Nowa dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach

Nowa dyrektywa UE w sprawie sygnalistów będzie obowiązywać od 17 grudnia 2021 r. Początkowo przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 250 pracowników, a od 17 grudnia 2022 r. przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników, będą zobowiązane do stworzenia jasnej struktury dla sygnalistów do zgłaszania faktów lub incydentów. Uchwalona dodatkowa niemiecka ustawa prawdopodobnie obejmie również naruszenia w zakresie przekroczenia czasu pracy, niewypłacania minimalnych lub zbiorowo uzgodnionych wynagrodzeń lub fałszywych informacji o wymaganiach przetargowych i zaoferuje jeszcze większą ochronę sygnalistów w Niemczech.

Ale co firmy muszą wiedzieć i na co zwracać uwagę w związku z nową dyrektywą UE w sprawie przekazywania informacji? Oto krótki przegląd.

Sytuacja początkowa

Jeszcze przed stworzeniem międzynarodowych standardów, wiarygodni sygnaliści byli ważni dla dobrze funkcjonującej firmy. Około 43 % wszystkich incydentów związanych z przestępstwami białych kołnierzyków ("fraud cases") w firmach jest wykrywanych z pomocą wewnętrznych sygnalistów.

Niemniej jednak w większości przedsiębiorstw ochrona sygnalistów jest nadal niewystarczająca. Często potencjalni sygnaliści czują się naciskani, aby nie składać swoich doniesień, a w wielu miejscach brakuje ustrukturyzowanych i zorganizowanych procesów składania i przetwarzania takich doniesień. Jednak dzięki niezawodnemu systemowi zgłaszania nieprawidłowości przypadki nadużyć mogą być szybciej identyfikowane i skuteczniej przetwarzane.

Zmiana wynikająca z dyrektywy UE w sprawie przekazywania informacji

Dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości ma na celu ułatwienie zgłaszania ewentualnych uchybień i zagrożeń oraz zapewnienie większego bezpieczeństwa prawnego, zwłaszcza dla osoby zgłaszającej nieprawidłowości.

Dyrektywa zobowiązuje do zapewnienia minimalnego poziomu ochrony dla danego sygnalisty. Dodatkowo każdy kraj członkowski może wprowadzić regulacje wykraczające poza ten minimalny poziom, jednak nie może on spaść poniżej niego. Stąd też obecna debata w niemieckim ustawodawstwie wskazuje również na to, że niemiecka ustawa chce jeszcze bardziej rozszerzyć ochronę. Na przykład niemiecki projekt ustawy przewiduje ochronę sygnalistów także w przypadku informacji o innych przestępstwach. Ukrytym motywem jest to, że w przeciwnym razie doszłoby do nierównego traktowania sygnalistów, co byłoby dokładnie tym skutkiem, który dyrektywa miała wyeliminować: Że sygnaliści nie składają swoich doniesień z obawy przed konsekwencjami.

Kto jest chroniony

Dyrektywa UE w sprawie informatorów o nieprawidłowościach chroni wszystkie osoby, które uzyskały informacje o naruszeniach w swoim środowisku zawodowym. Osoby te są chronione niezależnie od tego, czy pracują w sektorze publicznym czy prywatnym.

Objęci są nim również sygnaliści, którzy uzyskali wskazówkę w kontekście już zakończonego stosunku pracy.

Wskazówka to każda informacja, co do której sygnalista miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że jest prawdziwa w momencie zgłoszenia, a następnie ją zgłosił.

Co jest chronione

Dyrektywa chroni poufność tożsamości osoby zgłaszającej nieprawidłowości oraz osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu. Przedsiębiorstwo musi również chronić te osoby przed niekorzystnymi sytuacjami, takimi jak dyskryminacja i zwolnienie.

Podstawowym celem jest ochrona zgłoszeń dokonywanych za pośrednictwem wewnętrznych kanałów sprawozdawczych. Osoba zgłaszająca nieprawidłowości może jednak zasadniczo dokonać zgłoszenia zewnętrznego (np. do odpowiedniego organu) zamiast korzystać z kanałów wewnętrznych. Będzie ono wówczas również chronione na mocy dyrektywy.

Sankcje

Jeśli firmy podejmą negatywne działania przeciwko sygnaliście, naruszą poufność zgłoszenia lub będą utrudniać lub próbować utrudniać zgłoszenie, będzie to sankcjonowane na mocy dyrektywy.

Wymogi dotyczące systemów informowania o nieprawidłowościach

Najbardziej praktyczne znaczenie dla przedsiębiorstw ma prawdopodobnie fakt, że dyrektywa określa wymogi dotyczące systemów informowania o nieprawidłowościach.

Firma musi ustanowić odpowiednie procedury wewnętrzne dotyczące przyjmowania zgłoszeń i procesy dotyczące właściwych działań następczych. Zgłoszenia powinny być możliwe w formie pisemnej lub ustnej, a na życzenie osoby zgłaszającej - osobiście. W każdym przypadku należy zachować poufność tożsamości osoby zgłaszającej. W ciągu siedmiu dni od zgłoszenia należy wysłać sygnaliście potwierdzenie odbioru, a najpóźniej w ciągu trzech miesięcy należy go poinformować o wszelkich podjętych działaniach lub działaniach, które zostały podjęte.

Projekt niemieckiej ustawy przewiduje również, że MROS powinien utrzymywać kontakt z sygnalistą w celu uzyskania wszelkich dalszych informacji, które mogą być konieczne. W ten sposób należy skuteczniej sprawdzić zasadność informacji i podjąć odpowiednie działania (wszczęcie wewnętrznego dochodzenia, skierowanie sygnalisty do właściwego organu, przekazanie dochodzenia właściwemu organowi itp.

Ponadto, zgodnie z projektem, zgłoszenie ma być udokumentowane w celu stałego odszukania przy zachowaniu poufności. W ten sposób sygnalista powinien mieć również możliwość skorygowania swojego zgłoszenia w późniejszym czasie.

Biuro ds. sprawozdawczości wewnętrznej powinno również udzielać jasnych i łatwo dostępnych informacji na temat możliwości składania sprawozdań do organów zewnętrznych.

Decyzja o tym, jak zostaną utworzone te kanały sprawozdawcze i który dział zostanie wyznaczony jako biuro sprawozdawcze, należy do samego przedsiębiorstwa. Należy jednak zauważyć, że biuro sprawozdawcze musi być niezależne i bezstronne. Biuro sprawozdawcze może być również obsługiwane zewnętrznie przez niezależne strony trzecie. W tym przypadku zaleca się, aby przedsiębiorstwa korzystały z porad ekspertów.

Zwłaszcza przy wdrażaniu systemów technicznych w systemie raportowania szybko pojawiają się obszary ochrony danych osobowych, prawa pracy i po prostu praktyczności, gdzie pojawiające się pytania mogą szybko dać się we znaki firmie. Profesjonalne doradztwo jest tu niezbędne.