Zewnętrzne DPO - decyzja, której nie będziesz żałować!

Zewnętrzne DPO - decyzja, której nie będziesz żałować!

W ostatnim czasie każdy kto pracuje w firmie lub prowadzi własną działalność gospodarczą ma do czynienia z wielkim zagadnieniem ochrony danych osobowych. Pytanie: DPO zewnętrzny czy wewnętrzny? Powołanie inspektora ochrony danych jest niezbędne, jeśli w procesie przetwarzania danych osobowych bierze udział co najmniej dziesięć osób. Kolejnym kryterium jest sytuacja, gdy podejmowane są operacje przetwarzania podlegające ocenie skutków dla ochrony danych zgodnie z art. 35 GDPR, dane osobowe są przetwarzane komercyjnie w celu przeniesienia lub w celu prowadzenia działań marketingowych. Wtedy i tak musi być powołany inspektor ochrony danych.

Zewnętrzny lub wewnętrzny inspektor ochrony danych

Co do zasady, inspektorem ochrony danych może być pracownik z firmy. Może to zaoszczędzić sporo pieniędzy i czasu. Znasz ich już i nie musisz wprowadzać ich w strukturę firmy. To powinno wystarczyć. Przestań!!! Tak właśnie myślisz! Nawet wewnętrzny DPO kosztuje pieniądze, czas i być może trochę nerwów. Pamiętaj, że nawet najmądrzejszy pracownik musi zdobyć wiedzę w tym zakresie. Przede wszystkim oznacza to koszty szkoleń i dokształcania. Ponieważ pracownik ten prawdopodobnie wykonuje również inne zadania i czynności w firmie, w grę mogą wchodzić jedynie wieczorne lub weekendowe seminaria.

Szkolenia i grzywny

W ten sposób w ciągu kilku tygodni można mieć dostęp do (podstawowo) przeszkolonego pracownika, ale można go też wysłać na urlop lub na kolejne szkolenie. Ochrona danych osobowych jest wszechogarniająca i należy do niej podchodzić z dużą ostrożnością i odpowiedzialnością. W przeciwnym razie grożą nam bolesne kary pieniężne. Gdy dziecko wpadnie do studni, trudno jest je ponownie wydobyć. Pracownik, który został teraz zwolniony, mógł zrobić wszystko, co w jego mocy, ale mógł się oprzeć jedynie na podstawach szkoleniowych, a nie na niezbędnym doświadczeniu i wszechstronnej wiedzy w zakresie ochrony danych i poza nią. Każdy, kto zajmuje się ochroną danych, powinien zdecydowanie myśleć nieszablonowo i zawsze być na bieżąco.

Zalety zewnętrznego DPO

Zewnętrzny, certyfikowany inspektor ochrony danych jest przede wszystkim bezstronny i neutralny wobec firmy. Jako doradca u Państwa boku posiada on wysokie doświadczenie, wiedzę i niezbędne kompetencje w zakresie ochrony danych. Szczególnie na początku każdy członek firmy musi najpierw pogodzić się z nowymi wytycznymi. Zewnętrzny DPO wspiera ich jako stały doradca i co miesiąc sprawdza, czy innowacje są przestrzegane. Aby każdy pracownik był świadomy ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych, zewnętrzny inspektor ochrony danych regularnie organizuje szkolenia wewnętrzne.

Błędy w ochronie danych

Jeśli w firmie zdarzają się wpadki związane z ochroną danych, DPO ponosi odpowiedzialność w przypadku błędów w doradztwie. Na przykład utrata służbowego telefonu komórkowego lub laptopa może spowodować ujawnienie obcym osobom bardzo wrażliwych danych. Oczywiście taką utratę należy natychmiast zgłosić DPO, który skontaktuje się z urzędem i w ten sposób zapobiegnie większym karom dla pracowników i firmy. Ponadto, zewnętrzny DPO jest w stanie pośredniczyć między urzędem a firmą w krytycznych sytuacjach i wygładzać wody.

Aspekt finansowy

Nie należy również ignorować aspektu finansowego. Zewnętrzny DPO wspiera Twoją firmę za miesięczną, stałą i uzgodnioną opłatę. Co miesiąc przygotuje on fakturę z pełną listą działań. W ten sposób można bezpośrednio zobaczyć, które kroki zostały już podjęte, a w których specjalistycznych obszarach nadal istnieje potrzeba działania. Oszczędzają Państwo na dodatkowych kosztach wynagrodzeń w przeciwieństwie do wewnętrznego DPO, który w przypadku choroby musi nadal otrzymywać wynagrodzenie. Aby jednak zapewnić, że zewnętrzny DPO będzie w stanie udzielić wiarygodnego doradztwa, zawsze uczestniczy on w kursach dokształcających na własny koszt. Dzięki temu nie muszą Państwo dokonywać nieplanowanych inwestycji, np. na materiały szkoleniowe lub utracone godziny pracy. Jeśli mimo to będą Państwo niezadowoleni i zewnętrzny DPO nie będzie pasował do struktury firmy, można w każdej chwili rozwiązać umowę, zgodnie z jej zapisami.