Angestellte in Personalabteilungen, die Personalakten in Papierform verwenden, verbringen etwa ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit der Verwaltung dieser Akten. Dies lässt sich mit digitalen Personalakten deutlich verringern.

In digitalen Personalakten lassen sich genauso alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Personaldaten speichern. Der Unterschied ist, dass sie komplett digital als Scan oder elektronisches Dokument vorliegen.

Inhalt der Akten

In einer digitalen Personalakte werden dieselben Informationen hinterlegt wie in einer Papierakte: personenbezogene Unterlagen (Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen und persönliche Daten), Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen (Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnummer und Informationen zur Krankenversicherung) und weitere Unterlagen wie Personalentwicklungspläne, Beurteilungen und Zertifikate über Fortbildungen. Diese Liste kann ist um beliebige, für das Arbeitsverhältnis relevante Daten und Unterlagen zu ergänzen.

Hierbei handelt es sich um sensible, personenbezogene Daten. Deshalb darf nicht jeder darauf Zugriff haben und die Daten dürfen nicht beliebig abgelegt werden.

Datenschutzgemäße Umsetzung

Soll eine Personalverwaltung digitalisiert oder digital aufgebaut werden, ist wegen der betroffenen personenbezogenen Daten eine datenschutzkonforme Umsetzung nach der DSGVO sehr wichtig.

Mit einer etablierten Software, die gerade auf das Personalmanagement ausgerichtet ist, fährt man meist am sichersten. Installiert man alle Updates zeitnah, ist man immer auf dem geforderten Stand der Technik.

Es trägt auch zur Sicherheit der Daten bei, die Daten nicht ausschließlich auf dem Firmenserver zu speichern. Hier bieten sich cloudbasierte Dienste an, bei denen jedoch auch darauf zu achten ist, wo sich die Server befinden und wie dort mit den Daten verfahren wird, insbesondere welche Sicherheitsoptionen verfügbar sind.

Bei einer Software zum Personalmanagement ist es dem Administrator immer möglich, zu bestimmen, wer wann auf welche Daten zugreifen kann. Dies trägt ebenfalls zur Sicherheit der Daten und zur Transparenz bei.

Der Zugriff muss genauso wie bei Papierakten gesichert sein, zum Beispiel über die Abfrage eines Passwortes.

Vorteile

Die digitale Personalakte ist um einiges zeitgemäßer als die Papierakte. Zudem ist sie praktischer und zeitsparend, wenn das System erst einmal etabliert ist. Auch zeichnet sich die digitale Personalakte durch eine hohe Flexibilität aus, da eine Bearbeitung von jedem Arbeitsplatz aus möglich ist. Außerdem ist sie sehr transparent. Durch Zugriffsberechtigungen und elektronische Protokolldaten ist immer nachvollziehbar, wer wann Zugriff hatte oder wer was geändert hat.

Bei der Etablierung eines Systems und der Auswahl einer passenden Software ist professionelle Beratung unersetzlich.

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