Telefonate aufnehmen – datenschutzkonform?

Zuletzt aktualisiert am 1. Juni 2026

Viele Unternehmen ziehen regelmäßig wertvolle Informationen aus der Kommunikation mit den Kunden. Nicht selten werden diese Informationen über Telefonate gewonnen. Um diese Informationen zu sichern, bietet es sich zum Beispiel an, Telefonate aufzunehmen. Doch ist dies datenschutzkonform?

Rechtsgrundlage in der DSGVO

Grundsätzlich fordert die DSGVO zunächst, dass der Gesprächspartner (meist der Kunde) einer Aufnahme des Telefonates zustimmen muss (Art. 6 I 1 lit. a DSGVO).

Soll ein Kundengespräch aufgezeichnet werden, muss der Kunde zu Beginn des Telefonates zustimmen. Diese Einwilligung muss explizit und ausdrücklich erfolgen. Zum Beispiel dadurch, dass der Kunde eine Taste drückt oder „ja“ sagt. Der Hinweis auf eine Durchführung einer Aufnahme, wenn der Kunde nicht widersprechen sollte, ist damit nicht datenschutzkonform. Außerdem muss diese Einwilligung des Kunden frei widerrufbar sein und der Kunde ist darauf auch hinzuweisen. Eines expliziten Hinweises bedarf es daneben zusätzlich auch, wenn besonders sensible Daten im Verlauf des Gespräches vorkommen. Auf diese sensiblen Daten muss sich die Einwilligung dann auch explizit beziehen (Art. 9 II lit. a DSGVO).

Art und Weise der Aufnahme von Telefonaten

Die Regelungen zur Einwilligung bedeuten noch nicht, dass automatisch potentiell jedes Kundengespräch aufgezeichnet werden darf. Vielmehr bedarf es gewisser Anforderungen für die Aufzeichnung. Nach der DSGVO ist eine Aufzeichnung von Telefonaten nur stichprobenartig und nur wenn es besondere Gründe dafür gibt (zum Beispiel Einarbeitung von Mitarbeitern oder Qualitätssicherung) zulässig.

Zudem ist einiges zu beachten, was die technischen Vorrichtungen zur Aufnahme von Telefonaten betrifft. Die Software, die zur Aufzeichnung eingesetzt wird, ist zunächst kontrollpflichtig (§ 4 V Nr. 2 BDSG). Zudem ist sie durch den Betriebsrat mitbestimmungspflichtig (§ 87 I Nr. 6 BetrVG). Die Software, die eingesetzt werden soll, muss zudem gerade für den Zweck der Aufnahme von Telefonaten zugelassen sein. Außerdem müssen die Mitarbeiter, die das Telefonat führen, die Möglichkeit haben, die Aufnahme zu unterbrechen.

Werden weitere Analysetools eingesetzt (zum Beispiel zur Stimmanalyse) bedarf dies einer eigenen datenschutzrechtlichen Prüfung.

Wird über die Aufnahme der Telefonate Dritten der Zugang zu personenbezogenen Daten ermöglicht, muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegen.

Zudem müssen Speicherfristen für die Aufzeichnungen festgelegt sein.

Für die Aufzeichnung von Videoanrufen oder Online Events gelten noch speziellere Regelungen.

Folgen bei datenschutzverletzender Aufnahme von Telefonaten

Neben einer großen Schädigung des Rufes erwarten Unternehmen, die die Aufnahme von Telefonaten nicht datenschutzkonform vornehmen, viele rechtliche Konsequenzen, die nicht zu unterschätzen sind.

Zum einen kann dieses Vorgehen ein Strafverfahren zur Folge haben. § 201 StGB stellt nämlich die Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes unter Strafe. Außerdem ist so das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Kunden verletzt (Art. 2 I iVm Art. 1 I GG).

Zudem stellt ein solches Vorgehen eine unzulässige Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Diese kann zu einem hohen Bußgeld führen (Art. 83 DSGVO).

