In Betrieben mit Fuhrpark oder in Branchen, in denen Dienstfahrten an der Tagesordnung stehen, kontrollieren Arbeitgeber regelmäßig die Führerscheine ihrer Mitarbeiter. Wie diese Kontrolle datenschutzkonform gestaltet werden kann und wann sie überhaupt erforderlich ist, erfahren Sie hier.

Wann muss der Führerschein kontrolliert werden?

In einigen Berufen ist der Besitz eines gültigen Führerscheins bereits in der Stellenausschreibung Voraussetzung. Dies begründet aber noch keine Notwendigkeit der (regelmäßigen) Kontrolle. Ein pauschales Recht zur Kontrolle des Führerscheins hat der Arbeitgeber nicht.

Vielmehr ist die betriebliche Kontrolle des Führerscheins erst zulässig, wenn sich der Arbeitgeber strafbar machen könnte. Dies ist in erster Linie dann der Fall, wenn die Mitarbeiter Fahrzeuge nutzen, deren Halter eindeutig der Arbeitgeber ist. Lässt nämlich der Halter eines Fahrzeuges dieses von einer Person fahren, die keinen gültigen Führerschein besitzt, macht er sich damit nach § 21 StVG strafbar. Hierfür reicht schon Fahrlässigkeit aus. Diese liegt zum Beispiel vor, wenn der Arbeitgeber die Gültigkeit des Führerscheins nicht in regelmäßigen Abständen, sondern nur beim Bewerbungsgespräch geprüft hat und der Mitarbeiter später ohne gültigen Führerschein ein Fahrzeug des Arbeitgebers fährt. Unerheblich ist es dabei, ob es sich um einen Dienstwagen handelt oder die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit einen Fahrzeugpool verwenden.

Außerdem können sich für den Arbeitgeber versicherungsrechtliche Probleme ergeben, wenn Mitarbeiter ohne gültigen Führerschein Fahrzeuge des Arbeitgebers fahren. Die Haftpflichtversicherung könnte in solchen Fällen die Übernahme des Schadens verweigern.

Wie darf der Führerschein kontrolliert werden?

Die gesetzliche Grundlage für die Kontrolle ergibt sich damit aus § 21 StVG. Der Arbeitgeber hat das Recht, geeignete Mittel zu ergreifen, um sich vor Verstößen und Schäden zu schützen. Dazu bietet sich die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine der Mitarbeiter an. Diese enthalten allerdings personenbezogene Daten, sodass die Art und Weise der Kontrolle datenschutzkonform vorzunehmen ist.

Die Länge der Kontrollintervalle im Einzelnen ist rechtlich nicht vorgeschrieben, allerdings sind die einzelnen Kontrollen zu dokumentieren, um sie im Fall der Fälle nachweisen zu können. Dies verpflichtet den Arbeitgeber noch nicht zur Kopie des Führerscheins, was allerdings ein zweckmäßiges Mittel im Sinne von § 26 BDSG darstellen kann.

Kontrolle mit Standardformular

Wollen Sie als Arbeitgeber die Menge an erfassten Daten minimal halten, reicht auch schon ein Formular zur Dokumentierung der Kontrolle aus. Es reicht, wenn mit diesem die Gültigkeit des Führerscheins bestätigt ist. Dieses Formular kann dann als Standardvorlage immer wieder herangezogen werden.

Elektronische Kontrolle

In größeren Unternehmen kann es sich auch anbieten, die Kontrolle der Führerscheine elektronisch zu unterstützen. Hierfür gibt es diverse Systeme, die an die Kontrollintervalle erinnern und die jeweiligen Dokumentationen abspeichern. Auch hierbei ist an die bereits genannten datenschutzrechtlichen Aspekte zu denken.

Fazit

Unter bestimmten Voraussetzungen ist die regelmäßige Kontrolle der Gültigkeit der Führerscheine der Mitarbeiter notwendig. Die Größe der Prüfintervalle ist dabei nicht vorgeschrieben. Die einzelnen Kontrollen sind dabei zu dokumentieren. Hierfür stehen datensparsame Möglichkeiten zur Verfügung, weshalb Kopien der Führerscheine nicht zwingend sind.

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