Datenschutzbeauftragter Steuerberater

Spezialisierte DSGVO-Compliance für Unternehmen in Dresden & Sachsen.

Spezialisierte Fachkenntnis für Steuerberater in Dresden & Sachsen.

Steuerberater und Steuerkanzleien gehören zu den Berufsgruppen, die in besonderem Maße mit vertraulichen Daten arbeiten. Mandantenakten enthalten Einkommensverhältnisse, Vermögenswerte, Bankverbindungen, Steueridentifikationsnummern und häufig auch persönliche Lebensumstaende. Diese Informationen unterliegen nicht nur dem Datenschutzrecht, sondern zusätzlich dem strafrechtlich geschützten Berufsgeheimnis nach Paragraph 203 StGB. Ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht kann neben DSGVO-Bußgeldern auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Die Digitalisierung der Steuerberatung — von DATEV-Systemen über digitale Mandantenportale bis hin zur elektronischen Steuererklärung — schafft neue Angriffsflaechen und erhöhte Compliance-Anforderungen. Gerade kleinere und mittlere Kanzleien verfügen oft nicht über die internen Ressourcen, um einen Datenschutzbeauftragten hauptamtlich zu beschaeftigen. Ein externer Datenschutzbeauftragter von DATUREX bringt das noetige Fachwissen an der Schnittstelle von Steuerrecht, Berufsrecht und Datenschutzrecht mit.

Wir unterstützen Steuerkanzleien in Dresden und ganz Sachsen bei der DSGVO-konformen Gestaltung ihrer Prozesse — von der Mandantenaufnahme über die Datenverarbeitung in DATEV bis hin zur sicheren Kommunikation mit Finanzaemtern und Mandanten.

Warum braucht Steuerberater einen Datenschutzbeauftragten?

Die DSB-Pflicht für Steuerkanzleien ergibt sich primaer aus Paragraph 38 Abs. 1 BDSG: Sobald mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschaeftigt sind, muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden. Außerdem unterliegen Steuerberater als Berufsgeheimnistraeger dem Paragraph 203 StGB, der die unbefugte Offenbarung von Mandantengeheimnissen unter Strafe stellt. Diese doppelte Verpflichtung — datenschutzrechtlich und strafrechtlich — macht professionellen Datenschutz für Steuerkanzleien besonders wichtig.

Typische Datenschutz-Herausforderungen in Steuerberater

Schutz der Mandantenakte: Zugriffskontrolle auf Einkommens-, Vermoegens- und Steuerdaten gemaess Art. 32 DSGVO und Paragraph 203 StGB
DATEV-Datenschutz: Sichere Konfiguration von DATEV Unternehmen online, DATEVasp und SmartCard-Authentifizierung
Digitale Mandantenportale: Datenschutzkonforme Gestaltung der elektronischen Belegübergabe und Kommunikation
Aufbewahrungsfristen: Abstimmung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (6-10 Jahre) mit datenschutzrechtlichen Löschpflichten
Drittland-Transfers: DSGVO-konforme Nutzung von Cloud-Diensten und internationalen Softwareanbietern in der Kanzlei

DSGVO-Checkliste für Steuerberater

Diese Checkliste hilft Steuerkanzleien, die wichtigsten DSGVO-Anforderungen systematisch umzusetzen und den besonderen Schutzanforderungen des Berufsgeheimnisses gerecht zu werden:

Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) mit allen Mandantendaten-Verarbeitungen erstellen und pflegen
Mandanten-Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO bei Mandatsübernahme erfüllen
Auftragsverarbeitungsvertraege mit DATEV, IT-Dienstleistern und Cloud-Anbietern abschließen
Zugriffskontrollkonzept für Mandantenakten: Wer darf welche Mandantendaten einsehen?
DATEV-Berechtigungen prüfen: SmartCard-Zuordnung, Benutzerrechte in DATEV Unternehmen online
Verschluesselung der E-Mail-Kommunikation mit Mandanten und Finanzaemtern einrichten
Datenschutzschulungen für Kanzleimitarbeiter durchführen — inkl. Paragraph 203 StGB Sensibilisierung
Löschkonzept erstellen: Abstimmung steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen mit DSGVO-Löschpflichten
Notfallplan für Datenschutzvorfaelle (Data Breach) mit Meldepflicht-Bewertung nach Art. 33/34 DSGVO
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO dokumentieren und regelmäßig überprüfen

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter für Steuerberater?

