Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter?

Zuletzt aktualisiert am 13. August 2026

Kernaussage: Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet Unternehmen eine professionelle, kosteneffiziente und rechtssichere Lösung zur Erfüllung ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten. Durch seine Spezialisierung, Branchenerfahrung und ständige Weiterbildung gewährleistet er einen Datenschutz auf höchstem Niveau, ohne das Tagesgeschäft des Unternehmens zu belasten.

Die DSGVO regelt in den Art. 37 ff alles zum Datenschutzbeauftragten, dessen Bestellung für viele Unternehmen verpflichtend ist. Dabei kann es sich bei dem Datenschutzbeauftragten sowohl um einen Beschäftigten des datenschutzrechtlich Verantwortlichen handeln (interner Datenschutzbeauftragter) als auch um einen außenstehenden Dienstleister (externer Datenschutzbeauftragter), Art. 37 VI DSGVO.

Aktualisierung 2026: Dieser Artikel wurde aktualisiert und beruecksichtigt aktuelle Entwicklungen wie die NIS-2-Richtlinie, die zusaetzliche Cybersicherheitspflichten schafft und die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten weiter staerkt, sowie die schrittweise Anwendung der KI-Verordnung (AI Act).

Doch wie genau arbeitet ein externer Datenschutzbeauftragter eigentlich und warum ist er so empfehlenswert? Das alles erfahren Sie hier.

Aufgaben eines (externen) Datenschutzbeauftragten

Egal ob interner oder externer Datenschutzbeauftragter: Beide erfüllen dieselben Aufgaben im Sinne der DSGVO. Ein Datenschutzbeauftragter dient der effektiven Selbstkontrolle des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters bei der Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Dabei liegt sein Wirkungskreis innerhalb der Organisation des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters.

Ein Datenschutzbeauftragter muss die Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzen, die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind, Art. 37 V i.V.m. Art. 39 I lit. a DSGVO. Das meint, dass der Datenschutzbeauftragte neben EDV-Grundkenntnissen und allgemeinen rechtlichen sowie speziell datenschutzrechtlichen Kenntnissen auch Kompetenzen im sozialen und organisatorischen Bereich haben sollte. Zudem ist eine Vertrautheit mit den Aufgaben, Strukturen und Funktionsweisen des Unternehmens notwendig.

In seiner Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter ist derjenige dann unmittelbar der höchsten Managementebene unterstellt, Art. 38 III 3 DSGVO. Derjenige muss frühzeitig in alle Prozesse eingebunden werden, die den Datenschutz betreffen könnten (Art. 38 I DSGVO) und darf nicht wegen seiner Aufgabe als Datenschutzbeauftragter benachteiligt werden (Art. 38 III 2 DSGVO).

Die Hauptaufgabe des Datenschutzbeauftragten ist es, darauf hinzuwirken, dass die Regelungen des Datenschutzrechtes eingehalten werden, Art. 39 I lit. b DSGVO. Dieser Aufgabe kommt er hauptsächlich in der Form einer Aufsicht nach. Da der Datenschutzbeauftragte vertraglich mit dem Verantwortlichen verbunden ist (Arbeits- oder anderer Dienstvertrag), hat er dabei auch dessen Interessen zu berücksichtigen. Er kann im Unternehmen auch andere Aufgaben wahrnehmen, solange dies nicht zu einem Interessenkonflikt führt, Art. 38 VI DSGVO.

Zusätzlich erstellt der Datenschutzbeauftragte regelmäßige Berichte über den Stand des Datenschutzes im Unternehmen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung. Er prüft neue Verarbeitungstätigkeiten auf ihre datenschutzrechtliche Zulässigkeit und bewertet die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen. Bei der Einführung neuer Technologien oder Geschäftsprozesse wirkt er darauf hin, dass der Datenschutz von Anfang an berücksichtigt wird (Privacy by Design).

Ein Datenschutzbeauftragter wirkt gegenüber dem Verantwortlichen und den anderen im Unternehmen Beschäftigten nicht nur beratend, sondern auch schulend. Außerdem arbeitet er mit der jeweiligen Datenschutzbehörde zusammen. Zudem können sich betroffene Personen mit datenschutzrechtlichen Anliegen an ihn wenden.

Arbeitsweise eines externen Datenschutzbeauftragten

Der externe Datenschutzbeauftragte wird vom Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter (der einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss) im Rahmen eines Dienstvertrages beauftragt. Er übernimmt alle oben genannten Aufgaben, die ein Datenschutzbeauftragter zu übernehmen hat, ohne aber selbst im Unternehmen anderweitige Aufgaben zu übernehmen.

