Umowa

§ 1 Cel umowy.
Celem umowy jest uregulowanie praw i obowiązków pomiędzy Klientem a Zleceniobiorcą w związku z powołaniem Zleceniobiorcy jako biura podawczego Klienta.

§ 2 Powołanie do Biura Sprawozdawczego
(1) Zleceniodawca wyznacza Zleceniobiorcę jako biuro sprawozdawcze w ramach wypełnienia obowiązku wynikającego z § 12 I 1 HinSchG.
(2) Zleceniodawca potwierdzi zleceniobiorcy oznaczenie osobno w formie tekstowej. Na życzenie Zleceniobiorca może przekazać Zleceniodawcy odpowiedni wzór.
(3) Zleceniodawca przekazuje swoim pracownikom dane kontaktowe zleceniobiorcy wymagane do celów zgłoszeń. Dotyczy to w każdym przypadku numeru telefonu ustanowionego do zgłaszania. Zleceniobiorca przekazuje zleceniodawcy odpowiednie informacje. W związku z tym zleceniobiorca wyraża zgodę na ujawnienie tych informacji.

§ 3 Usługi ogólne Wykonawcy
(1) Usługi Zleceniobiorcy ograniczają się - o ile nie zostanie to dodatkowo uzgodnione w niniejszej umowie lub odrębnie na piśmie między Stronami - do zadań ciążących na Biurze Podawczym zgodnie z §§ 7ff, 13 HinSchG. Są to:
- Obsługa kanałów sprawozdawczych zgodnie z § 16 HinSchG w postaci infolinii (o ile nie uzgodniono inaczej: 035179593513) oraz webapp (o ile nie uzgodniono inaczej: https://hinweisgeberschutz-meldesystem.de/whistleblowing/{FirstWordFromNameOfTheClient}). oraz vlub umieścić punkt kontaktowy (am
Lokalizacja wykonawcy)
- Dokumentacja sprawozdań zgodnie z § 11 HinSchG
- Prowadzenie postępowania zgodnie z § 17 HinSchG
- Podjęcie działań następczych zgodnie z § 18 HinSchG
- Zapewnienie pracownikom jasnych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur sprawozdawczości zewnętrznej i odpowiednich procedur sprawozdawczych instytucji, organów i agencji Unii Europejskiej.
(2) Wykonawca będzie wykonywał zadania Biura Sprawozdawczego zgodnie z zasadami sumiennego wykonywania zawodu. Rodzaj i zakres wykonywania zadań należy do uznania zleceniobiorcy. Zleceniobiorca ustala miejsce pracy i godziny pracy na własną odpowiedzialność, z uwzględnieniem uzasadnionych interesów Zleceniodawcy.
(3) Wykonawca zapewnia, że można się z nim skontaktować telefonicznie w godzinach urzędowania lub poprzez wiadomości na aplikacji internetowej oraz że wiadomości są przetwarzane niezwłocznie w zależności od rodzaju i zakresu wiadomości.
(4) Zleceniodawca zapewnia, że sam wypełnia zadania i obowiązki, które zostały mu powierzone na podstawie HinSchG. Poza usługami wymienionymi w ust. 1 i ewentualnie odrębnie uzgodnionymi, zleceniobiorca nie jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązków wynikających z HinSchG dla zleceniodawcy. W tym zakresie zleceniobiorca jest dostępny do konsultacji jedynie na życzenie zleceniodawcy.
(5) Zleceniobiorca sam zapewnia nabycie i utrzymanie wiedzy fachowej niezbędnej do funkcjonowania biura podawczego (§ 15 II HinSchG).

§ 4 Obowiązki współpracy Klienta
(1) Podmiot zamawiający zapewni, że pracownicy zostaną odpowiednio wcześnie poinformowani o funkcjonowaniu i dostępności infolinii. W tym celu Klient podejmie również odpowiednie środki w ramach swojej organizacji.
(2) Zleceniodawca wyznaczy centralną osobę kontaktową dla Zleceniobiorcy.
(3) Klient poinformuje zleceniobiorcę o wszystkich faktach i okolicznościach niezbędnych do kompletnego opracowania wniosku. Jeśli brakuje informacji, zleceniobiorca wskazuje to klientowi. Zgłoszenie nie może być rozpatrzone niezwłocznie, jeśli brakuje dokumentów, o które prosi zleceniobiorca.

§ 5 Poufność
(1) Zleceniobiorca będzie traktował jako poufne wszystkie informacje otrzymane w związku ze swoją działalnością na rzecz Zleceniodawcy. Zleceniobiorca może wykorzystywać te informacje wyłącznie w celu wypełnienia swoich obowiązków jako biuro sprawozdawcze. Zleceniobiorcy zabrania się wykorzystywania informacji w całości lub w części do innych celów lub udostępniania informacji osobom trzecim.
(2) Obowiązek zachowania poufności obowiązuje w szczególności zgodnie z regulacją § 8f. HinSchG.
(3) Zleceniobiorca jest zobowiązany w takim samym stopniu zobowiązać pracowników i innych pomocników zleceniodawcy do zachowania poufności. Zleceniodawca może zażądać od Zleceniobiorcy dowodu wykonania tego obowiązku.
(4) O ile współpraca osób zewnętrznych jest konieczna lub wymagana do opracowania raportów, Zleceniobiorca może za zgodą Zleceniodawcy przekazać informacje właściwym osobom. Zleceniobiorca zapewni, że odpowiedni odbiorcy informacji traktują je poufnie oraz przetwarzają i wykorzystują je tylko w celach, dla których otrzymali dane.

