Prawo jazdy: kontrola przez pracodawcę zgodna z ochroną danych osobowych?

W firmach dysponujących flotą pojazdów lub w branżach, w których podróże służbowe są na porządku dziennym, pracodawcy regularnie sprawdzają prawa jazdy swoich pracowników. Tutaj dowiesz się, w jaki sposób można przeprowadzać takie kontrole zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych i czy w ogóle są one konieczne.

Kiedy należy sprawdzić prawo jazdy?

W niektórych zawodach posiadanie ważnego prawa jazdy jest już wymogiem zawartym w ogłoszeniu o pracę. Nie uzasadnia to jednak konieczności przeprowadzania (regularnych) kontroli. Pracodawca nie ma bowiem blankietowego prawa do sprawdzania prawa jazdy.

Kontrola prawa jazdy przez firmę jest dopuszczalna raczej tylko wtedy, gdy pracodawca mógłby ponieść odpowiedzialność karną. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, gdy pracownicy korzystają z pojazdów, których właścicielem jest niewątpliwie pracodawca. Jeżeli właściciel pojazdu dopuszcza do jego prowadzenia osobę, która nie posiada ważnego prawa jazdy, ponosi odpowiedzialność karną na podstawie art. 21 ustawy o ruchu drogowym. Wystarczy do tego niedbalstwo. Dzieje się tak np. w sytuacji, gdy pracodawca nie sprawdził ważności prawa jazdy w regularnych odstępach czasu, a jedynie podczas rozmowy kwalifikacyjnej, a pracownik później prowadzi pojazd należący do pracodawcy bez ważnego prawa jazdy. Nie ma przy tym znaczenia, czy pojazd ten jest samochodem służbowym, czy też pracownicy korzystają w trakcie pracy z puli pojazdów.

Ponadto problemy ubezpieczeniowe mogą pojawić się u pracodawcy, jeśli pracownicy będą prowadzić pojazdy pracodawcy bez ważnego prawa jazdy. Ubezpieczenie OC mogłoby w takich przypadkach odmówić pokrycia szkody.

Jak można sprawdzić prawo jazdy?

Podstawa prawna kontroli wynika więc z § 21 StVG. Pracodawca ma prawo podjąć odpowiednie środki w celu ochrony przed naruszeniami i szkodami. Dobrym sposobem na to są regularne kontrole praw jazdy pracowników. Zawierają one jednak dane osobowe, więc sposób kontroli musi być przeprowadzony zgodnie z ochroną danych osobowych.

Długość okresów kontrolnych w szczegółach nie jest prawnie określona, ale poszczególne kontrole muszą być udokumentowane, aby w razie wypadku można było je udowodnić. Nie zobowiązuje to jeszcze pracodawcy do dostarczenia kopii prawa jazdy, co może być jednak środkiem celowym w rozumieniu § 26 BDSG.

Kontrola za pomocą standardowego formularza

Jeśli jako pracodawca chcesz ograniczyć ilość rejestrowanych danych do minimum, wystarczy formularz dokumentujący kontrolę. Wystarczy, jeśli ważność prawa jazdy zostanie potwierdzona za pomocą tego formularza. Formularz ten może być potem wielokrotnie wykorzystywany jako standardowy wzór.

Sterowanie elektroniczne

W większych firmach wskazane może być również elektroniczne wsparcie kontroli praw jazdy. W tym celu istnieją różne systemy, które przypominają o terminach kontroli i zapisują odpowiednią dokumentację. Również w tym przypadku należy wziąć pod uwagę wspomniane już aspekty ochrony danych.

Wniosek

W pewnych warunkach konieczne są regularne kontrole ważności praw jazdy pracowników. Wielkość odstępów między kontrolami nie jest określona. Poszczególne kontrole muszą być udokumentowane. W tym celu dostępne są możliwości oszczędzania danych, dlatego też kopie praw jazdy nie są obowiązkowe.

Masz obawy związane z ochroną danych osobowych w swojej firmie? Skorzystaj z fachowej porady naszych ekspertów!