Vorteile von digitalen Personalakten

Zuletzt aktualisiert am 1. Juni 2026

Angestellte in Personalabteilungen, die Personalakten in Papierform verwenden, verbringen etwa ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit der Verwaltung dieser Akten. Dies lässt sich mit digitalen Personalakten deutlich verringern.

In digitalen Personalakten lassen sich genauso alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Personaldaten speichern. Der Unterschied ist, dass sie komplett digital als Scan oder elektronisches Dokument vorliegen.

Inhalt der Akten

In einer digitalen Personalakte werden dieselben Informationen hinterlegt wie in einer Papierakte: personenbezogene Unterlagen (Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen und persönliche Daten), Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen (Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnummer und Informationen zur Krankenversicherung) und weitere Unterlagen wie Personalentwicklungspläne, Beurteilungen und Zertifikate über Fortbildungen. Diese Liste kann ist um beliebige, für das Arbeitsverhältnis relevante Daten und Unterlagen zu ergänzen.

Hierbei handelt es sich um sensible, personenbezogene Daten. Deshalb darf nicht jeder darauf Zugriff haben und die Daten dürfen nicht beliebig abgelegt werden.

Datenschutzgemäße Umsetzung

Soll eine Personalverwaltung digitalisiert oder digital aufgebaut werden, ist wegen der betroffenen personenbezogenen Daten eine datenschutzkonforme Umsetzung nach der DSGVO sehr wichtig.

Mit einer etablierten Software, die gerade auf das Personalmanagement ausgerichtet ist, fährt man meist am sichersten. Installiert man alle Updates zeitnah, ist man immer auf dem geforderten Stand der Technik.

Es trägt auch zur Sicherheit der Daten bei, die Daten nicht ausschließlich auf dem Firmenserver zu speichern. Hier bieten sich cloudbasierte Dienste an, bei denen jedoch auch darauf zu achten ist, wo sich die Server befinden und wie dort mit den Daten verfahren wird, insbesondere welche Sicherheitsoptionen verfügbar sind.

Bei einer Software zum Personalmanagement ist es dem Administrator immer möglich, zu bestimmen, wer wann auf welche Daten zugreifen kann. Dies trägt ebenfalls zur Sicherheit der Daten und zur Transparenz bei.

Der Zugriff muss genauso wie bei Papierakten gesichert sein, zum Beispiel über die Abfrage eines Passwortes.

Vorteile

Die digitale Personalakte ist um einiges zeitgemäßer als die Papierakte. Zudem ist sie praktischer und zeitsparend, wenn das System erst einmal etabliert ist. Auch zeichnet sich die digitale Personalakte durch eine hohe Flexibilität aus, da eine Bearbeitung von jedem Arbeitsplatz aus möglich ist. Außerdem ist sie sehr transparent. Durch Zugriffsberechtigungen und elektronische Protokolldaten ist immer nachvollziehbar, wer wann Zugriff hatte oder wer was geändert hat.

Bei der Etablierung eines Systems und der Auswahl einer passenden Software ist professionelle Beratung unersetzlich.

Rechtliche Grundlagen für digitale Personalakten

Die Führung von Personalakten ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber von den meisten Arbeitgebern als notwendig erachtet. Für Beamte regelt § 106 BBG die Führung von Personalakten, im privatrechtlichen Arbeitsverhältnis gibt es keine vergleichbare Norm. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen ergeben sich jedoch aus der DSGVO und dem BDSG, insbesondere aus § 26 BDSG für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext.

Bei der Digitalisierung von Personalakten ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der enthaltenen Daten zu bestimmen. In der Regel stützt sich die Verarbeitung auf § 26 Abs. 1 BDSG, wonach personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden dürfen, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten oder Gewerkschaftszugehörigkeit, gelten die strengeren Anforderungen des Art. 9 DSGVO.

Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept

Ein häufig unterschätzter Aspekt bei der Führung digitaler Personalakten sind die Aufbewahrungsfristen. Verschiedene Dokumente unterliegen unterschiedlichen Fristen: Lohnunterlagen müssen beispielsweise sechs Jahre aufbewahrt werden, Sozialversicherungsunterlagen fünf Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Beitragsabführung. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Bewerbungsunterlagen spätestens nach sechs Monaten zu löschen, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt.

Ein strukturiertes Löschkonzept ist daher wichtig. Digitale Personalaktensysteme bieten hier den Vorteil, dass Löschfristen automatisiert überwacht und Erinnerungen generiert werden können. Dies minimiert das Risiko, dass Daten über die zulässige Speicherdauer hinaus aufbewahrt werden, und unterstützt die Einhaltung des Grundsatzes der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Technisch-organisatorische Maßnahmen für digitale Personalakten

Der Schutz digitaler Personalakten erfordert umfassende technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören die Verschlüsselung der Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung, ein differenziertes Berechtigungskonzept mit dem Grundsatz der minimalen Rechte sowie regelmäßige Datensicherungen zum Schutz vor Datenverlust.

