerschein auch ein Lichtbild, das Geburtsdatum und den Geburtsort. Diese Daten sind für die Kontrolle nicht zwingend erforderlich.

Wird dennoch eine Kopie angefertigt, sollten die nicht benötigten Daten geschwärzt werden. Die Kopie ist zudem sicher aufzubewahren und nach Ablauf des Aufbewahrungszwecks zu vernichten. Eine angemessene Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses.

Digitale Führerscheinkontrolle und technisch-organisatorische Maßnahmen

Bei der elektronischen Führerscheinkontrolle kommen häufig spezialisierte Softwarelösungen zum Einsatz. Diese Systeme ermöglichen eine automatisierte Erfassung und Verwaltung der Kontrolldaten. Dabei werden in der Regel die Führerscheinnummer, die Führerscheinklassen, das Gültigkeitsdatum und der Zeitpunkt der letzten Kontrolle gespeichert.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht müssen für den Einsatz solcher Systeme angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO getroffen werden. Dies umfasst insbesondere die Verschlüsselung der gespeicherten Daten, die Zugangskontrolle zum System, die Protokollierung von Zugriffen und die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen.

Wird ein externer Dienstleister für die elektronische Führerscheinkontrolle eingesetzt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Der Dienstleister darf die Daten nur auf Weisung des Arbeitgebers verarbeiten.

Informationspflichten und Betroffenenrechte

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Mitarbeiter über die Führerscheinkontrolle und die damit verbundene Datenverarbeitung zu informieren. Diese Information muss gemäß Art. 13 DSGVO unter anderem den Zweck der Verarbeitung, die Rechtsgrundlage, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Speicherdauer und die Rechte der Betroffenen umfassen.

Die Mitarbeiter haben verschiedene Betroffenenrechte, darunter das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO und das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO.

In Unternehmen mit Betriebsrat ist zudem das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beachten. Die Einführung einer elektronischen Führerscheinkontrolle bedarf der Zustimmung des Betriebsrats. Empfehlenswert ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung, die den Umgang mit den Kontrolldaten regelt.

Praxisbeispiele und Handlungsempfehlungen

In der betrieblichen Praxis haben sich verschiedene Modelle für die datenschutzkonforme Führerscheinkontrolle etabliert. Ein bewährtes Verfahren ist die halbjährliche Sichtprüfung durch den direkten Vorgesetzten oder die Fuhrparkverwaltung. Der Mitarbeiter legt seinen Führerschein vor, der Prüfer vergleicht die Angaben mit den dokumentierten Daten und bestätigt die Gültigkeit per Unterschrift auf einem standardisierten Formular.

Alternativ nutzen viele Unternehmen mittlerweile NFC-basierte Kontrollsysteme. Dabei wird ein spezieller Aufkleber auf den Führerschein angebracht, der bei der Kontrolle mit einem Lesegerät gescannt wird. Das System erfasst automatisch den Zeitpunkt der Kontrolle und vergleicht die gespeicherten Daten mit den auf dem Führerschein angegebenen Informationen. Dieses Verfahren ist besonders effizient bei großen Fuhrparks mit vielen Fahrern.

Unabhängig vom gewählten Verfahren sollten Unternehmen folgende Grundsätze beachten: Die Kontrolle muss in angemessenen Intervallen stattfinden, wobei halbjährliche Prüfungen als ausreichend angesehen werden. Die erhobenen Daten dürfen nur für den Zweck der Führerscheinkontrolle verwendet werden. Die Aufbewahrungsdauer muss klar definiert sein. Und die Mitarbeiter müssen über die Kontrolle und ihre Rechte informiert werden.

Besondere Situationen und Sonderfälle

Neben der regulären Führerscheinkontrolle gibt es besondere Situationen, die zusätzliche datenschutzrechtliche Fragen aufwerfen. Ein häufiger Sonderfall ist die Kontrolle ausländischer Führerscheine. Mitarbeiter mit einem Führerschein aus einem Nicht-EU-Land müssen unter Umständen ihren Führerschein umschreiben lassen. Der Arbeitgeber darf in diesem Fall prüfen, ob der ausländische Führerschein in Deutschland gültig ist, darf aber keine Kopie des ausländischen Dokuments anfertigen, die über die erforderlichen Informationen hinausgeht.

Ein weiterer Sonderfall betrifft Mitarbeiter, denen der Führerschein entzogen wurde. In solchen Fällen hat der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran, zeitnah über den Entzug informiert zu werden. Eine vertragliche Pflicht des Mitarbeiters, den Arbeitgeber über den Verlust der Fahrerlaubnis zu informieren, sollte daher im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung verankert werden.

Schließlich stellt sich die Frage der Führerscheinkontrolle bei Leiharbeitnehmern. Hier ist in der Regel der Entleiher als Halter der Fahrzeuge verpflichtet, die Führerscheine zu kontrollieren. Die datenschutzrechtliche Verantwortung liegt dabei beim Entleiher, der die Kontrollpflichten nicht vollständig auf das Verleihunternehmen übertragen kann. Eine klare vertragliche Regelung zwischen Verleiher und Entleiher ist daher nötig.

Der digitale Führerschein und neue Herausforderungen

Mit der Einführung des digitalen Führerscheins über die ID Wallet App ergeben sich neue datenschutzrechtliche Fragestellungen für die Führerscheinkontrolle im Betrieb. Der digitale Führerschein ermöglicht es, die Fahrerlaubnis auf dem Smartphone vorzuweisen, ohne den physischen Führerschein vorlegen zu müssen. Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie ihre Kontrollprozesse an die neue Technologie anpassen müssen.

Bei der Kontrolle des digitalen Führerscheins ist zu beachten, dass das Smartphone des Mitarbeiters weitere personenbezogene Daten enthält, auf die der Arbeitgeber keinen Zugriff haben darf. Die Kontrolle sollte daher so gestaltet sein, dass nur die für die Überprüfung der Fahrerlaubnis erforderlichen Daten sichtbar sind. Ein Zugriff auf andere Apps, Nachrichten oder Inhalte des Smartphones ist unzulässig.

Die technische Umsetzung der digitalen Führerscheinkontrolle steckt noch in den Anfängen, doch Unternehmen sollten sich bereits jetzt auf die Umstellung vorbereiten. Die Integration der digitalen Führerscheinkontrolle in bestehende Fuhrparkmanagementsysteme wird in den kommenden Jahren ein wichtiges Thema sein.

Die Führerscheinkontrolle im Betrieb ist ein Beispiel dafür, dass auch vermeintlich einfache betriebliche Prozesse datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen müssen. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung der Kontrollprozesse schützt den Arbeitgeber vor rechtlichen Risiken und wahrt gleichzeitig die Rechte der Mitarbeiter.

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