Zewnętrzne DPO - decyzja, której nie będziesz żałować!

Zewnętrzne DPO - decyzja, której nie będziesz żałować!

Ostatnio każdy, kto pracuje w firmie lub jest samozatrudniony, ma do czynienia z wielką kwestią ochrony danych. Pytanie: zewnętrzny czy wewnętrzny inspektor ochrony danych? Wyznaczenie inspektora ochrony danych jest niezbędne, jeśli w przetwarzanie danych osobowych zaangażowanych jest co najmniej dziesięć osób. Innym kryterium jest to, czy prowadzone są operacje przetwarzania, które wymagają inspektora ochrony danych. Ocena wpływu na ochronę danych zgodnie z art. 35 RODO, dane osobowe są przetwarzane do celów biznesowych w celu przesyłania lub w celu prowadzenia działań marketingowych. W takim przypadku i tak należy wyznaczyć inspektora ochrony danych.

Zewnętrzny lub wewnętrzny inspektor ochrony danych

Co do zasady, inspektorem ochrony danych może być pracownik z firmy. Może to zaoszczędzić sporo pieniędzy i czasu. Znasz ich już i nie musisz wprowadzać ich w strukturę firmy. To powinno wystarczyć. Przestań!!! Tak właśnie myślisz! Nawet wewnętrzny DPO kosztuje pieniądze, czas i być może trochę nerwów. Pamiętaj, że nawet najmądrzejszy pracownik musi zdobyć wiedzę w tym zakresie. Przede wszystkim oznacza to koszty szkoleń i dokształcania. Ponieważ pracownik ten prawdopodobnie wykonuje również inne zadania i czynności w firmie, w grę mogą wchodzić jedynie wieczorne lub weekendowe seminaria.

Szkolenia i grzywny

W ten sposób w ciągu kilku tygodni można mieć dostęp do (podstawowo) przeszkolonego pracownika, ale można go też wysłać na urlop lub na kolejne szkolenie. Ochrona danych osobowych jest wszechogarniająca i należy do niej podchodzić z dużą ostrożnością i odpowiedzialnością. W przeciwnym razie grożą nam bolesne kary pieniężne. Gdy dziecko wpadnie do studni, trudno jest je ponownie wydobyć. Pracownik, który został teraz zwolniony, mógł zrobić wszystko, co w jego mocy, ale mógł się oprzeć jedynie na podstawach szkoleniowych, a nie na niezbędnym doświadczeniu i wszechstronnej wiedzy w zakresie ochrony danych i poza nią. Każdy, kto zajmuje się ochroną danych, powinien zdecydowanie myśleć nieszablonowo i zawsze być na bieżąco.

Zalety zewnętrznego DPO

Przede wszystkim zewnętrzny, certyfikowany inspektor ochrony danych jest bezstronny i neutralny wobec firmy. Jako konsultant po Twojej stronie, posiada on wysoki poziom doświadczenia, wiedzy specjalistycznej i niezbędnych kompetencji w zakresie ochrony danych. Zwłaszcza na początku każdy członek firmy musi najpierw zapoznać się z nowymi wytycznymi. Wytyczne Zewnętrzny inspektor ochrony danych wspiera ich jako stały doradca i co miesiąc sprawdza, czy innowacje są przestrzegane. Zapewnienie, że każdy pracownik jest świadomy ryzyka związanego z dane osobowe Zewnętrzny inspektor ochrony danych zapewnia regularne szkolenia wewnętrzne, aby upewnić się, że wszyscy o tym wiedzą.

Błędy w ochronie danych

Jeśli w firmie zdarzają się wpadki związane z ochroną danych, DPO ponosi odpowiedzialność w przypadku błędów w doradztwie. Na przykład utrata służbowego telefonu komórkowego lub laptopa może spowodować ujawnienie obcym osobom bardzo wrażliwych danych. Oczywiście taką utratę należy natychmiast zgłosić DPO, który skontaktuje się z urzędem i w ten sposób zapobiegnie większym karom dla pracowników i firmy. Ponadto, zewnętrzny DPO jest w stanie pośredniczyć między urzędem a firmą w krytycznych sytuacjach i wygładzać wody.

Aspekt finansowy

Nie należy również ignorować aspektu finansowego. Zewnętrzny DPO wspiera Twoją firmę za miesięczną, stałą i uzgodnioną opłatę. Co miesiąc przygotuje on fakturę z pełną listą działań. W ten sposób można bezpośrednio zobaczyć, które kroki zostały już podjęte, a w których specjalistycznych obszarach nadal istnieje potrzeba działania. Oszczędzają Państwo na dodatkowych kosztach wynagrodzeń w przeciwieństwie do wewnętrznego DPO, który w przypadku choroby musi nadal otrzymywać wynagrodzenie. Aby jednak zapewnić, że zewnętrzny DPO będzie w stanie udzielić wiarygodnego doradztwa, zawsze uczestniczy on w kursach dokształcających na własny koszt. Dzięki temu nie muszą Państwo dokonywać nieplanowanych inwestycji, np. na materiały szkoleniowe lub utracone godziny pracy. Jeśli mimo to będą Państwo niezadowoleni i zewnętrzny DPO nie będzie pasował do struktury firmy, można w każdej chwili rozwiązać umowę, zgodnie z jej zapisami.