Contrat

§ 1 Objet du contrat
L'objet du contrat est de régler les droits et obligations entre le donneur d'ordre et le preneur d'ordre dans le cadre de la désignation du preneur d'ordre comme bureau de communication du donneur d'ordre.

§ 2 Désignation comme bureau de communication
(1) Le donneur d'ordre désigne le preneur d'ordre comme bureau de communication dans le cadre de l'exécution de son obligation découlant de l'article 12 I 1 HinSchG.
(2) Le donneur d'ordre confirmera la désignation au preneur d'ordre séparément et par écrit. Sur demande, le preneur d'ordre peut mettre à la disposition du donneur d'ordre un modèle approprié.
(3. Le donneur d'ordre communique à ses employés les coordonnées du contractant nécessaires aux fins des notifications. Cela inclut en tout cas le numéro de téléphone mis en place pour la notification. Le contractant mettra les informations appropriées à la disposition du client. Le contractant est d'accord avec la transmission de ces informations.

§ 3 Prestations générales du contractant
(1) Les prestations du mandataire se limitent - sauf accord supplémentaire dans le présent contrat ou accord écrit séparé entre les parties - aux tâches qui incombent au bureau d'enregistrement conformément aux articles 7 et suivants et 13 de la loi sur la protection des données. Il s'agit des tâches suivantes
- L'exploitation de canaux de signalement conformément au § 16 HinSchG sous la forme d'une hotline (sauf convention contraire : 035179593513) et d'une webapp (sauf convention contraire : https://hinweisgeberschutz-meldesystem.de/whistleblowing/{PremierMotDuNomDuCommanditaire}) ainsi qu'une vor Local Point de contact (am
Lieu d'implantation du contractant)
- La documentation des notifications selon le § 11 HinSchG
- La conduite de procédures selon le § 17 HinSchG
- La prise de mesures de suivi conformément au § 18 HinSchG
- la mise à disposition des employés d'informations claires et facilement accessibles sur les procédures de notification externes et sur les procédures de notification pertinentes des institutions, organes et organismes de l'Union européenne.
(2) Le mandataire exécute les tâches du bureau de communication selon les principes d'une exécution professionnelle consciencieuse. La nature et l'étendue de l'exécution des tâches sont laissées à l'appréciation du contractant. Le contractant détermine sous sa propre responsabilité son lieu de travail et son temps de travail, en tenant compte des intérêts légitimes du donneur d'ordre.
(3) Le contractant veille à être joignable par téléphone ou via l'application web aux heures de bureau habituelles et à ce que les messages soient traités rapidement en fonction de leur nature et de leur volume.
(4) Le client veille à ce qu'il respecte lui-même les tâches et obligations qui lui sont attribuées en vertu de la HinSchG. En dehors des prestations mentionnées au paragraphe 1 et éventuellement convenues séparément, le mandataire n'est pas responsable du respect des obligations découlant de la HinSchG pour le client. Il ne se tient à la disposition du donneur d'ordre qu'à titre de conseil, à la demande de ce dernier.
(5) Le contractant veille lui-même à l'acquisition et au maintien des compétences professionnelles nécessaires à l'exploitation d'un poste d'enregistrement (§ 15 II HinSchG).

§ 4 Obligations de coopération du donneur d'ordre
(1. L'entité adjudicatrice veille à ce que les travailleurs soient correctement et rapidement informés du fonctionnement et de l'accessibilité de la ligne d'urgence. L'entité adjudicatrice prend les mesures nécessaires à cet effet, y compris au sein de son organisation.
(2) Le pouvoir adjudicateur doit désigner un interlocuteur central au contractant.
(3) Le donneur d'ordre communiquera au preneur d'ordre tous les faits et circonstances nécessaires au traitement complet de la demande. Si des informations manquent, le preneur d'ordre en informera le donneur d'ordre. Une notification ne peut pas être traitée en temps utile s'il manque des documents demandés par le preneur d'ordre.

§ 5 Confidentialité
(1. Le contractant traite de manière confidentielle toutes les informations qu'il reçoit dans le cadre de ses activités pour le compte du client. Le contractant ne peut utiliser ces informations qu'aux fins de l'exécution de ses tâches en tant que bureau de communication. Il est interdit au contractant d'utiliser tout ou partie des informations à d'autres fins ou de rendre les informations accessibles à des tiers.
(2) L'obligation de confidentialité s'applique en particulier comme indiqué au § 8f. HinSchG.
(3) Le preneur d'ordre est tenu d'imposer la même obligation de confidentialité à ses employés et autres auxiliaires d'exécution. Le donneur d'ordre peut exiger du preneur d'ordre la preuve de l'exécution de cette obligation.
(4) Dans la mesure où la collaboration de personnes externes est nécessaire ou requise pour le traitement des notifications, le contractant peut, avec l'accord du client, transmettre des informations à des personnes compétentes. Le contractant veille à ce que les destinataires concernés des informations les traitent de manière confidentielle et ne les utilisent qu'aux fins pour lesquelles ils ont reçu les données.