§ 6 Wynagrodzenie
(1) Działalność Zleceniobiorcy jako biura sprawozdawczego Zleceniodawcy będzie wynagradzana miesięcznym ryczałtem w wysokości opłaty za zakup. Ryczałt miesięczny obejmuje 2 godziny pracy w miesiącu.
(2) Wykonawca sporządza ewidencję wykonywanych przez siebie czynności, zawierającą datę, godzinę, czas trwania czynności oraz krótki opis czynności.
(3) Zleceniobiorca rozlicza zleceniodawcę za wykonaną pracę na początku każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, załączając protokół w rozumieniu ust. 2. Klient powinien zgłosić ewentualne zastrzeżenia do protokołu w rozumieniu ust. 2 w ciągu 10 dni od jego otrzymania przez Zleceniobiorcę. Po upływie tego terminu kontroli, protokół uznaje się co do zasady za zatwierdzony.
(4) Wynagrodzenie będzie wypłacane w terminie 14 dni na konto wskazane przez wykonawcę.
(5) Strony ustalają, że forma tekstowa jest wystarczająca dla faktur od Zleceniobiorcy dla Zleceniodawcy, jak również zapisów zgodnie z ust. 2. Zleceniobiorca przekazuje swoją fakturę wraz z załącznikami pisemnie lub pocztą elektroniczną w formacie PDF.

§ 7 Ochrona danych i bezpieczeństwo informacji
(1) Zleceniobiorca zapewni, że zabezpieczy wszystkie informacje, które uzyska w związku z działalnością na rzecz Klienta przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich w sposób odpowiadający stanowi techniki.
(2) Zwraca się uwagę Zleceniodawcy, że w przypadku komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Internetu nigdy nie można całkowicie wykluczyć, że osoby trzecie mogą uzyskać nieuprawnioną wiedzę o treści komunikacji. Wykonawca oferuje szyfrowaną komunikację za pomocą poczty elektronicznej w oparciu o PGP/OpenPGP lub S/MIME. Klucz publiczny niezbędny do komunikacji zostanie przekazany na żądanie.

§ 8 Termin obowiązywania umowy
(1) Stosunek umowny rozpoczyna się w momencie złożenia zamówienia i ma minimalny czas trwania umowy wynoszący 24 miesiące.
(2) Stosunek umowny może zostać rozwiązany przez każdą ze stron z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego, jednak najwcześniej na koniec minimalnego okresu obowiązywania umowy. Nadzwyczajne prawo wypowiedzenia każdej ze stron pozostaje nienaruszone.
(3) Wypowiedzenie musi być dokonane w formie pisemnej.

§ 9 Ograniczenie odpowiedzialności
(1) Zleceniobiorca zawarł ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu z sumą ubezpieczenia 300.000 € na pojedynczy przypadek. Zleceniobiorca jest zobowiązany do utrzymania ubezpieczenia co najmniej w tej wysokości przez okres trwania niniejszego stosunku umownego. Zleceniodawca może w każdej chwili zażądać od Zleceniobiorcy potwierdzenia tego faktu.
(2) Wykonawca odpowiada bez ograniczeń za wszystkie szkody wyrządzone przez Wykonawcę w przypadku działania umyślnego lub rażącego niedbalstwa.
(3) W przypadku lekkiego niedbalstwa Zleceniobiorca odpowiada bez ograniczeń w przypadku uszkodzenia życia, ciała lub zdrowia.
(4) W pozostałych przypadkach Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność tylko wtedy, gdy naruszył istotne zobowiązania umowne. Istotne zobowiązania umowne definiowane są w skrócie jako zobowiązania, których wypełnienie jest niezbędne do prawidłowego wykonania umowy i na których przestrzeganiu Klient może regularnie polegać. W takich przypadkach odpowiedzialność jest ograniczona do odszkodowania za przewidywalną, typowo występującą szkodę, jednak maksymalnie do wysokości sumy ubezpieczenia określonej w ust. 1.
(5) O ile odpowiedzialność Zleceniobiorcy jest wyłączona lub ograniczona zgodnie z powyższymi postanowieniami, dotyczy to również osób, którym Zleceniobiorca powierzył wykonanie zobowiązania.

§ 10 Postanowienia końcowe
(1) Stosunek umowny między stronami reguluje prawo Republiki Federalnej Niemiec.
(2) Jeżeli poszczególne postanowienia niniejszej umowy są lub staną się nieważne, nie narusza to ważności pozostałych postanowień. Strony zobowiązują się do zastąpienia nieważnego postanowienia ważnym postanowieniem, które będzie jak najbardziej zbliżone do pierwotnego celu.