Przetwarzanie poczty i książka pocztowa, różnica

Książka pocztowa zapewnia lepszy przegląd poczty przychodzącej i wychodzącej. Najważniejsze dane są szybko zapisywane i mogą być sprawdzone w późniejszym czasie. W przypadku rozbieżności w wysyłce, możemy wykorzystać ten przegląd do sprawdzenia kto, kiedy i do kogo wysłał list. W większości firm książka pocztowa prowadzona jest przez recepcjonistkę lub sekretarkę. Listy są sortowane według rodzaju i daty, otwierane i przypisywane do odbiorcy.

Jedno jest pewne, osoba, która otwiera i sortuje list, dostaje wgląd w faktury i inne pisma biznesowe. W ten sposób poufne dane wędrują przez kilka rąk i mogą szybko zaginąć lub zostać zapomniane na tym czy innym biurku.

Poleć książkę Poczta cyfrowa

Cyfrowa książka pocztowa jest prawdopodobnie bardziej efektywną opcją w porównaniu do formy papierowej. Czas przetwarzania jest skrócony, można go szybciej znaleźć, a jakość, jak również możliwość dostarczania informacji są bardziej dokładne. Zużycie papieru jest zmniejszone, ponieważ prawie żadne kopie nie są potrzebne. Poczta cyfrowa może być przekazywana bezpośrednio na osobisty adres e-mail, bez wchodzenia w pole widzenia innych osób.

Łatwa archiwizacja

Listy biznesowe, listy handlowe i pokwitowania, podobnie jak wiele innych dokumentów, muszą być przechowywane przez co najmniej sześć lat zgodnie z niemieckim kodeksem podatkowym (§147 / §140 AO). Dlatego też złożone dokumenty powinny być przechowywane w archiwum w sposób schludny i uporządkowany. Jeśli przychodząca poczta jest w formie cyfrowej, archiwizacja oferuje większą przejrzystość dla późniejszych poszukiwań, jest bardziej przejrzysta i wymaga znacznie mniej miejsca.

Oczywiście ochrona danych lubi także wariant cyfrowy. Dokumenty są lepiej zabezpieczone na zewnętrznych nośnikach danych i chronione hasłami. Dostęp do nich mają tylko upoważnione osoby. W nagłych wypadkach nośniki danych można szybciej doprowadzić do stanu bezpieczeństwa.

Podpowiedź:

Zastanów się, która opcja jest lepsza dla Twojej firmy. Ale cyfrowa książka pocztowa może być szybko dostępna dla upoważnionych osób w każdym miejscu i ogólnie oszczędza dużo czasu i miejsca. Dane osobowe są bardziej bezpieczne dzięki hasłom i oddzielnym adresom e-mail. Ryzyko, że kilka osób będzie czytać razem jest znacznie mniejsze. Istnieje wiele powodów, dla których cyfrowe zarządzanie pocztą jest bardziej efektywne. Ale jedno jest pewne - oszczędzasz czas i nerwy.