Szkolenie dla pracowników z zakresu ochrony danych osobowych

Firmy zazwyczaj na co dzień mają do czynienia z danymi osobowymi osób trzecich. W przypadku popełnienia błędów w obsłudze tych danych istnieje ryzyko wysokich kar pieniężnych wynikających z GDPR, a w przypadku naruszeń danych - uszczerbku na reputacji firmy w związku z obowiązkiem raportowania.

Aby tego uniknąć, należy zacząć bezpośrednio od źródła potencjalnych błędów w przetwarzaniu danych osobowych: Pracowników. Czy Pracownicy nie popierający ochrony danych uwrażliwieni, popełniają poważne błędy zupełnie nieświadomie.

O tym, jak i dlaczego należy przeprowadzić takie odczulanie, można dowiedzieć się tutaj.

Szkolenie obecne czy online?

Szczególnie w przypadku szkoleń dla całych działów często preferowane są szkolenia bezpośrednie. Firma rezerwuje dostawcę, który szkoli pracowników wspólnie na miejscu i odpowiada na pytania.

W czasach postępującej cyfryzacji i home office, rozwiązaniem są jednak również szkolenia online lub webinaria (eLearning). Zaletą jest to, że pracownicy mogą być szkoleni niezależnie od swojego aktualnego miejsca pracy i aktywnie uczyć się danego tematu samodzielnie, zamiast po prostu uczestniczyć w kolejnym szkoleniu stacjonarnym. Dodatkowo rozwiązanie to jest bardziej elastyczne i wymaga mniejszej organizacji. Szkolenia online są również odpowiednie zarówno dla dużych, jak i małych grup pracowników do przeszkolenia.

Należy zadbać o to, aby po szkoleniu odbył się krótki test sprawdzający, czy cel nauki został osiągnięty.

Jeśli szukasz odpowiednich szkoleń online, znajdziesz tutaj znalezione.

Jakie treści powinny się w nim znaleźć?

Jako pierwszy krok pracowników z podstawami ochrony danych z którymi należy się zapoznać: Jaki jest cel ochrony danych? Jakie są dane osobowe? Którym obowiązkom administratora sprzeciwiają się prawa osoby, której dane dotyczą? Czego należy przestrzegać w przypadku zgody na przetwarzanie danych? Kiedy można dane osobowe być przekazywane dalej? Jakie wymagania techniczne muszą zostać spełnione? Co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak?

Znajdziesz tu takie tematy jak np. tutaj w pigułce na szkoleniu pracowników online.

Ponadto pracownicy powinni przejść szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych dostosowane do obszaru, w którym pracują. Na przykład w biurze domowym trzeba przestrzegać innych rzeczy niż w biurze firmy, a pracownik w przedszkolu musi zwracać uwagę na inne rzeczy niż pracownik w dziale personalnym.

Można znaleźć szkolenia pracownicze online dostosowane do typowych obszarów i środowisk pracy, np. tutaj.

Czy szkolenia są obowiązkowe?

W rzeczywistości ani w RODO wciąż w BDSG wyraźne zobowiązanie administratorów danych do szkolenia swoich pracowników. Nieprzeprowadzenie szkolenia wiąże się jednak z nieprzyjemnymi konsekwencjami wynikającymi z RODO:

• Znacznie łatwiej jest spełnić obowiązek rozliczalności wynikający z art. 5 II GDPR, jeśli wszyscy pracownicy zostaną przeszkoleni.
• Poziom ochrony z art. 32 GDPR może być utrzymany tylko wtedy, gdy pracownicy są przeszkoleni i zobowiązani do przestrzegania tego, czego się nauczyli. Jest to szczególnie ważne w przypadku podmiotów przetwarzających, o czym mówi również art. 28 III lit. a GDPR.
• Jeśli dojdzie do naruszenia danych, dowód, że pracownicy przeszli wystarczające szkolenie, może złagodzić sankcje nałożone przez organ nadzorczy.

Jak często powinny odbywać się szkolenia?

Nie ma również żadnych regulacji prawnych w tej kwestii. Jednak logiczne jest, że Szkolenie w zakresie ochrony danych muszą być regularnie powtarzane w celu sprawdzenia, odświeżenia i zaktualizowania poziomu wiedzy.

Każde szkolenie powinno być udokumentowane i certyfikowane wraz z testem końcowym, aby móc później udowodnić, że szkolenie było wystarczające.

Przytrzymaj Zawsze należy skonsultować się z inspektorem ochrony danychaby znaleźć optymalne rozwiązanie dla Twojej firmy i odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą się pojawić.