Externer DSB, eine Entscheidung, die Sie nicht bereuen!

Externer DSB, eine Entscheidung, die Sie nicht bereuen!

Seit kurzen beschäftigt sich wohl jeder, der in einem Unternehmen oder selbstständig tätig ist mit dem großen Thema Datenschutz. Die Frage: externer oder interner DSB? Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist unumgänglich, wenn mindestens zehn Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Ein weiteres Kriterium ist, wenn Verarbeitungen unternommen werden, die einer Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35 DS-GVO unterliegen, personenbezogene Daten geschäftlich zum Zweck der Übermittlung oder zum Zweck von Marketingaktivitäten verarbeitet werden. Dann muss ohnehin ein Datenschutzbeauftragter benannt werden.

Externer oder interner Datenschutzbeauftragter

Prinzipiell kann der Datenschutzbeauftragte ein Mitarbeiter aus den eigenen Reihen sein. Das spart womöglich viel Geld und Zeit. Man kennt diesen schon und muss ihn nicht erst in die Betriebsstruktur einführen. Das sollte reichen. Stopp! Das denken Sie sich! Auch ein interner DSB kostet Geld, Zeit und eventuell einiges an Nerven. Bedenken Sie, auch der cleverste Mitarbeiter muss sich auf diesem Gebiet Wissen aneignen. Das bedeutet zu allererst Lehrgangs- und Weiterbildungskosten. Da dieser Mitarbeiter wahrscheinlich auch andere Aufgaben und Tätigkeiten im Betrieb erfüllt, kommen gegebenenfalls nur Abend- oder Wochenendseminare in Frage.

Schulung und Bußgelder

So können Sie innerhalb weniger Wochen auf einen (grund)geschulten Mitarbeiter zurückgreifen, diesen aber auch gleich in den Urlaub oder zur nächsten Fortbildungsmaßnahme schicken. Datenschutz ist allumfassend und sollte mit großer Sorgfalt und hoher Verantwortung betrieben werden. Andernfalls drohen Bußgelder in schmerzendem Umfang. Ist das Kind erst einmal in den Brunnen gefallen, wird es schwierig, dieses wieder heraus zu holen. Der mittlerweile unkündbare Mitarbeiter hat zwar sein Bestes gegeben, doch konnte er ausschließlich auf Schulungsgrundlagen zurückgreifen und nicht auf die nötige Erfahrung und die allumfassende Sachkunde im und über den Datenschutz hinaus. Wer Datenschutz betreibt, sollte auf alle Fälle über den Tellerrand hinausschauen und immer auf dem neusten Stand bleiben.

Vorteile eines externen DSB

Ein externer, zertifizierter Datenschutzbeauftragter steht dem Unternehmen zu allererst unbefangen und neutral gegenüber. Als Berater an Ihrer Seite verfügt er über ein hohes Maß an Erfahrung, Sachkunde und die notwendige Kompetenz in Sachen Datenschutz. Gerade am Anfang muss sich jeder Betriebszugehörige erst einmal mit den neuen Richtlinien auseinandersetzen. Der externe DSB unterstützt sie dabei als konstanter Berater und prüft monatlich, ob Neuerungen eingehalten werden. Damit jeder Mitarbeiter über die Risiken im Umgang mit personenbezogenen Daten Bescheid weiß, klärt der externe DSB durch hausinterne Schulungen regelmäßig auf.

Datenschutzpannen

Kommt es zu Datenschutzpannen im Betrieb, haftet bei Beratungsfehlern der DSB. Beispielsweise der Verlust eines geschäftlichen Handys oder Laptop kann hochsensible Daten an Fremde freigeben. Natürlich ist dieser Verlust umgehend an den DSB zu melden, welcher sich mit der Behörde in Verbindung setzt und somit größeren Strafen für Mitarbeiter und Unternehmen vorbeugt. Außerdem ist der externe DSB in der Lage, in kritischen Situationen zwischen Behörde und Unternehmen zu vermitteln und die Wogen zu glätten.