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten haengen bei Steuerkanzleien von mehreren Faktoren ab: Kanzleigröße und Mitarbeiterzahl, Anzahl der Mandanten und Datenvolumen, eingesetzte IT-Systeme (DATEV, Cloud-Lösungen, Mandantenportale) sowie der aktuelle Stand der DSGVO-Compliance. Einzelkanzleien mit wenigen Mitarbeitern haben einen geringeren Betreuungsaufwand als größere Sozietaeten mit mehreren Standorten und hunderten Mandanten.

Im Vergleich zu einem internen DSB entfallen bei der externen Lösung Kosten für Fortbildungen, Fachliteratur und die anteilige Arbeitszeit. Zudem bringt ein externer DSB Erfahrung aus verschiedenen Kanzleien mit und kennt branchenuebliche Best Practices. DATUREX bietet massgeschneiderte Datenschutzlösungen für Steuerkanzleien — vereinbaren Sie eine kostenlose Erstberatung für ein individuelles Angebot.

Paragraph 38 BDSG und die Auswirkung auf Steuerberater

Nach aktuellem Stand (März 2026) verpflichtet Paragraph 38 Abs. 1 BDSG Unternehmen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten. Es ist eine Gesetzesänderung geplant, die diese Schwelle anheben oder Paragraph 38 vollständig streichen könnte.

Sollte Paragraph 38 BDSG entfallen, würde die DSB-Pflicht für Steuerberater nur noch bestehen, wenn Art. 37 DSGVO direkt anwendbar ist — also bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder systematischer Überwachung. Für größere Kanzleien mit Kerntätigkeit in der Verarbeitung von Finanzdaten kann Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO weiterhin greifen. Kleine Einzelkanzleien mit weniger als 20 Mitarbeitern wären hingegen möglicherweise nicht mehr gesetzlich verpflichtet.

Unabhaengig von der gesetzlichen Pflicht empfehlen wir Steuerberatern, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen — der professionelle Umgang mit Mandantendaten und Steuergeheimnissen schützt vor Bußgeldern, strafrechtlichen Konsequenzen nach Paragraph 203 StGB und stärkt das Vertrauen Ihrer Mandanten.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für Steuerberater

In der Regel ist für Steuerberater keine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich. Die Verarbeitung von Mandantendaten in einer Steuerkanzlei stellt zwar eine regelmäßige und umfangreiche Tätigkeit dar, erreicht aber typischerweise nicht die Schwelle der systematischen umfangreichen Überwachung oder der Verarbeitung besonderer Kategorien in grossem Umfang. Ausnahmen können bei sehr grossen Kanzleien mit automatisierter Profilerstellung oder Scoring-Verfahren bestehen.

Häufige Fragen: Datenschutzbeauftragter für Steuerberater

Braucht eine Steuerkanzlei einen Datenschutzbeauftragten?

Ja, wenn mindestens 20 Personen in der Kanzlei regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten (Paragraph 38 BDSG). Dazu zaehlen alle Mitarbeiter, die Zugriff auf Mandantendaten haben — also Steuerberater, Steuerfachangestellte, Sekretariat und IT-Personal.

Wie verhält sich die steuerliche Schweigepflicht zum Datenschutz?

Die Verschwiegenheitspflicht nach Paragraph 203 StGB und der Datenschutz nach DSGVO ergaenzen sich. Paragraph 203 StGB schützt das Vertrauensverhältnis zwischen Steuerberater und Mandant strafrechtlich. Die DSGVO regelt den technisch-organisatorischen Schutz personenbezogener Daten. Ein Verstoß gegen Datenschutzvorschriften kann gleichzeitig eine Verletzung der Schweigepflicht darstellen.

Darf der externe DSB Zugang zu Mandantenakten haben?

