Zalety cyfrowych akt osobowych

Pracownicy działów HR, którzy korzystają z papierowych akt osobowych, spędzają około jednej czwartej swojego czasu pracy na zarządzaniu tymi aktami. Dzięki cyfrowym aktom personalnym można to znacznie ograniczyć.

Cyfrowe akta osobowe mogą być również wykorzystywane do przechowywania wszystkich danych kadrowych istotnych dla stosunku pracy. Różnica polega na tym, że są one dostępne całkowicie cyfrowo w postaci skanu lub dokumentu elektronicznego.

Zawartość plików

W cyfrowych aktach osobowych przechowywane są te same informacje, co w aktach papierowych: dokumenty osobowe (umowa o pracę, dokumenty aplikacyjne i dane osobowe), dokumenty dotyczące ubezpieczeń społecznych i podatków (odcinki płacowe, numer ubezpieczenia społecznego i informacje o ubezpieczeniu zdrowotnym) oraz inne dokumenty, takie jak plany rozwoju pracowników, oceny i zaświadczenia o doskonaleniu zawodowym. Do tej listy można dodać wszelkie dane i dokumenty istotne dla stosunku pracy.

Są to dane wrażliwe, osobiste. Dlatego nie każdy może mieć do nich dostęp, a dane nie mogą być przechowywane dowolnie.

Wdrożenie zgodne z ochroną danych osobowych

Jeśli administracja kadrowa ma zostać zdigitalizowana lub utworzona cyfrowo, wdrożenie zgodne z ochroną danych zgodnie z GDPR jest bardzo ważne ze względu na dane osobowe, których dotyczy.

Ustalone oprogramowanie, które jest specjalnie nastawione na zarządzanie personelem, jest zazwyczaj najbezpieczniejszą drogą. Jeśli szybko zainstalujesz wszystkie aktualizacje, zawsze będziesz na wymaganym poziomie.

Do bezpieczeństwa danych przyczynia się również nieprzechowywanie ich wyłącznie na firmowym serwerze. Usługi w chmurze są tu pewną opcją, ale trzeba też zwrócić uwagę na to, gdzie znajdują się serwery i jak są tam traktowane dane, a zwłaszcza jakie są dostępne opcje zabezpieczeń.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania zasobami ludzkimi administrator może zawsze określić, kto i kiedy ma dostęp do jakich danych. To również przyczynia się do bezpieczeństwa danych i przejrzystości.

Dostęp musi być zabezpieczony w taki sam sposób jak w przypadku akt papierowych, na przykład poprzez żądanie hasła.

Zalety

Cyfrowe akta osobowe są znacznie bardziej współczesne niż akta papierowe. Jest również bardziej praktyczna i oszczędza czas po stworzeniu systemu. Cyfrowe akta osobowe charakteryzują się również dużą elastycznością, ponieważ mogą być przetwarzane z każdego miejsca pracy. Jest również bardzo przejrzysta. Dzięki autoryzacji dostępu i elektronicznym logom zawsze można prześledzić, kto kiedy miał dostęp lub kto co zmienił.

Przy tworzeniu systemu i wyborze odpowiedniego oprogramowania niezastąpione jest profesjonalne doradztwo.