Śledzenie pojazdów służbowych przez pracodawcę

Coraz częściej w pojazdach dostarczanych na służbę można znaleźć satelitarne systemy śledzenia. Z jednej strony może to zwiększyć wydajność i bezpieczeństwo pracy, jeśli np. klient widzi, gdzie w danej chwili znajduje się kierowca dostawczy i odpowiednio przekazuje nowe zamówienia w pobliżu. Z drugiej strony szybko pojawiają się obawy, że systemy te mogą zostać wykorzystane do stałego monitorowania pracowników.

Tutaj dowiesz się, w jakich granicach dopuszczalne jest stosowanie systemów GPS w pojazdach służbowych zgodnie z prawem o ochronie danych osobowych.

Jakie dane mogą być gromadzone?

Komisarz ds. ochrony danych w Nadrenii Północnej-Westfalii, Helga Block, stwierdza w 24. raporcie o ochronie danych i wolności informacji 2019, że "stosowanie nowoczesnych systemów śledzenia, takich jak Globalny System Pozycjonowania (GPS), w celu określenia pozycji pojazdów" nie może być wykorzystywane do "bezproblemowego monitorowania zachowania i wydajności pracowników". W związku z tym niedopuszczalne jest stałe gromadzenie i ocena danych dotyczących odległości podróży i lokalizacji lub danych dotyczących czasu spędzonego w określonych miejscach.

W określonych warunkach prawnych pobieranie informacji o aktualnej lokalizacji może być jednak zgodne z prawem. W tym celu w danym przypadku musi istnieć odpowiednia podstawa prawna.

Jakie podstawy prawne wchodzą w grę?

Poprzez śledzenie pojazdu firmowego przetwarzane są dane osobowe odpowiedniego pracownika. Wymagana jest do tego podstawa prawna.

Konieczność nawiązania stosunku pracy

Zgodnie z paragrafem 26 I BDSG, mogą być zbierane dane, które są niezbędne do realizacji stosunku pracy. W zależności od obszaru pracy może to obejmować co najmniej określenie lokalizacji.

Uzasadniony interes pracodawcy

Zgodnie z art. 6 I 1 lit. f DSGVO gromadzenie danych lokalizacyjnych jest zgodne z prawem również wtedy, gdy jest konieczne do ochrony uzasadnionych interesów administratora danych (pracodawcy). Należy jednak zapewnić, że w konkretnym procesie nie przeważają interesy i podstawowe prawa do ochrony danych osobowych danego pracownika.

Zgoda

Pracownik może również wyrazić zgodę na gromadzenie danych GPS. Zgoda ta musi być wówczas uzyskana dobrowolnie, świadomie i może być w każdej chwili odwołana zgodnie z prawem o ochronie danych. Należy zauważyć, że pracownik musi być również poinformowany o celu przetwarzania danych i o swoim prawie do odwołania.

Takie zgody są jednak w tym kontekście zazwyczaj nieważne, gdyż są wyrażane przez pracownika jedynie z obawy przed utratą pracy w razie odmowy. Występuje wówczas brak dobrowolności.

Przykłady i wskazówki do ćwiczeń

Odpowiednio dopuszczalne jest przeprowadzenie lokalizacji dla prostego określenia lokalizacji, na przykład w celu umożliwienia składania nowych zamówień w pobliżu lokalizacji.

Dopuszczalne jest również stosowanie systemu śledzenia w celu rejestracji czasu pracy. Jest to niezbędne do realizacji stosunku pracy. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że nie tworzy i/lub nie przechowuje szczegółowych profili ruchu.

Jeśli śledzenie trasy ma być prowadzone w celu udowodnienia lub śledzenia zlecenia, może to być uzasadnione jedynie na podstawie uzasadnionego interesu pracodawcy. W związku z tym należy wyważyć interesy i podstawowe prawa pracownika do ochrony danych osobowych. Wynik zależy więc od konkretnego przypadku.

W każdym przypadku należy zapewnić, że dane te nie będą wykorzystywane do monitorowania zachowania lub wydajności pracownika. Ponieważ jednak śledzenie pojazdu służbowego regularnie nadaje się do tego celu, przed podjęciem decyzji o wyposażeniu pojazdów w systemy GPS należy zasięgnąć opinii rady zakładowej (§ 87 I nr 6 BetrVG). Jeśli zainteresowane strony dojdą do porozumienia, zaleca się możliwie wąskie opisanie granic zbierania i oceny. Jeśli nie ma rady zakładowej, pracodawca może złożyć pisemne oświadczenie o zobowiązaniu lub sformułować aneks do indywidualnej umowy o pracę.

Wniosek

To, w jakim stopniu śledzenie pojazdów służbowych przez pracodawcę jest zgodne z przepisami o ochronie danych, zależy od okoliczności konkretnego przypadku. Podobnie od indywidualnego przypadku zależy również, czy konieczna jest ocena skutków dla ochrony danych, co z kolei może skutkować obowiązkiem powołania inspektora ochrony danych.

W każdym przypadku pracodawca powinien rozważyć, czy cel, do którego dąży, można osiągnąć również za pomocą mniej inwazyjnych środków, takich jak prowadzenie ręcznej ewidencji przebiegu pojazdu.

Chętnie doradzimy Ci, czy i jak możesz podjąć działania.