„Bitte nehmen Sie Platz“ – Hinterm Vorhang wird geplaudert

„Bitte nehmen Sie Platz“ – Hinterm Vorhang wird geplaudert

Vielleicht kennt es der eine oder andere. Auch in ländlichen Gebieten bieten Physiotherapeuten oder Kosmetikerinnen ihre vielfältigen Leistungen an. Von der Rückenmassage, Anti-Stress-Behandlung und Fuß-Aromen-Bad ist alles dabei. Das Angebot ist groß und die Termine sind schnell vergeben. Dann ist es soweit, man nimmt den ersten Termin wahr und ist zur vereinbarten Zeit an Ort und Stelle. „Bitte nehmen Sie Platz“ und schon geht die Behandlung los.

Kennenlernen

Nun verbringt man allerdings viel Zeit zusammen und dass ein oder andere interessante Gespräch nimmt seinen Lauf. Es wird über das letzte Sportfest gesprochen und über die ältere Dame von nebenan. Aber auch sehr private Informationen und Details füllen die Gespräche. Da wird der Behandelnde auch schnell zum Seelentröster. Natürlich fühlt man sich in einer freundschaftlichen Atmosphäre gleich viel wohler und kommt gerne wieder. Aber was ist, wenn Andere in der Nähe das ein oder andere Wort aufgegriffen haben? Vielleicht erzählt diese es weiter.

Privatsphäre

Je nach Beschaffenheit der Praxis oder Studios kommt es vor, dass Behandlungen in einem durch Vorhänge, Raffrollos oder andere dekorative Raumteiler voneinander getrennt sind. Die Person nebenan, kann uns zwar nicht sehen, aber auf jeden Fall hören. Das kann durchaus sehr unangenehm werden. Stellen Sie sich vor, Sie machen Ihrem Ärger über ihre Kollegin Luft und nach der Behandlung stellen Sie fest, dass sie direkt neben Ihnen anwesend war. Die Situation ist für beide sehr unangenehm. Selbstverständlich mögen Sie Ihre Kollegin, nur heute war ein stressiger Tag, an dem ohnehin alles zu viel war. Aber wie stimmen sie Ihre Mitstreiterin wieder milde? Noch schlimmer, die Kollegin ist die Schwester Ihrer Physiotherapeutin.

Raumtrennung von Vorteil

Da viele der Studios und Praxen noch nachrüsten müssen, sollte dennoch sehr penibel auf Datenschutz geachtet werden. Selbstverständlich können Sie selbst private Dinge preisgeben, wann, wo und wie oft Sie möchten. Privat ist privat. Aber wird die Grenze des Privatlebens überschritten und man ist sich nicht mehr sicher, ob es doch ins Berufsleben greift, sollte man mit dem einen oder anderen Gedanken etwas sorgfältiger umgehen. Über viele Dinge kann man natürlich sprechen, aber einiges sollte man besser für sich behalten.

Schweigepflicht ja oder nein

Kosmetikerinnen, Friseure oder andere Tätigkeiten dieser Branchen unterliegen keiner Schweigepflicht. Somit sollte man gut überlegen, welche personenbezogenen Daten jeder einzelne preisgibt.

Dagegen unterliegen Physiotherapeuten, Logopäden oder Ergotherapeuten der Pflicht zu Schweigen. Sie gehören den Heilberufen an und sind wie Ärzte, Apotheker und Pflegepersonal gesetzlich dazu verpflichtet Patientendaten für sich zu behalten.

„Diskretion ist die Kunst, Geheimnisse so auszuplaudern, daß das Siegel der Verschwiegenheit nicht verletzt wird.“

Datenschutzpflichten in Praxen und Studios

Ob Physiotherapiepraxis, Kosmetikstudio oder Friseursalon, alle Betriebe, die personenbezogene Daten ihrer Kunden verarbeiten, unterliegen den Bestimmungen der DSGVO. Dies beginnt bereits bei der Terminvereinbarung, bei der Name, Telefonnummer und möglicherweise Gesundheitsinformationen erfasst werden. Physiotherapeuten verarbeiten darüber hinaus Gesundheitsdaten, die als besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO einen erhöhten Schutz genießen. Sie müssen ein Verarbeitungsverzeichnis führen und geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten implementieren.