Ein externer Datenschutzbeauftragter hat sich auf den Bereich des Datenschutzes spezialisiert, ist dort zertifiziert und betreut meist mehrere Unternehmen gleichzeitig, was ihm viel Praxiserfahrung und eine hohe Vernetztheit bringt. Auch ist er immer auf dem neusten Stand in seinem Fachbereich.

Die Kontaktdaten eines externen Datenschutzbeauftragten werden genauso wie bei jedem anderen Datenschutzbeauftragten in der Datenschutzerklärung des Unternehmens hinterlegt. So können sich Datenschutzbehörden und betroffenen Personen direkt an diesen wenden, ohne dass das Unternehmen dadurch einen Mehraufwand hat.

Abgrenzung zum Informationssicherheitsbeauftragten

In der Praxis wird der Datenschutzbeauftragte häufig mit dem Informationssicherheitsbeauftragten verwechselt oder gleichgesetzt. Beide Rollen haben zwar Berührungspunkte, unterscheiden sich aber grundsätzlich in ihrem Fokus. Während der Datenschutzbeauftragte den Schutz personenbezogener Daten nach DSGVO und BDSG sicherstellt, konzentriert sich der Informationssicherheitsbeauftragte auf den Schutz aller Informationen — unabhängig davon, ob ein Personenbezug vorliegt. Die Zusammenarbeit beider Funktionen ist für ein vollständiges Sicherheitskonzept wichtig, da sich die Aufgabenbereiche ergänzen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann diese Schnittstelle besonders gut bedienen, wenn er zugleich über Kenntnisse in der Informationssicherheit verfügt und beide Perspektiven in seine Beratung einfließen lässt.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Unternehmen steht es frei, ob sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten benennen.

Wählt man einen internen Mitarbeiter, kommt ein hoher Schulungsaufwand auf denjenigen zu. Zudem muss derjenige regelmäßig weitergebildet werden und es fallen so zusätzliche Kosten bei weniger Arbeitskraft für die eigentlichen Aufgaben an. Wegen dieses Aufwandes ist der Posten unter Mitarbeitern meist sehr unbeliebt. Außerdem ist es für Interne oft schwierig, einen Überblick über das gesamte Unternehmen zu behalten und so ihrer Aufgabe auch effektiv nachkommen zu können.

Wählt man dagegen einen Externen, kann man sich auf dessen zertifizierte Expertise verlassen und muss sich nicht um Weiterbildungen kümmern. Zudem lässt sich mit dem festen Honorar der zusätzliche Aufwand gut abschätzen und in Grenzen halten. Der Externe Datenschutzbeauftragte hat meist einen besseren Überblick und wahrt die Neutralität.

Was für ein Unternehmen die bessere Alternative ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Einen externen Datenschutzbeauftragten zu wählen, ist allerdings die unkomplizierteste Lösung, bei der das Unternehmen mit minimalem Aufwand die beste Besetzung erhält.

Kosten und Wirtschaftlichkeit eines externen Datenschutzbeauftragten

Ein häufiger Grund für die Entscheidung zugunsten eines externen Datenschutzbeauftragten sind die planbaren Kosten. Während bei einem internen Datenschutzbeauftragten neben dem anteiligen Gehalt auch Kosten für Schulungen, Fachliteratur, Zertifizierungen und den Zeitaufwand anfallen, bietet ein externer Datenschutzbeauftragter in der Regel transparente Pauschalgebühren. Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten hängen dabei von der Größe des Unternehmens, der Branche und dem Umfang der Datenverarbeitungen ab.

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist die externe Lösung besonders attraktiv, da die monatlichen Gebühren deutlich unter den Gesamtkosten eines internen Datenschutzbeauftragten liegen. Zudem entfällt das Risiko, dass der interne Datenschutzbeauftragte das Unternehmen verlässt und die gesamte Fachkompetenz abwandert. Ein externer Datenschutzbeauftragter gewährleistet hingegen Kontinuität, da im Falle eines Personalwechsels beim Dienstleister eine strukturierte Übergabe erfolgt.

Aktuelle Herausforderungen für Datenschutzbeauftragte

Die Anforderungen an Datenschutzbeauftragte wachsen stetig. Neben der DSGVO und dem BDSG müssen zunehmend auch branchenspezifische Regelungen, das Telekommunikations-Telemedien-Datenschutzgesetz (TDDDG, ehemals TTDSG) sowie die europäische KI-Verordnung (AI Act) berücksichtigt werden. Die schrittweise Anwendung des AI Act seit 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen bei der datenschutzkonformen Nutzung von KI-Systemen.