Fazit

Die Aufnahme von Telefonaten ist nur in bestimmten Fällen datenschutzrechtlich zulässig. Zudem ist jedes Mal eine Einwilligung des Gesprächspartners einzuholen, die je nach Gesprächsinhalt besondere Anforderungen erfüllen muss. Auch ist auf die richtige Auswahl und Handhabung von Aufnahmesoftware zu achten. Eine Nichtbeachtung dieser datenschutzrechtlichen Regelungen kann zu schwerwiegenden juristischen, finanziellen und wirtschaftlichen Folgen führen.

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Rechtsgrundlagen für die Aufzeichnung von Telefonaten

Die Aufzeichnung von Telefonaten berührt gleich mehrere Rechtsgebiete: Neben der DSGVO sind auch das Telekommunikationsgesetz (TKG), das Strafrecht (§ 201 StGB — Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten. Eine rechtswidrige Aufzeichnung kann nicht nur Bußgelder nach der DSGVO nach sich ziehen, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen haben.

Grundsätzlich gilt: Die heimliche Aufnahme eines Telefonats ist in Deutschland nach § 201 StGB strafbar und wird mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder einer Geldstrafe geahndet. Ausnahmen bestehen nur in sehr engen Grenzen, etwa im Rahmen berechtigter Notwehr oder bei bestimmten behördlichen Maßnahmen.

Einwilligung als Rechtsgrundlage

Die sicherste Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung von Telefonaten ist die ausdrückliche Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung muss vor Beginn der Aufzeichnung eingeholt werden und freiwillig, informiert und unmissverständlich sein. In der Praxis wird dies häufig durch eine automatisierte Ansage zu Beginn des Gesprächs umgesetzt, die den Anrufer über die Aufzeichnung informiert und ihm die Möglichkeit gibt, der Aufnahme zu widersprechen.

Wichtig ist dabei, dass die bloße Fortsetzung des Gesprächs nach einer Hinweisansage nicht automatisch als Einwilligung gilt. Die Aufsichtsbehörden fordern vielmehr eine aktive Zustimmung — etwa durch Drücken einer Taste oder eine mündliche Bestätigung.

Besondere Regelungen für Call Center und Qualitätssicherung

In Call Centern und Kundenservice-Abteilungen werden Telefonate häufig zu Qualitätssicherungszwecken oder zu Schulungszwecken aufgezeichnet. Hierfür kann neben der Einwilligung auch ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht kommen — allerdings nur, wenn die Interessen der Betroffenen nicht überwiegen und eine Interessenabwägung dokumentiert wurde.

Bei der Aufzeichnung von Telefonaten im Beschäftigungskontext — etwa Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern — gelten zusätzlich die Regelungen des Beschäftigtendatenschutzes nach § 26 BDSG. Eine Aufzeichnung ist hier nur in engen Grenzen zulässig und erfordert in der Regel eine Betriebsvereinbarung oder die Zustimmung des Betriebsrats.

Aufbewahrung und Löschung von Gesprächsaufzeichnungen

Aufgezeichnete Telefonate dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Sobald der Zweck der Aufzeichnung erfüllt ist — etwa nach Abschluss der Qualitätsauswertung oder nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen — müssen die Aufnahmen gemäß Art. 17 DSGVO gelöscht werden. Ein dokumentiertes Löschkonzept als Teil des Verarbeitungsverzeichnisses ist dabei nötig.

Die DATUREX GmbH berät Unternehmen in Dresden und ganz Sachsen bei der datenschutzkonformen Gestaltung von Telefonaufzeichnungen und der Erstellung der erforderlichen Datenschutzdokumentation.

Datenschutzinformation und Transparenzpflichten

Unabhängig von der gewählten Rechtsgrundlage müssen Unternehmen, die Telefonate aufzeichnen, ihre Transparenzpflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllen. Die Betroffenen müssen vor der Aufzeichnung über den Verantwortlichen, den Zweck der Aufzeichnung, die Rechtsgrundlage, die Speicherdauer und ihre Rechte informiert werden. In der Praxis geschieht dies meist durch eine telefonische Ansage zu Beginn des Gesprächs.

Außerdem müssen die Aufzeichnungen im Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO dokumentiert werden. Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft über gespeicherte Aufzeichnungen zu verlangen und unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung zu fordern. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie solche Anfragen innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat beantworten können.

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