Externer DSB, eine Entscheidung, die Sie nicht bereuen!

Seit kurzen beschäftigt sich wohl jeder, der in einem Unternehmen oder selbstständig tätig ist mit dem großen Thema Datenschutz. Die Frage: externer oder interner DSB? Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist unumgänglich, wenn mindestens zehn Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Ein weiteres Kriterium ist, wenn Verarbeitungen unternommen werden, die einer Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35 DS-GVO unterliegen, personenbezogene Daten geschäftlich zum Zweck der Übermittlung oder zum Zweck von Marketingaktivitäten verarbeitet werden. Dann muss ohnehin ein Datenschutzbeauftragter benannt werden.

Externer oder interner Datenschutzbeauftragter

Prinzipiell kann der Datenschutzbeauftragte ein Mitarbeiter aus den eigenen Reihen sein. Das spart womöglich viel Geld und Zeit. Man kennt diesen schon und muss ihn nicht erst in die Betriebsstruktur einführen. Das sollte reichen. Stopp! Das denken Sie sich! Auch ein interner DSB kostet Geld, Zeit und eventuell einiges an Nerven. Bedenken Sie, auch der cleverste Mitarbeiter muss sich auf diesem Gebiet Wissen aneignen. Das bedeutet zu allererst Lehrgangs- und Weiterbildungskosten. Da dieser Mitarbeiter wahrscheinlich auch andere Aufgaben und Tätigkeiten im Betrieb erfüllt, kommen gegebenenfalls nur Abend- oder Wochenendseminare in Frage.

Schulung und Bußgelder

So können Sie innerhalb weniger Wochen auf einen (grund)geschulten Mitarbeiter zurückgreifen, diesen aber auch gleich in den Urlaub oder zur nächsten Fortbildungsmaßnahme schicken. Datenschutz ist allumfassend und sollte mit großer Sorgfalt und hoher Verantwortung betrieben werden. Andernfalls drohen Bußgelder in schmerzendem Umfang. Ist das Kind erst einmal in den Brunnen gefallen, wird es schwierig, dieses wieder heraus zu holen. Der mittlerweile unkündbare Mitarbeiter hat zwar sein Bestes gegeben, doch konnte er ausschließlich auf Schulungsgrundlagen zurückgreifen und nicht auf die nötige Erfahrung und die allumfassende Sachkunde im und über den Datenschutz hinaus. Wer Datenschutz betreibt, sollte auf alle Fälle über den Tellerrand hinausschauen und immer auf dem neusten Stand bleiben.

Vorteile eines externen DSB

Ein externer, zertifizierter Datenschutzbeauftragter steht dem Unternehmen zu allererst unbefangen und neutral gegenüber. Als Berater an Ihrer Seite verfügt er über ein hohes Maß an Erfahrung, Sachkunde und die notwendige Kompetenz in Sachen Datenschutz. Gerade am Anfang muss sich jeder Betriebszugehörige erst einmal mit den neuen Richtlinien auseinandersetzen. Der externe DSB unterstützt sie dabei als konstanter Berater und prüft monatlich, ob Neuerungen eingehalten werden. Damit jeder Mitarbeiter über die Risiken im Umgang mit personenbezogenen Daten Bescheid weiß, klärt der externe DSB durch hausinterne Schulungen regelmäßig auf.

Datenschutzpannen

Kommt es zu Datenschutzpannen im Betrieb, haftet bei Beratungsfehlern der DSB. Beispielsweise der Verlust eines geschäftlichen Handys oder Laptop kann hochsensible Daten an Fremde freigeben. Natürlich ist dieser Verlust umgehend an den DSB zu melden, welcher sich mit der Behörde in Verbindung setzt und somit größeren Strafen für Mitarbeiter und Unternehmen vorbeugt. Außerdem ist der externe DSB in der Lage, in kritischen Situationen zwischen Behörde und Unternehmen zu vermitteln und die Wogen zu glätten.

Finanzieller Aspekt

Auch der finanzielle Aspekt sollte nicht außer Betracht gelassen werden. Ein externer DSB unterstützt ihr Unternehmen gegen eine monatliche, feste und vereinbarte Gebühr. Er erstellt jeden Monat eine Rechnung mit einer kompletten Aktivitätenliste. So können Sie direkt nachvollziehen, welche Schritte bereits eingeleitet wurden und in welchen Fachgebieten noch Handlungsbedarf besteht. Sie sparen Lohnmehrkosten im Gegensatz zu internen DSB, welcher bei Krankheit weiterbezahlt werden muss. Damit der externe DSB jedoch eine sichere Beratung gewährleisten kann, besucht er stets Fortbildungen auf eigene Kosten. Somit entfallen für Sie ungeplante Investitionen wie zum Beispiel für Schulungsunterlagen oder Arbeitsausfall. Sollten Sie dennoch unzufrieden und der externe DSB passt nicht in die Betriebsstruktur, ist dieser, wie im Vertrag festgehalten, jederzeit kündbar.

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