Auch die NIS-2-Richtlinie, die die Cybersicherheitsanforderungen für Unternehmen in kritischen Sektoren erheblich verschärft, hat Auswirkungen auf die Arbeit des Datenschutzbeauftragten. Viele Unternehmen fallen erstmals in den Anwendungsbereich solcher Cybersicherheitsvorschriften und benötigen professionelle Unterstützung bei der Umsetzung der neuen Anforderungen.

Praktische Zusammenarbeit mit dem externen Datenschutzbeauftragten

Die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten gestaltet sich in der Praxis unkompliziert. In der Regel beginnt die Zusammenarbeit mit einer Bestandsaufnahme, bei der alle bestehenden Datenverarbeitungsprozesse erfasst und bewertet werden. Darauf aufbauend werden ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt, die technisch-organisatorischen Maßnahmen überprüft und ein Maßnahmenplan entwickelt.

Im laufenden Betrieb steht der externe Datenschutzbeauftragte als Ansprechpartner für alle datenschutzrechtlichen Fragen zur Verfügung. Er übernimmt die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden, unterstützt bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen und führt regelmäßige Schulungen für die Mitarbeiter durch. Auch bei der Einführung neuer Software oder Prozesse wird er frühzeitig eingebunden, um datenschutzrechtliche Risiken zu identifizieren und zu minimieren.

Haftung und Verantwortlichkeit des externen Datenschutzbeauftragten

Ein wichtiger Aspekt bei der Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten ist die Frage der Haftung. Grundsätzlich haftet der Verantwortliche — also das Unternehmen — für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Der externe Datenschutzbeauftragte haftet jedoch im Rahmen seines Dienstvertrags für Pflichtverletzungen, etwa wenn er eine offensichtlich rechtswidrige Verarbeitung nicht beanstandet oder fehlerhafte Empfehlungen ausspricht.

Professionelle externe Datenschutzbeauftragte verfügen in der Regel über eine Berufshaftpflichtversicherung, die finanzielle Risiken aus Beratungsfehlern abdeckt. Dies ist ein weiterer Vorteil gegenüber einem internen Datenschutzbeauftragten, der bei Fehlern arbeitsrechtlich kaum zur Verantwortung gezogen werden kann und zudem einen besonderen Kündigungsschutz genießt.

Die klare vertragliche Regelung der Aufgaben, Pflichten und Haftung im Dienstvertrag ist daher für beide Seiten von großer Bedeutung. Der Dienstvertrag sollte den Umfang der Tätigkeit, die Reaktionszeiten, die Vertretungsregelung sowie die Vergütung transparent und nachvollziehbar regeln.

Der externe Datenschutzbeauftragte ist zudem verpflichtet, sich regelmäßig weiterzubilden und seine Fachkunde auf dem aktuellen Stand zu halten. Seriöse Anbieter weisen ihre Qualifikation durch anerkannte Zertifizierungen nach, beispielsweise nach ISO 17024 oder durch den TÜV. Unternehmen sollten bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten auf solche Nachweise achten und sich über die Referenzen und Erfahrung des Anbieters informieren.

Auch die Erreichbarkeit und Reaktionszeit sind wichtige Auswahlkriterien. Ein guter externer Datenschutzbeauftragter ist bei dringenden Anfragen — etwa bei einer Datenpanne oder einer Anfrage der Aufsichtsbehörde — zeitnah erreichbar und kann schnell handlungsfähige Empfehlungen aussprechen. Die vertragliche Festlegung von Reaktionszeiten gibt beiden Seiten Sicherheit und vermeidet Missverständnisse. Zudem bietet die vertragliche Bindung eines externen Datenschutzbeauftragten auch den Vorteil der Flexibilität: Ist das Unternehmen mit der Leistung nicht zufrieden, kann der Vertrag unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfristen beendet und ein anderer Anbieter beauftragt werden. Bei einem internen Datenschutzbeauftragten ist die Abberufung dagegen an enge gesetzliche Voraussetzungen geknüpft.

Ein wesentlicher Vorteil eines professionellen externen Datenschutzbeauftragten liegt zudem in seiner Branchenexpertise. Durch die Betreuung mehrerer Unternehmen verfügt er über einen breiten Erfahrungsschatz und kann bewährte Lösungsansätze aus anderen Unternehmen einbringen. Dies ermöglicht eine praxisnahe und effiziente Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen, ohne das Tagesgeschäft des Unternehmens unnötig zu belasten.

Sollten Sie über die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten nachdenken, helfen wir Ihnen gerne weiter.

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