Lista kontrolna: Kiedy dzwoni policja - Informacje dla władz

Nierzadko zdarza się, że policja kontaktuje się z firmami w celu wyjaśnienia faktów. Władze żądają przy tym przekazania nagrań z monitoringu, adresów IP, nazwisk kierowców samochodów służbowych lub podobnych danych osobowych. Kiedy jednak takie informacje są zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych?

Tutaj dowiesz się, które etapy listy kontrolnej dotyczącej przekazywania informacji policji i innym organom należy sprawdzić przed przystąpieniem do rejestracji. dane osobowe władzom.

1) określenie organu wnioskującego

Przed przeprowadzeniem badania dotyczącego Dane, których to dotyczy ważne jest, aby najpierw zidentyfikować organ wnioskujący. Nie jest to obowiązek wynikający z RODO, ale środek ochrony własnej. Jeśli Twoja firma zostanie później oskarżona o nieuprawnione przekazanie danych (naruszenie ochrony danych), musisz być w stanie udowodnić, w jakich okolicznościach nastąpiło przekazanie i że było ono zgodne z przepisami o ochronie danych.

Należy zatem zastrzec w firmie, że żadne informacje na temat dane osobowe być przekazywane przez telefon. W przypadku zapytań pisemnych pracownicy powinni zawsze dokładnie sprawdzać nadawcę. Każda komunikacja musi być udokumentowana.

2. przegląd wniosku o udzielenie informacji

Jako osoba odpowiedzialna musisz następnie sprawdzić, czy organ wnioskujący może w ogóle wystąpić o odpowiednie dane. Wniosek o udzielenie informacji musi zawsze mieć podstawę prawną. Może to być nakaz sądowy, wniosek o udzielenie informacji z prokuratury lub paragraf z Kodeksu postępowania karnego (StPO) oraz krótkie uzasadnienie lub opis stanu faktycznego.

W tym momencie należy wyłączyć należy również skontaktować się z inspektorem ochrony danych równolegle z działem prawnym lub podobnym. Mogą oni szybko rozpoznać wszelkie ryzyka, które mogą się pojawić i odpowiednio doradzić.

3. przegląd podstawy prawnej

Zgodnie z art. 5 DSGVO może Przetwarzanie może mieć miejsce tylko wtedy, gdy pozwala na to odpowiednia podstawa prawna. Oznacza to, że przekazanie musi być uzasadnione na podstawie art. 6 RODO lub art. 9 RODO w przypadku danych szczególnej kategorii.

a. Art. 6 I lit. c DSGVO: obowiązek prawny

Administrator danych może przekazać dane, które zbiera na podstawie odpowiedniego obowiązku prawnego. Jeśli na przykład policja chce uzyskać informacje na podstawie Kodeksu postępowania karnego, firma jest zasadniczo zobowiązana do udzielenia informacji w zakresie Kodeksu postępowania karnego. Jednakże może również istnieć odpowiednia dobrowolność lub prawo do odmowy zeznań.

b. Art. 6 I lit. f DSGVO: nadrzędny uzasadniony interes

W przeciwnym razie informacje mogą zostać wstrzymane z powodu nadrzędnych uzasadnione interesy być uzasadnione. Motyw 50 RODO stanowi, że ściganie karne stanowi taki uzasadniony interes.

c. Art. 9 GDPR: szczególne dane osobowe

Jeżeli dane dotyczące informacji należą do kategorii specjalnej zgodnie z art. 9 GDPR, należy przestrzegać wyższego poziomu ochrony. Niemiecki ustawodawca skorzystał jednak z możliwości klauzuli otwarcia zgodnie z art. 9 II lit. g w połączeniu z IV DSGVO i stworzył § 4 III BDSG. Reguluje on m.in. ujawnianie materiałów z monitoringu wizyjnego publicznie dostępnych przestrzeni w celu egzekwowania prawa. Nie obejmuje natomiast innego monitoringu wizyjnego, np. wewnętrznych obszarów firmy, do których dostęp mają tylko pracownicy.

Również w tym przypadku w indywidualnych przypadkach należy zawsze konsultować się z inspektorem ochrony danych.

4. publikacja i dokumentacja

Jeśli dane są udostępniane na końcu, należy to również udokumentować.

Przy udzielaniu informacji należy przestrzegać zasady minimalizacji danych, a więc zawsze należy maksymalnie skrócić lub zaczernić materiał. Ponadto przy ujawnianiu informacji muszą być zastosowane środki techniczne i organizacyjne chroniące dane. Wszystkie kroki listy kontrolnej oraz odpowiednia procedura przedsiębiorstwa muszą być szczegółowo udokumentowane.

Wniosek

W okolicy Ochrona danych osobowych w przedsiębiorstwie Ważne jest, aby stworzyć znormalizowane wytyczne, które mogą być używane jako przewodnik za każdym razem, gdy przetwarzane są dane osobowe. Wytyczne te, takie jak wyjaśniona tutaj lista kontrolna dotycząca postępowania z wnioskami o udzielenie informacji od organów takich jak policja, muszą być znane wszystkim pracownikom. Regularne Szkolenie wszystkich pracowników ma tu kluczowe znaczenie.

Włączenie inspektor ochrony danych ułatwia procedurę i zapobiega wielu naruszeniom ochrony danych. Inspektor ochrony danych powinien być starannie wybrany i regularnie szkolony. Warto polegać na profesjonalnym zewnętrznym inspektorze ochrony danych.

Szukasz zewnętrznego inspektora ochrony danych lub w inny sposób potrzebujesz pomocy w zakresie ochrony danych (np. uwrażliwienie pracowników online lub szkolenia na żywo dostosowane do Twojej firmy)? Skontaktuj się z nami! Nasz zespół ekspertów cieszy się na spotkanie z Państwem.