Finanzieller Aspekt

Auch der finanzielle Aspekt sollte nicht außer Betracht gelassen werden. Ein externer DSB unterstützt ihr Unternehmen gegen eine monatliche, feste und vereinbarte Gebühr. Er erstellt jeden Monat eine Rechnung mit einer kompletten Aktivitätenliste. So können Sie direkt nachvollziehen, welche Schritte bereits eingeleitet wurden und in welchen Fachgebieten noch Handlungsbedarf besteht. Sie sparen Lohnmehrkosten im Gegensatz zu internen DSB, welcher bei Krankheit weiterbezahlt werden muss. Damit der externe DSB jedoch eine sichere Beratung gewährleisten kann, besucht er laufend Fortbildungen auf eigene Kosten. Somit entfallen für Sie ungeplante Investitionen wie zum Beispiel für Schulungsunterlagen oder Arbeitsausfall. Sollten Sie dennoch unzufrieden und der externe DSB passt nicht in die Betriebsstruktur, ist dieser, wie im Vertrag festgehalten, jederzeit kündbar.

Rechtliche Stellung und Kündigungsschutz

Ein wesentlicher Aspekt bei der Entscheidung zwischen externem und internem Datenschutzbeauftragten ist die rechtliche Stellung. Der interne DSB genießt nach § 6 Abs. 4 BDSG einen besonderen Kündigungsschutz. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber den internen DSB während seiner Amtszeit und bis zu einem Jahr nach der Abberufung nur aus wichtigem Grund kündigen darf. Dieser Kündigungsschutz kann in der Praxis zu erheblichen Schwierigkeiten führen, wenn sich das Arbeitsverhältnis anderweitig als problematisch erweist.

Der externe DSB hingegen arbeitet auf vertraglicher Basis. Er kann unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfristen ohne besondere Begründung gewechselt werden. Das gibt dem Unternehmen deutlich mehr Flexibilität in der Gestaltung der Datenschutzorganisation.

Haftung und Versicherungsschutz

Bei der Haftungsfrage ergeben sich ebenfalls signifikante Unterschiede. Der interne DSB haftet nach den Grundsätzen der Arbeitnehmerhaftung nur eingeschränkt. Bei leichter Fahrlässigkeit trägt der Arbeitgeber das volle Haftungsrisiko. Das kann für mittelständische Unternehmen existenzbedrohend sein, wenn durch fehlerhafte Datenschutzberatung hohe Bußgelder verhängt werden.

Ein externer Datenschutzbeauftragter verfügt in der Regel über eine Berufshaftpflichtversicherung, die auch Beratungsfehler abdeckt. Damit wird das finanzielle Risiko für das Unternehmen deutlich reduziert. Zudem hat der externe DSB aufgrund seiner breiten Erfahrung mit verschiedenen Unternehmen ein tieferes Verständnis für typische Datenschutzfallen und kann Risiken besser einschätzen.

Unabhängigkeit und Interessenkonflikte

Die DSGVO fordert in Art. 38 Abs. 6, dass der Datenschutzbeauftragte keine Aufgaben wahrnimmt, die zu einem Interessenkonflikt führen. In der Praxis ist dies bei internen DSB häufig ein Problem. Besonders kritisch wird es, wenn der interne DSB gleichzeitig in der IT-Abteilung, der Personalabteilung oder der Geschäftsführung tätig ist. In diesen Fällen muss er seine eigene Arbeit kontrollieren, was der geforderten Unabhängigkeit widerspricht.

Der externe Datenschutzbeauftragte steht dem Unternehmen hingegen vollkommen unabhängig gegenüber. Er hat kein persönliches Interesse daran, bestimmte Verarbeitungstätigkeiten zu schützen oder zu verschleiern. Diese Unabhängigkeit führt zu einer objektiveren Bewertung der Datenschutzprozesse und zu einer höheren Qualität der Datenschutzberatung.

