Immer häufiger finden sich in dienstlich zur Verfügung gestellten Fahrzeugen satellitengestützte Ortungssysteme. Auf der einen Seite kann dies die Arbeit produktiver und sicherer gestalten, wenn ein Auftraggeber zum Beispiel einsehen kann, wo sich ein Auslieferungsfahrer gerade befindet und entsprechend neue Aufträge in der Nähe weiterleitet. Auf der anderen Seite kommt schnell die Befürchtung auf, dass die Systeme zur dauerhaften Überwachung der Mitarbeiter eingesetzt werden könnten.

In welchen Grenzen die Nutzung von GPS-Systemen in Dienstfahrzeugen datenschutzrechtlich zulässig ist, erfahren Sie hier.

Welche Daten dürfen erfasst werden?

Die Datenschutzbeauftragte für Nordrhein-Westfalen Helga Block erklärt im 24. Datenschutz- und Informationsfreiheitsbericht 2019, dass die „Nutzung moderner Ortungssysteme wie das Global Positioning System (GPS) zur Positionsbestimmung von Fahrzeugen“ nicht zur „lückenlosen Verhaltens- und Leistungskontrolle von Beschäftigten genutzt werden“ darf. Demnach ist es unzulässig, Fahrtstrecken- und Standortdaten oder Daten über die Aufenthaltszeit an bestimmten Orten dauerhaft zu erheben und auszuwerten.

Unter bestimmten rechtlichen Voraussetzungen kann aber eine Abrufung des aktuellen Standortes rechtmäßig sein. Dazu muss im Einzelfall eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegen.

Welche Rechtsgrundlagen kommen in Betracht?

Durch die Ortung des Firmenfahrzeuges werden personenbezogene Daten des entsprechenden Mitarbeiters verarbeitet. Dazu ist eine rechtliche Grundlage erforderlich.

Erforderlichkeit für das Arbeitsverhältnis

Nach § 26 I BDSG dürfen solche Daten erhoben werden, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Je nach Arbeitsbereich kann dies zumindest die Standortbestimmung umfassen.

Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers

Nach Art. 6 I 1 lit. f DSGVO ist die Erfassung von Standortdaten auch rechtmäßig, wenn diese zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen (des Arbeitgebers) erforderlich ist. Dabei ist aber zu beachten, dass die Interessen und Grundrechte zum Schutz personenbezogener Daten des betroffenen Arbeitnehmers im konkreten Vorgang nicht überwiegen.

Einwilligung

Auch kann der Arbeitnehmer in die Erhebung von GPS-Daten einwilligen. Diese Einwilligung muss dann datenschutzkonform freiwillig, informiert und jederzeit widerrufbar eingeholt werden. Zu beachten ist, dass der Arbeitnehmer auch über den Zweck der Verarbeitung und über sein Widerrufsrecht zu informieren ist.

Solche Einwilligungen sind in diesem Zusammenhang aber meist unwirksam, da sie von dem Arbeitnehmer nur aus der Angst abgegeben werden, bei einer Verweigerung den Job zu verlieren. Es mangelt dann an der Freiwilligkeit.

Beispiele und Hinweise für die Praxis

Demnach ist es zulässig, die Ortung zur einfachen Standortbestimmung durchzuführen, um zum Beispiel standortnah neue Aufträge vergeben zu können.

Auch ist es zulässig, ein Ortungssystem zur Arbeitszeiterfassung zu verwenden. Dies ist für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Jedoch sollte der Arbeitgeber beachten, dass er keine detaillierten Bewegungsprofile erstellt und/oder speichert.

Soll eine Streckenverfolgung vorgenommen werden, um einen Auftrag nachzuweisen oder zurückzuverfolgen, kann dies nur mit dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers gerechtfertigt werden. Dementsprechend muss dann eine Abwägung mit den Interessen und Grundrechten des Arbeitnehmers zum Schutz der personenbezogenen Daten stattfinden. Das Ergebnis hängt dann vom Einzelfall ab.

In jedem Fall ist sicherzustellen, dass die Daten nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle des Arbeitnehmers eingesetzt werden. Da die Ortung des Dienstfahrzeuges dafür aber regelmäßig geeignet ist, ist vor der Entscheidung zur Ausstattung der Fahrzeuge mit GPS-Systemen der Betriebsrat anzuhören (§ 87 I Nr. 6 BetrVG). Treffen die Beteiligten eine Vereinbarung, ist zu empfehlen, darin die Grenzen der Erhebung und Auswertung so eng wie möglich zu beschreiben. Gibt es keinen Betriebsrat, kann der Arbeitgeber eine schriftliche Selbstbindungserklärung abgeben oder einen Zusatz zum individuellen Arbeitsvertrag formulieren.

Fazit

Inwiefern eine Ortung des Dienstfahrzeuges durch den Arbeitgeber datenschutzkonform ist, hängt stark von den Umständen des Einzelfalles ab. Genauso hängt es auch vom Einzelfall ab ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig wird und dadurch wiederum kann sich eine Bestellpflicht für einen Datenschutzbeauftragten ergeben.

Der Arbeitgeber sollte in jedem Fall abwägen, ob der von ihm verfolgte Zweck auch über weniger eingriffsintensive Maßnahmen wie die Führung eines manuellen Fahrtenbuches zu erreichen ist.

Bei der Entscheidung, ob und wie Sie Maßnahmen vornehmen können, beraten wir Sie gerne.

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