§ 6 Rémunération
(1) L'activité du mandataire en tant que bureau d'enregistrement du mandant est rémunérée par un forfait mensuel correspondant aux frais d'achat. Le forfait mensuel comprend 2 heures de travail par mois.
(2. Le contractant établira des relevés des activités qu'il a effectuées, indiquant la date, l'heure, la durée de l'activité et une brève description de celle-ci.
(3) Le preneur d'ordre facturera au donneur d'ordre les prestations qu'il a fournies au début de chaque mois pour le mois précédent, en y joignant le relevé visé au paragraphe 2. Le donneur d'ordre fera valoir ses objections éventuelles à l'encontre du relevé visé au paragraphe 2 dans les dix jours suivant sa réception par le preneur d'ordre. Passé ce délai, l'enregistrement est en principe considéré comme approuvé.
(4) La rémunération doit être versée dans un délai de 14 jours sur le compte indiqué par le contractant.
(5) Les parties conviennent que la forme textuelle est suffisante pour les factures du preneur d'ordre adressées au donneur d'ordre ainsi que pour les enregistrements visés au paragraphe 2. Le preneur d'ordre transmettra sa facture et ses annexes par écrit ou par e-mail au format PDF.

§ 7 Protection des données et sécurité de l'information
(1) Le contractant veille à ce que toutes les informations qu'il obtient dans le cadre de son activité pour le client soient protégées d'une manière correspondant à l'état de la technique contre un accès non autorisé par des tiers.
(2) L'attention du client est attirée sur le fait que, lors d'une communication électronique via Internet, il ne peut jamais être totalement exclu que des tiers prennent connaissance du contenu de la communication sans y être autorisés. Le fournisseur propose une communication cryptée par e-mail sur la base de PGP/OpenPGP ou S/MIME. La clé publique nécessaire à la communication est transmise sur demande.

§ 8 Durée du contrat
(1) La relation contractuelle débute au moment de la commande et a une durée minimale de 24 mois.
(2) La relation contractuelle peut être résiliée par chacune des parties avec un préavis de trois mois à la fin d'un mois civil, mais au plus tôt à l'expiration de la durée minimale du contrat. Il n'est pas dérogé au droit de résiliation extraordinaire de chaque partie.
(3) La résiliation doit se faire par écrit.

§ 9 Limitation de responsabilité
(1) Le contractant a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle d'un montant de 300.000€ par cas. Le contractant est tenu de maintenir l'assurance au moins à ce niveau pour la durée de la présente relation contractuelle. Le donneur d'ordre peut à tout moment demander au preneur d'ordre de lui en fournir la preuve.
(2) En cas de faute intentionnelle ou de négligence grave, la responsabilité du contractant est illimitée pour tous les dommages causés par le contractant.
(3) En cas de négligence légère, la responsabilité du preneur d'ordre est illimitée en cas d'atteinte à la vie, à l'intégrité physique ou à la santé.
(4) Par ailleurs, le fournisseur n'est responsable que dans la mesure où il a manqué à une obligation contractuelle essentielle. Les obligations contractuelles essentielles sont celles dont l'exécution est indispensable à la bonne exécution du contrat et dont le client est en droit d'attendre régulièrement le respect. Dans ces cas, la responsabilité est limitée à l'indemnisation des dommages prévisibles et typiques, mais au maximum au montant de la couverture mentionné au paragraphe 1.
(5) Si la responsabilité du preneur d'ordre est exclue ou limitée en vertu des dispositions susmentionnées, cela s'applique également aux auxiliaires d'exécution du preneur d'ordre.

§ 10 Dispositions finales
(1) La relation contractuelle entre les parties est soumise au droit de la République fédérale d'Allemagne.
(2) Si certaines dispositions du présent contrat sont ou deviennent caduques, la validité des autres dispositions n'en est pas affectée. Les parties s'engagent à remplacer une disposition invalide par une disposition valide qui se rapproche le plus possible du but initialement poursuivi.