Te dane muszą odejść. Usuń, ale zrób to dobrze!

Te dane muszą odejść. Usuń, ale zrób to dobrze!

Z czasem w naszych systemach gromadzi się nieskończona ilość danych. Zwłaszcza wieloletni klienci i dobrze utrzymane relacje biznesowe dostarczają do naszej bazy danych wystarczająco wrażliwych informacji. To właśnie te informacje muszą być chronione za wszelką cenę, nawet gdy zostaną usunięte z programów i archiwów.

Po podjęciu decyzji i uporządkowaniu danych osobowych należy przestrzegać pewnych zasad.

Usunięcie danych klienta

Firmy muszą usuwać dane klientów w każdym przypadku, gdy nie są one już potrzebne. Ale także wtedy, gdy klient zażąda usunięcia danych. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, usunięcie danych musi być sprawdzalne i odpowiednie. Ponieważ nasze dane mogą być ukryte w najróżniejszych programach, firma musi szukać bardzo dokładnie. Aby móc przeprowadzić wystarczające usunięcie, wskazane jest stworzenie koncepcji usunięcia. W tym sensie firmy mogą zwrócić się do dostawcy oprogramowania, aby znaleźć odpowiednie rozwiązania w programie.

Te miejsca są brane pod uwagę

Z czasem nasze wrażliwe dane są przechowywane nie tylko w oprogramowaniu, ale także w innych miejscach. Mogą to być wszystkie istniejące nośniki pamięci, takie jak pamięci USB, zewnętrzne dyski twarde lub dziwne płyty CD.

Trzeba też przejrzeć archiwa i szafy na dokumenty. Szczególnie w archiwach znajdują się dane, które już dawno zostały zapomniane.

Ogólnie rzecz biorąc, firmy powinny zawsze pamiętać o ustawowych okresach przechowywania danych. Wynikają one z niemieckiego kodeksu podatkowego (Abgabenordnung), niemieckiego kodeksu handlowego (Handelsgesetz) oraz niemieckiej ustawy o podatku od towarów i usług (Umsatzsteuergesetz).

Profesjonalnie i czysto

Ponieważ usuwanie danych może stać się bardzo skomplikowane, firmy zawsze mogą szukać pomocy i wsparcia u profesjonalistów. Oni wiedzą, w jaki sposób dane mogą zostać całkowicie zniszczone. Ponadto podczas systematycznego i profesjonalnego usuwania danych tworzony jest raport, który w każdej chwili dostarcza informacji o rodzaju, pochodzeniu i procedurze usuwania.

Obowiązek udokumentowania usunięcia danych dotyczy oczywiście wszystkich.