Wir sind doch nur ein kleiner Verein

Datenschutz im Verein,  „Was soll passieren, wir sind doch nur ein kleiner Verein“. Der Satz ist leicht ausgesprochen, könnte aber schlussendlich den gesamten Verein Kopf und Kragen kosten. Nicht das in etwa eine Verwarnung von der Behörde ausgesprochen wird oder diese einmalig darüber hinwegsieht, nein, neben Bußgeldern wird sogar der Vorstand persönlich zur Kasse gebeten.

Warum denn im Datenschutz im Verein?

Selbst in dem kleinsten Verein werden personenbezogene Daten wie zum Beispiel Name, Geburtsdatum,Mitgliedsnummer und Kontoverbindung verarbeitet und lassen Rückschlüsse auf die jeweilige Person zu.

Im Verein werden die Angaben der Mitglieder, Hauptamtlichen und Ehrenamtlichen, sowie Funktionsträger, Fans und Dienstleister verarbeitet.

Schutz vor Datendiebstahl

Die Verantwortung im Umgang mit personenbezogen Daten ist hoch und die Verarbeitung muss gut geschützt sein. Daher sollten beispielsweise Ihre Computer durch Passwörter und Virenschutz gesichert sein, regelmäßige Datensicherung und Sicherheitsupdates erfolgen.

Datenschutzbeauftragter

Nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO muss der Verein seinen Datenschutzbeauftragen der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Das können Sie natürlich per Online-Formular-Service erledigen oder über den Postweg. Benannt wird der Datenschutzbeauftragte durch den Vorstand. Er muss die zur Umsetzung seiner Aufgaben erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzen. (§ 4 f Abs. 2 BDSG). Dazu gehören Kenntnisse über den Verein aber auch Grundkenntnisse im Datenschutzrecht.

Kinder und Jugendliche

Mitglieder unter 16 Jahren sind besonders geschützt. Hier müssen die gesetzlichen Vertreter die sogenannte Einwilligungserklärung ausfüllen und unterschreiben, nur dann ist diese rechtswirksam.

Kurz gefasst: Auch Vereine sollten sich zukünftig mit dem Thema Datenschutz gründlich auseinander setzen und die zumindest Grundvoraussetzungen ab jetzt erfüllen. Das heißt Einwilligungserklärungen von Mitgliedern/Festbesuchern einholen, bei Veranstaltungen auf Fotografie  und Datenschutzrechte hinweisen, einen Datenschutzbeauftragten bestimmen und Daten stets sicher aufbewahren.