Auch Kosmetikstudios und Friseure erheben personenbezogene Daten, etwa bei der Kundenregistrierung, der Dokumentation von Allergien oder Unverträglichkeiten und bei der Zahlungsabwicklung. Diese Daten müssen sicher gespeichert und nach Zweckerfüllung gelöscht werden. Die Datenschutzerklärung sollte für Kunden leicht zugänglich sein, beispielsweise als Aushang im Empfangsbereich oder auf der Website.

Räumliche Anforderungen an den Datenschutz

Die räumliche Gestaltung von Praxen und Studios hat direkten Einfluss auf den Datenschutz. Offene Behandlungsbereiche, die lediglich durch Vorhänge oder Stellwände getrennt sind, stellen ein erhebliches Risiko für die Vertraulichkeit dar. In Physiotherapiepraxen, in denen Patienten über ihre gesundheitlichen Beschwerden sprechen, kann das Mithören durch andere Patienten einen Verstoß gegen die Schweigepflicht darstellen.

Die Datenschutzaufsichtsbehörden empfehlen folgende Maßnahmen:

• Geschlossene Behandlungsräume: Idealerweise verfügt jede Behandlungskabine über feste Wände und eine Tür. Dies gewährleistet sowohl die akustische als auch die visuelle Privatsphäre.
• Schalldämmung: Wenn separate Räume nicht möglich sind, können schalldämmende Trennwände eine Alternative zu Vorhängen sein. Diese reduzieren zumindest die Mithörgefahr erheblich.
• Hintergrundmusik: Dezente Hintergrundmusik kann dazu beitragen, dass Gespräche in benachbarten Bereichen weniger gut zu verstehen sind.
• Sensible Gespräche separat führen: Anamnesegespräche und Befundbesprechungen sollten grundsätzlich in einem geschlossenen Raum stattfinden, auch wenn die Behandlung selbst im offenen Bereich erfolgt.

Schweigepflicht: Wer ist verpflichtet und wer nicht?

Die Unterscheidung zwischen schweigepflichtigen und nicht schweigepflichtigen Berufen ist für den Datenschutz in der Praxis von großer Bedeutung. Heilberufler wie Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden, Podologen und Hebammen unterliegen der strafrechtlich geschützten Schweigepflicht gemäß § 203 StGB. Ein Verstoß kann mit Freiheitsstrafe oder Geldstrafe geahndet werden. Diese Berufsgruppen dürfen keinerlei Informationen über ihre Patienten an Dritte weitergeben, es sei denn, der Patient hat ausdrücklich eingewilligt.

Kosmetikerinnen, Friseure, Nageldesignerinnen und andere Dienstleister aus dem Schönheits- und Wellnessbereich unterliegen hingegen keiner gesetzlichen Schweigepflicht. Dennoch sind sie an die DSGVO-Bestimmungen gebunden und dürfen personenbezogene Daten ihrer Kunden nicht unbefugt an Dritte weitergeben. Ein vertragliches Schweigeversprechen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen kann hier zusätzliches Vertrauen schaffen.

Termine, Kundendaten und digitale Systeme

Die Digitalisierung hat auch in Praxen und Studios Einzug gehalten. Online-Terminbuchungssysteme, digitale Kundendateien und Social-Media-Marketing sind weit verbreitet. Bei Online-Buchungssystemen muss sichergestellt sein, dass die Datenübertragung verschlüsselt erfolgt und der Anbieter als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden ist. Kundenbewertungen auf Google, Facebook oder Branchenportalen dürfen vom Betreiber nicht mit personenbezogenen Kundendaten kommentiert werden, auch nicht zur Richtigstellung negativer Bewertungen.