Zeitaufwand und Verfügbarkeit

Ein häufig unterschätzter Faktor ist der tatsächliche Zeitaufwand für die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter. Neben der laufenden Überwachung der Datenverarbeitungsprozesse müssen regelmäßig Datenschutz-Folgenabschätzungen durchgeführt, Verarbeitungsverzeichnisse aktualisiert, Mitarbeiterschulungen organisiert und Anfragen von Betroffenen bearbeitet werden. Hinzu kommen die ständige Beobachtung der Rechtsprechung und neuer Verordnungen sowie die Anpassung interner Richtlinien.

Der interne DSB muss diese Aufgaben neben seinen regulären Tätigkeiten bewältigen. In der Praxis führt das oft dazu, dass der Datenschutz vernachlässigt wird oder andere Arbeitsbereiche darunter leiden. Der externe DSB hingegen widmet sich ausschließlich dem Datenschutz und kann dadurch eine konstant hohe Betreuungsqualität gewährleisten.

Netzwerk und Branchenwissen

Ein externer Datenschutzbeauftragter betreut in der Regel mehrere Unternehmen aus verschiedenen Branchen. Dadurch verfügt er über ein breites Netzwerk zu Aufsichtsbehörden, Rechtsanwälten und IT-Sicherheitsexperten. Dieses Netzwerk kann im Ernstfall entscheidend sein, etwa wenn eine Datenpanne schnell und professionell gemeldet und bewältigt werden muss.

Außerdem bringt der externe DSB wertvolle Erfahrungen aus anderen Branchen und Unternehmen mit. Er kennt Best Practices und bewährte Lösungsansätze, die er auf die individuelle Situation des jeweiligen Unternehmens anpassen kann. Diese branchenübergreifende Expertise ist ein entscheidender Vorteil gegenüber einem internen DSB, der nur die Prozesse seines eigenen Unternehmens kennt.

Checkliste: Externer vs. interner DSB im Vergleich

Damit Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen können, haben wir die wichtigsten Kriterien zusammengestellt:

Kosten: Der interne DSB verursacht neben dem Gehalt zusätzliche Kosten für Schulungen, Fachliteratur, Konferenzteilnahmen und gegebenenfalls Freistellungen. Der externe DSB arbeitet zu einer transparenten monatlichen Pauschale, die alle Leistungen abdeckt. Es gibt keine versteckten Kosten für Fort- und Weiterbildungen.

Fachwissen: Während der interne DSB oft nur grundlegendes Wissen aus Lehrgängen mitbringt, verfügt der externe DSB über jahrelange Praxiserfahrung und eine TÜV-Zertifizierung. Er kennt die aktuelle Rechtsprechung und die Anforderungen der Aufsichtsbehörden in Sachsen und bundesweit.

Verfügbarkeit: Der interne DSB steht zwar physisch im Unternehmen zur Verfügung, ist aber durch seine Haupttätigkeit häufig nicht erreichbar. Der externe DSB hingegen bietet feste Sprechzeiten, schnelle Erreichbarkeit per Telefon und E-Mail sowie regelmäßige Vor-Ort-Termine.

Haftung: Bei Fehlern des internen DSB haftet letztlich das Unternehmen. Der externe DSB ist über eine Berufshaftpflichtversicherung abgesichert und übernimmt die Verantwortung für seine Beratungsleistungen.

Flexibilität: Der interne DSB genießt besonderen Kündigungsschutz und kann nur aus wichtigem Grund abberufen werden. Den externen DSB können Sie jederzeit unter Einhaltung der vertraglichen Kündigungsfrist wechseln.

Fazit: Der externe DSB als strategische Entscheidung

Die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten ist für die meisten Unternehmen die wirtschaftlich sinnvollere und rechtlich sicherere Lösung. Sie erhalten einen erfahrenen Experten, der unabhängig und objektiv arbeitet, über ein breites Netzwerk verfügt und Ihr Unternehmen zuverlässig vor Datenschutzverstößen schützt. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen in Dresden und Sachsen bietet der externe DSB einen deutlichen Mehrwert gegenüber einer internen Lösung.