Szkolenie dla pracowników z zakresu ochrony danych osobowych

Firmy zazwyczaj na co dzień mają do czynienia z danymi osobowymi osób trzecich. W przypadku popełnienia błędów w obsłudze tych danych istnieje ryzyko wysokich kar pieniężnych wynikających z GDPR, a w przypadku naruszeń danych - uszczerbku na reputacji firmy w związku z obowiązkiem raportowania.

Aby tego uniknąć, należy zacząć bezpośrednio od źródła ewentualnych błędów w obsłudze danych osobowych: Od pracowników. Jeśli pracownicy nie są uwrażliwieni na ochronę danych osobowych, poważne błędy zdarzają im się zupełnie niezamierzenie.

O tym, jak i dlaczego należy przeprowadzić takie odczulanie, można dowiedzieć się tutaj.

Szkolenie obecne czy online?

Szczególnie w przypadku szkoleń dla całych działów często preferowane są szkolenia bezpośrednie. Firma rezerwuje dostawcę, który szkoli pracowników wspólnie na miejscu i odpowiada na pytania.

W czasach postępującej cyfryzacji i home office, rozwiązaniem są jednak również szkolenia online lub webinaria (eLearning). Zaletą jest to, że pracownicy mogą być szkoleni niezależnie od swojego aktualnego miejsca pracy i aktywnie uczyć się danego tematu samodzielnie, zamiast po prostu uczestniczyć w kolejnym szkoleniu stacjonarnym. Dodatkowo rozwiązanie to jest bardziej elastyczne i wymaga mniejszej organizacji. Szkolenia online są również odpowiednie zarówno dla dużych, jak i małych grup pracowników do przeszkolenia.

Należy zadbać o to, aby po szkoleniu odbył się krótki test sprawdzający, czy cel nauki został osiągnięty.

Jeśli szukasz odpowiednich szkoleń online, znajdziesz tutaj znalezione.

Jakie treści powinny się w nim znaleźć?

W pierwszej kolejności pracownicy powinni zapoznać się z podstawami ochrony danych osobowych: Jaki jest cel ochrony danych osobowych? Co to są dane osobowe? Którym obowiązkom administratora danych przeciwstawia się jakie prawa osoby, której dane dotyczą? Na co należy zwrócić uwagę przy udzielaniu zgody na przetwarzanie danych? Kiedy można ujawnić dane osobowe? Jakie wymagania techniczne muszą być spełnione? Co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak?

Znajdziesz tu takie tematy jak np. tutaj w pigułce na szkoleniu pracowników online.

Ponadto pracownicy powinni przejść szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych dostosowane do obszaru, w którym pracują. Na przykład w biurze domowym trzeba przestrzegać innych rzeczy niż w biurze firmy, a pracownik w przedszkolu musi zwracać uwagę na inne rzeczy niż pracownik w dziale personalnym.

Można znaleźć szkolenia pracownicze online dostosowane do typowych obszarów i środowisk pracy, np. tutaj.

Czy szkolenia są obowiązkowe?

W rzeczywistości ani w GDPR, ani w BDSG nie ma wyraźnego obowiązku, aby administratorzy danych szkolili swoich pracowników. Jednak niezapewnienie szkolenia ma nieprzyjemne konsekwencje w świetle GDPR:

• Znacznie łatwiej jest spełnić obowiązek rozliczalności wynikający z art. 5 II GDPR, jeśli wszyscy pracownicy zostaną przeszkoleni.
• Poziom ochrony z art. 32 GDPR może być utrzymany tylko wtedy, gdy pracownicy są przeszkoleni i zobowiązani do przestrzegania tego, czego się nauczyli. Jest to szczególnie ważne w przypadku podmiotów przetwarzających, o czym mówi również art. 28 III lit. a GDPR.
• Jeśli dojdzie do naruszenia danych, dowód, że pracownicy przeszli wystarczające szkolenie, może złagodzić sankcje nałożone przez organ nadzorczy.

Jak często powinny odbywać się szkolenia?

Nie ma również regulacji prawnej w tej kwestii. Logiczne jest jednak, że szkolenia z zakresu prawa ochrony danych osobowych muszą być regularnie powtarzane, aby sprawdzić, odświeżyć i zaktualizować stan wiedzy.

Każde szkolenie powinno być udokumentowane i certyfikowane wraz z testem końcowym, aby móc później udowodnić, że szkolenie było wystarczające.

Pamiętaj, aby skonsultować się ze swoim inspektorem ochrony danych, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy i odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą się pojawić.