Ja, der externe Datenschutzbeauftragte darf im Rahmen seiner Prüfungstätigkeiten Zugang zu Mandantendaten erhalten. Er unterliegt selbst der Verschwiegenheitspflicht und muss entsprechend verpflichtet werden. Der DSB benoetigt diesen Zugang, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften wirksam kontrollieren zu können.

Welche besonderen DATEV-Datenschutzanforderungen gibt es?

DATEV-Systeme erfordern eine sorgfaeltige Berechtigungsverwaltung: SmartCard-Zuordnung pro Mitarbeiter, rollenbasierte Zugriffsrechte in DATEV Unternehmen online und die sichere Konfiguration der Schnittstelle zum Finanzamt (ELSTER). Zusaetzlich müssen Auftragsverarbeitungsvertraege mit DATEV geschlossen werden.

Was passiert bei einem Datenschutzvorfall in der Kanzlei?

Bei einer Datenpanne — etwa einem Hackerangriff oder versehentlichen Versand von Mandantendaten — muss innerhalb von 72 Stunden die zuständige Aufsichtsbehörde informiert werden (Art. 33 DSGVO). Zudem kann eine Benachrichtigung der betroffenen Mandanten erforderlich sein. Ein externer DSB unterstützt bei der Bewertung des Risikos und der Abwicklung der Meldepflichten.

Kostenlose Erstberatung für Steuerberater

Als Steuerkanzlei stehen Sie vor der besonderen Herausforderung, Datenschutzrecht und Berufsgeheimnis gleichzeitig zu erfüllen. DATUREX kennt die spezifischen Anforderungen von Steuerkanzleien — von DATEV-Compliance über Mandantenportal-Sicherheit bis hin zur Abstimmung von Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten. Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Erstberatung und erfahren Sie, wie wir Ihre Kanzlei datenschutzkonform aufstellen.

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Unsere Datenschutz-Leistungen für Steuerberater

Mandantendaten und Berufsgeheimnis

Steuerberater unterliegen neben der DSGVO einem besonderen Berufsgeheimnis nach § 57 StBerG und § 203 StGB. Diese doppelte Verpflichtung — Datenschutz und Berufsgeheimnis — stellt besondere Anforderungen an den Umgang mit Mandantendaten.

Umfang der geschützten Daten

Das Berufsgeheimnis schützt alle Informationen, die dem Steuerberater im Rahmen des Mandatsverhältnisses bekannt werden. Dies umfasst nicht nur die steuerlichen Daten (Einkommensverhältnisse, Vermögenswerte, Geschäftsgeheimnisse), sondern auch die bloße Tatsache, dass ein Mandatsverhältnis besteht. Eine Verletzung des Berufsgeheimnisses ist nach § 203 StGB mit bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe bedroht.

Auftragsverarbeitung und Berufsgeheimnis

Wenn Steuerberater externe Dienstleister einsetzen (Cloud-Anbieter, IT-Service, Aktenvernichtung), müssen sie neben der AVV nach Art. 28 DSGVO auch die berufsrechtlichen Anforderungen beachten. Seit der Reform des § 203 StGB im Jahr 2017 ist die Einschaltung externer Dienstleister unter bestimmten Voraussetzungen zulässig — der Dienstleister muss jedoch zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.

Besondere Sorgfaltspflichten

E-Mail-Kommunikation: Mandantendaten sollten nur verschlüsselt per E-Mail versandt werden. Mindestens eine Transportverschlüsselung (TLS) ist erforderlich, bei besonders sensiblen Daten empfehlen wir eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Telefonische Auskünfte: Auskünfte über Mandantenangelegenheiten dürfen telefonisch nur an den Mandanten selbst oder ausdrücklich bevollmächtigte Personen erteilt werden. Eine Identitätsprüfung ist zwingend
Kanzleiräume: Mandantenakten dürfen nicht für andere Mandanten oder Besucher einsehbar sein. Bildschirme müssen bei Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt werden

Digitale Kanzlei: DATEV, Cloud und Datenschutz

Die Digitalisierung der Steuerberatung schreitet rasant voran. DATEV, Cloud-Lösungen und digitale Belegerfassung sind aus dem modernen Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken — stellen aber erhebliche Anforderungen an den Datenschutz.