Empfehlungen für Praxis- und Studioinhaber

Schaffen Sie eine Atmosphäre des Vertrauens, indem Sie den Datenschutz sichtbar ernst nehmen. Informieren Sie Ihre Kunden transparent über den Umgang mit ihren Daten. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter dafür, dass Gespräche über Kunden, auch beiläufige Bemerkungen, einen Datenschutzverstoß darstellen können. Überprüfen Sie die räumliche Situation in Ihrem Betrieb und investieren Sie gegebenenfalls in bessere Trennlösungen. So schützen Sie nicht nur die Daten Ihrer Kunden, sondern stärken auch das Vertrauen in Ihre Dienstleistung.

Datenschutz bei Kundenbewertungen und Empfehlungen

In vielen Praxen und Studios werden Kunden um Bewertungen gebeten, sei es auf Google, auf der eigenen Website oder auf Bewertungsportalen. Dabei ist zu beachten, dass der Name des Kunden in Verbindung mit der besuchten Praxis eine personenbezogene Information darstellt. Bei Physiotherapeuten oder anderen Heilberuflern kann allein der Umstand, dass jemand Patient ist, eine Gesundheitsinformation sein. Praxisinhaber dürfen Kunden um Bewertungen bitten, sie aber niemals öffentlich namentlich als Patienten bezeichnen oder auf Bewertungen mit personenbezogenen Details antworten.

Auch die Weitergabe von Kontaktdaten zur Empfehlung an andere potenzielle Kunden ist ohne Einwilligung der betroffenen Person unzulässig. Ein Physiotherapeut, der die Telefonnummer eines Patienten an einen anderen Patienten weitergibt, weil dieser einen ähnlichen Beruf ausübt, verstößt sowohl gegen die Schweigepflicht als auch gegen den Datenschutz.

Dokumentation und Aufbewahrungsfristen in der Praxis

Physiotherapeuten und andere Heilberufler sind gesetzlich verpflichtet, Behandlungsdokumentationen zu führen und diese mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Daten gelöscht werden, sofern keine anderen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Aufbewahrung muss sicher erfolgen, in verschlossenen Schränken bei Papierakten oder in verschlüsselten digitalen Systemen. Auch nach der Schließung einer Praxis müssen die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Der ehemalige Praxisinhaber bleibt für die sichere Aufbewahrung und fristgerechte Vernichtung der Patientenakten verantwortlich. Eine Übergabe an einen Nachfolger ist nur mit Einwilligung der Patienten zulässig.

Datenschutz bei Gutscheinen und Bonusprogrammen

Viele Praxen und Studios bieten Gutscheine und Bonusprogramme an, um Kunden zu binden. Bei der Verwaltung von Kundenbonusprogrammen werden regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet, etwa Name, Kontaktdaten, Besuchshäufigkeit und in Anspruch genommene Leistungen. Diese Daten dürfen nur für den Zweck des Bonusprogramms verwendet werden und erfordern eine Einwilligung des Kunden. Die Datenschutzerklärung muss den Kunden darüber informieren, welche Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und an wen sie gegebenenfalls weitergegeben werden.

Geschenkgutscheine bergen ein besonderes Datenschutzrisiko: Wenn der Schenker den Gutschein für eine bestimmte Behandlung kauft, kann dies Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand des Beschenkten ermöglichen. Physiotherapie-Gutscheine etwa implizieren, dass der Beschenkte gesundheitliche Beschwerden hat. Praxen sollten daher Gutscheine möglichst neutral formulieren und keine Details über den Behandlungszweck aufdrucken. Die Zuordnung des Gutscheins zum Beschenkten sollte erst bei der Einlösung erfolgen und mit einer entsprechenden datenschutzrechtlichen Information verbunden sein.