Datenschutzbeauftragter Immobilienmakler

Häufig gestellte Fragen

Braucht mein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Wenn mindestens 20 Personen ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten, besondere Datenkategorien verarbeitet werden oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist, müssen Sie einen DSB bestellen.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Bei der DATUREX GmbH beginnen die Kosten ab 250 €/Monat als Pauschale. Darin enthalten sind alle gesetzlichen Pflichtaufgaben, Schulungen und laufende Beratung. Alle Preise im Überblick →

Was passiert bei einem Datenschutzverstoß?

Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des Jahresumsatzes drohen. Dazu kommen Reputationsschäden und mögliche Schadensersatzansprüche Betroffener.

Datenschutz für Immobilienmakler: Besonderheiten

Immobilienmakler verarbeiten im Rahmen ihrer Tätigkeit eine Vielzahl personenbezogener Daten von Interessenten, Käufern, Verkäufern und Mietern. Die besonderen Herausforderungen ergeben sich aus der Art der verarbeiteten Daten, den gesetzlichen Anforderungen und der zunehmenden Digitalisierung der Immobilienbranche.

Exposés und Eigentümerdaten

Bei der Erstellung von Immobilienexposés ist besondere Vorsicht geboten: Fotos der Immobilie können personenbezogene Daten enthalten — Familienfotos an Wänden, persönliche Gegenstände, Namensschilder oder Briefkästen mit Namen. Vor der Veröffentlichung müssen solche persönlichen Informationen unkenntlich gemacht werden. Die Eigentümeradresse darf nur mit ausdrücklicher Zustimmung im Exposé erscheinen. Auch Grundbuchauszüge, Energieausweise und Nebenkostenabrechnungen enthalten personenbezogene Daten, die vor der Weitergabe an Interessenten geprüft und gegebenenfalls geschwärzt werden müssen. Besonders sensibel sind Informationen über Mietrückstände, Rechtsstreitigkeiten mit Mietern oder persönliche Umstände des Verkaufs (Scheidung, Erbfall, Insolvenz), die nur im erforderlichen Umfang verarbeitet werden dürfen.

Bonitätsprüfung von Mietinteressenten

Die Bonitätsprüfung ist ein zentraler Bestandteil der Mieterauswahl und datenschutzrechtlich besonders relevant. Die Abfrage von SCHUFA-Auskünften oder vergleichbaren Bonitätsinformationen ist grundsätzlich zulässig, unterliegt aber strengen Anforderungen: Sie darf erst erfolgen, wenn ein konkretes Mietinteresse besteht und das Mietverhältnis in Aussicht steht — nicht bereits bei der ersten Besichtigung. Die Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Allerdings sind nur die für die Mietentscheidung tatsächlich erforderlichen Daten zu erheben. Fragen nach Vorstrafen, Religionszugehörigkeit, Familienplanung, Parteizugehörigkeit oder ethnischer Herkunft sind unzulässig und können auch nach dem AGG sanktioniert werden.

Fotos und virtuelle Rundgänge

360-Grad-Aufnahmen und virtuelle Rundgänge sind im Immobilienmarketing mittlerweile Standard. Dabei entstehen detaillierte Aufnahmen der Wohnräume, die bei vermieteten oder bewohnten Immobilien zahlreiche personenbezogene Informationen enthalten können. Der Makler muss sicherstellen, dass persönliche Gegenstände, Fotos und Dokumente des Bewohners nicht sichtbar sind oder nachträglich unkenntlich gemacht werden. Bei Drohnenaufnahmen von Grundstücken ist zusätzlich das Recht am eigenen Bild der Nachbarn zu beachten. Die Einwilligung des Eigentümers zur Erstellung und Veröffentlichung der Aufnahmen muss schriftlich dokumentiert werden.

DSGVO-Checkliste für Immobilienmakler

Die folgende Checkliste hilft Ihnen als Immobilienmakler, die wichtigsten Datenschutz-Anforderungen systematisch zu erfüllen und häufige Fehler zu vermeiden.

• Verarbeitungsverzeichnis erstellen — Dokumentieren Sie alle Verarbeitungstätigkeiten: Interessentenverwaltung, Exposé-Erstellung, Bonitätsprüfung, Vertragsabwicklung, Nachbetreuung und Marketing. Für jede Tätigkeit müssen Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger und Speicherdauer definiert sein.
• Datenschutzerklärung auf Website — Ihre Website muss eine vollständige Datenschutzerklärung enthalten, die alle eingesetzten Dienste und Verarbeitungstätigkeiten abbildet. Besonders relevant: Immobilienportale (Immobilienscout24, Immowelt), virtuelle Rundgänge, Kontaktformulare und Newsletter.
• Interessenten-Datenbank absichern — CRM-Systeme und Interessentendatenbanken müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden: Zugangskontrollen, Verschlüsselung, regelmäßige Backups und ein definiertes Löschkonzept.
• Löschfristen definieren — Daten von Interessenten, die keinen Vertrag abschließen, sind spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt zu löschen. Vertragsbezogene Daten unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (6-10 Jahre). Bonitätsdaten sind nach der Mietentscheidung unverzüglich zu löschen.
• Auftragsverarbeitungsverträge — Schließen Sie AVV mit allen Dienstleistern: Immobilienportalen, CRM-Anbietern, E-Mail-Marketing-Tools, Cloud-Speicher, Druckereien (für Exposés mit personenbezogenen Daten) und IT-Dienstleistern.
• Mitarbeiter schulen — Alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten umgehen, müssen regelmäßig zum Datenschutz geschult werden. Besonders wichtig: korrekter Umgang mit Bonitätsdaten, keine unbefugte Weitergabe von Eigentümerinformationen, Umgang mit Besichtigungsterminen und Fotografien.
• Exposés datenschutzkonform gestalten — Prüfen Sie alle Fotos auf persönliche Informationen der Bewohner. Schwärzen Sie persönliche Gegenstände, Fotos und Namensschilder. Veröffentlichen Sie keine genaue Adresse ohne Zustimmung des Eigentümers.
• Mietinteressenten-Fragebögen überprüfen — Stellen Sie sicher, dass Ihre Fragebögen nur zulässige Fragen enthalten und keine diskriminierenden Merkmale abfragen. Informieren Sie über die Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DSGVO direkt auf dem Fragebogen.

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Zertifizierte Datenschutzexperten. DATUREX GmbH, Dresden.