DATEV und Datenschutz

DATEV ist der mit Abstand am häufigsten genutzte Software-Anbieter in der Steuerberatung. Aus Datenschutzsicht ist DATEV als Auftragsverarbeiter einzustufen, wenn Daten in der DATEV-Cloud verarbeitet werden (z.B. DATEV Unternehmen online, DATEVasp). DATEV stellt hierfür eine standardisierte AVV bereit. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert sind.

Dennoch gibt es Datenschutzthemen bei der DATEV-Nutzung:

Berechtigungskonzept: Nicht jeder Kanzleimitarbeiter sollte Zugriff auf alle Mandanten haben. DATEV bietet granulare Berechtigungseinstellungen, die konsequent genutzt werden sollten
DATEV SmartLogin: Die Zwei-Faktor-Authentifizierung sollte für alle Mitarbeiter aktiviert sein
Mandantenzugang über DATEV Unternehmen online: Mandanten müssen über die Datenverarbeitung bei DATEV informiert werden

Cloud-Lösungen in der Steuerkanzlei

Neben DATEV setzen viele Kanzleien zusätzliche Cloud-Dienste ein — von Microsoft 365 über Slack bis zu spezialisierten Dokumentenmanagementsystemen. Für jeden dieser Dienste gilt:

AVV nach Art. 28 DSGVO erforderlich
Prüfung, ob Daten in Drittländer übertragen werden
Sicherstellung, dass die berufsrechtliche Verschwiegenheit gewahrt bleibt
Dokumentation im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Digitale Belegerfassung und Archivierung

Die digitale Belegerfassung über Apps und Scanner ersetzt zunehmend den klassischen Pendelordner. Datenschutzrechtlich ist sicherzustellen, dass die Belege verschlüsselt übertragen und die GoBD-Anforderungen an die revisionssichere Archivierung erfüllt werden. Mandanten müssen darüber informiert werden, wie ihre Belege digital verarbeitet und gespeichert werden.

Häufig gestellte Fragen zum Datenschutz für Steuerberater

Braucht jede Steuerkanzlei einen Datenschutzbeauftragten?

In der Praxis fast immer. Die Benennungspflicht besteht nach § 38 BDSG, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Auch kleinere Kanzleien können betroffen sein, wenn sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen müssen — etwa bei umfangreichem Profiling oder der Verarbeitung besonders sensibler Finanzdaten. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist für Steuerkanzleien ideal, da er unabhängig beraten kann und kein Interessenkonflikt mit dem Kanzleibetrieb besteht.

Dürfen Steuerberater Mandantendaten per E-Mail versenden?

Ja, aber nur unter Einhaltung angemessener Sicherheitsmaßnahmen. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt mindestens eine Transportverschlüsselung (TLS 1.2 oder höher). Bei besonders sensiblen Daten — etwa Steuerbescheiden, Lohnabrechnungen oder Finanzdaten — ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung empfehlenswert. DATEV bietet hierfür die E-Mail-Verschlüsselung über DATEVnet an. Alternativ können sichere Mandantenportale wie DATEV Unternehmen online oder Addison OneClick genutzt werden.

Was gilt bei einem Kanzleiverkauf oder einer Kanzleiübernahme?

Bei einer Kanzleiübertragung müssen alle Mandanten individuell über den Inhaberwechsel informiert und um Einwilligung in die Datenweitergabe an den Nachfolger gebeten werden. Das Berufsgeheimnis gilt auch gegenüber dem Kanzleinachfolger, solange keine ausdrückliche Entbindung durch den Mandanten vorliegt. In der Praxis empfehlen wir, die Mandanten frühzeitig zu informieren und ein standardisiertes Zustimmungsverfahren durchzuführen.

Datenschutz für Ihre Steuerkanzlei — kompetent und praxisnah

Als externer Datenschutzbeauftragter für Steuerberater in Sachsen verstehen wir die besonderen Anforderungen an die Verbindung von Datenschutz und Berufsgeheimnis. Ob DATEV-Konfiguration, Cloud-Sicherheit oder Mandantenkommunikation — wir sorgen dafür, dass Ihre Kanzlei alle datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Anforderungen erfüllt. Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Erstgespräch.