Besonders wichtig ist die Protokollierung aller Zugriffe auf die Personalakten. Jeder Lesezugriff und jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies dient nicht nur dem Datenschutz, sondern auch dem Nachweis der Integrität der Daten. Ein Zugriffsprotokoll kann zudem im Streitfall als Beweismittel dienen, etwa wenn ein Mitarbeiter behauptet, dass seine Personalakte unrechtmäßig eingesehen wurde.

Betriebsratsrechte bei digitalen Personalakten

Bei der Einführung eines digitalen Personalaktensystems hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, da es sich um eine technische Einrichtung handelt, die dazu geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Der Betriebsrat muss daher frühzeitig in den Planungs- und Implementierungsprozess eingebunden werden.

Außerdem hat jeder Arbeitnehmer nach § 83 Abs. 1 BetrVG das Recht, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Bei einer digitalen Personalakte muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass dieses Einsichtsrecht auch praktisch gewährleistet ist. Die Bereitstellung eines lesenden Zugangs am Arbeitsplatz oder die Möglichkeit, einen Ausdruck zu erhalten, sind gängige Umsetzungsmöglichkeiten.

Migration von Papier zu Digital

Die Umstellung von Papierakten auf ein digitales System ist ein komplexes Projekt, das sorgfältig geplant werden muss. Zunächst ist ein Scankonzept zu erstellen, das festlegt, welche Dokumente digitalisiert werden und in welcher Qualität. Dabei muss auch entschieden werden, ob die Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden sollen oder parallel weiter aufbewahrt werden.

Für bestimmte Dokumente, insbesondere solche mit Originalunterschriften wie Arbeitsverträge oder Abmahnungen, kann es sinnvoll sein, die Papierdokumente auch nach der Digitalisierung aufzubewahren, da digitalisierte Kopien vor Gericht einen geringeren Beweiswert haben können. Eine professionelle datenschutzrechtliche Beratung hilft dabei, die richtige Strategie für die Digitalisierung zu entwickeln und alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Cloud-Lösungen für digitale Personalakten

Cloud-basierte Personalaktensysteme erfreuen sich wachsender Beliebtheit, da sie ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen und den Aufwand für die eigene IT-Infrastruktur reduzieren. Bei der Auswahl einer Cloud-Lösung ist jedoch besonderes Augenmerk auf den Standort der Server zu legen. Nach der DSGVO gelten für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU besondere Anforderungen. Ein Anbieter mit Servern ausschließlich in der EU oder dem EWR ist daher in der Regel vorzuziehen.

Wird ein externer Cloud-Anbieter eingesetzt, handelt es sich datenschutzrechtlich um eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Arbeitgeber als Verantwortlicher muss mit dem Cloud-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, der die Pflichten des Auftragsverarbeiters detailliert regelt. Dieser Vertrag muss unter anderem den Gegenstand und die Dauer der Verarbeitung, die Art und den Zweck der Verarbeitung sowie die technisch-organisatorischen Maßnahmen des Anbieters festlegen.

Kosten-Nutzen-Analyse der Digitalisierung

Die Umstellung auf digitale Personalakten erfordert anfänglich eine nicht unerhebliche Investition. Neben den Kosten für die Software und gegebenenfalls die Cloud-Infrastruktur fallen Kosten für die Digitalisierung bestehender Papierakten, die Schulung der Mitarbeiter und die Anpassung interner Prozesse an. Mittelfristig überwiegen jedoch die Einsparungen: Studien zeigen, dass digitale Personalakten die Verwaltungskosten um bis zu 60 Prozent senken können.

Neben den direkten Kosteneinsparungen bieten digitale Personalakten auch qualitative Vorteile. Die schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten, die automatisierte Fristenüberwachung, die Möglichkeit zur Auswertung aggregierter Daten und die verbesserte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten tragen zu einer effizienteren Personalarbeit bei. Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist die Digitalisierung der Personalverwaltung daher fast unumgänglich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Datenschutz bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Werden externe Dienstleister in die Verwaltung der digitalen Personalakten eingebunden, etwa für die Gehaltsabrechnung, das Bewerbermanagement oder die betriebliche Altersvorsorge, müssen die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Auftragsverarbeitung beachtet werden. Jeder externe Dienstleister, der Zugriff auf personenbezogene Beschäftigtendaten erhält, muss durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gebunden werden. Dieser Vertrag muss unter anderem den Umfang der Verarbeitung, die Weisungsbindung des Dienstleisters und die technischen Schutzmaßnahmen regeln.

Besondere Sorgfalt ist bei der Auswahl der Dienstleister geboten. Der Verantwortliche muss sich vor der Beauftragung davon überzeugen, dass der Dienstleister hinreichende Garantien für die Einhaltung der DSGVO bietet. Zertifizierungen wie ISO 27001 können hierbei als Indiz dienen, ersetzen jedoch nicht die individuelle Prüfung. Auch nach der Beauftragung ist der Verantwortliche verpflichtet, die Einhaltung der vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben durch den Dienstleister regelmäßig zu kontrollieren.