„Einmal das Tagesangebot bitte!“ – Insiderwissen aus der Gastronomie

Tagesangebot „Datenschutz“

Insiderwissen aus der Gastronomie.

„In der Gastronomie kann es rasend schnell stressig werden.“

Sobald die Saison beginnt, läuft der Laden auf Hochtouren. Als Beschäftigter in der Gastronomie muss man gute Nerven besitzen, besonders stressressistent sein und immer konzentriert arbeiten. An einem „normalen“ Tag in der Hochsaison sind in einem mittelgroßen Betrieb mehr als 1000 Gäste am Tag normal. Das bedeutet schnelles Denken und Handeln. Da in dieser Branche ein enormer Konkurrenzdruck herrscht, Personal immer knapper wird und Gäste merklich anspruchsvoller denken, müssen Gastronomen jeden Tag einhundert Prozent geben, um fortlaufend Ihren guten Ruf zu verteidigen. Gäste werden behandelt wie kleine Könige, sie bekommen die gewünschten Plätze und jeden Tag neue Gerichte präsentiert. Um den Lieblingstisch rechtzeitig ergattern zu können, wird rechtzeitig bestellt. Das Personal nimmt die Daten des Gastes auf. Meistens zählen darunter der Vor- und Nachname, die Telefonnummer, Anzahl der Gäste und der Anlass. Bei größeren Reservierungen werden dementsprechend detailliertere Absprachen getroffen. Zum Zwecke der Bezahlung werden natürlich auch die Kontodaten des Gastes abgefragt und hinterlegt, sowie die Anschrift für die Rechnung.

Bestellung, aber richtig

In vielen Häusern erfolgt die Eingabe der Daten in ein digitales Reservierungssystem. Dennoch befindet sich auch dort, ab und zu, ein kleines Bestellbuch, an einem zentralen Platz, in der Nähe der Theke. Im Trubel muss es schnell gehen und das Eintippen ins System dauert viel zu lange. Das zu zapfende Bier in der einen, den Stift in der anderen Hand, das Telefon am linken Ohr, und das rechte wird durch die Klingel aus der Küche beschallt. Schnell fragt der Kellner die Daten des Gastes ab, schreibt sie bestenfalls in das vor sich liegende Bestellbuch. Ist das Gespräch beendet und der Vorgang abgeschlossen, geht es schon zum nächsten Tisch. Keine fünf Minuten später steht der nächste Gast am Tresen und möchte einen Tisch bestellen. Diesmal reicht Zettel und Stift, mehr Zeit bleibt nicht.

Am Ende des Tages wird neben der Abrechnung auch die Tischreservierung ins Buch eingetragen. Aber was ist, wenn der Zettel mit Namen, Telefonnummer und Rechnungsdaten im Trubel plötzlich verloren gegangen ist?

Eine Frage der Systempflege

Da diese Bestellbücher meistens später in System eingepflegt werden, kommen durch Schichtwechsel mehrere Personen mit den personenbezogenen Daten in Berührung.

In dem Fall sollte das Personal von vorherein über die neuen Datenschutzgesetze aufgeklärt werden. Eine Mitarbeiterschulung  und -sensibilisierung (auch außerhalb der Saison) bieten sich in diesem Fall an. Der Verweis auf Verschwiegenheit und Vertraulichkeit sollte von jedem einzelnen gelesen und unterschrieben werden.

Daten die Kunden während der Bestellung preisgeben, sollten so festgehalten werden, dass diese nicht unbemerkt verschwinden können. Ein Bestellbuch kann genutzt werden, dennoch ist dies an einem, nur für Mitarbeiter zugänglichen Bereich, aufzubewahren. Der Tresen, an dem ungeduldige Gäste warten, ist kein geeigneter Ort.

Der Gast vertraut dem Restaurant und kommt meistens auf Empfehlung oder eigene positive Erfahrungen.

Genau diese Ansätze sollten trotz Alltagshektik hoch geschätzt werden. Gehen personenbezogene Daten verloren, kann das dem Restaurant im schlimmsten Fall das gute Image kosten, weitere zufriedene Gäste oder gar ein ganzes saisonales Geschäft.

Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro

Der Verlust der Daten zählt zu den schwerwiegenden Datenschutzpannen. Denn diese müssen innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Bußgelder, die uneingeschränkte Aufmerksamkeit der Behörde und deftige Strafen sind die Folge.

Das kann teuer werden. Die Datenschutz-Grundverordnung sieht bei einem Verstoß Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis 4 Prozent des weltweiten, vorangegangenen Jahresumsatzes eines Unternehmens vor. Ein Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz kann derzeit noch zu einem Bußgeld bis 300.000 Euro führen oder gar zu einer bis zu zweijährigen Freiheitsstrafe.

Und was viele nicht wissen, nicht nur das Unternehmen an sich ist betroffen, sondern auch derjenige, der die Datenpanne verursacht hat.

„Tue nie etwas halb, sonst verlierst du mehr, als du je wieder einholen kannst.“

Luis Amstrong

Datenschutz bei Online-Reservierungen und Bewertungsportalen

Immer mehr Restaurants setzen auf Online-Reservierungssysteme wie OpenTable, TheFork oder eigene Buchungslösungen auf der Website. Dabei werden personenbezogene Daten digital erfasst und gespeichert. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ergeben sich dabei besondere Anforderungen.

Zunächst muss der Gastronom als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sicherstellen, dass der Anbieter des Reservierungssystems die Daten ordnungsgemäß verarbeitet. Wird ein externer Dienstleister eingesetzt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Der Gastronom bleibt verantwortlich dafür, dass die Daten seiner Gäste geschützt werden.

Bewertungsportale wie Google Maps, TripAdvisor oder Yelp stellen eine weitere datenschutzrechtliche Herausforderung dar. Wenn Gäste dort Bewertungen hinterlassen, verarbeiten die Plattformbetreiber personenbezogene Daten. Der Gastronom sollte in seiner Datenschutzerklärung auf die Nutzung dieser Portale hinweisen und darauf aufmerksam machen, dass dort eigene Datenschutzbestimmungen gelten.

Videoüberwachung in der Gastronomie

Viele Gastronomiebetriebe setzen Videoüberwachung ein, etwa im Eingangsbereich, an der Kasse oder im Lagerbereich. Die Videoüberwachung stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar und muss daher den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

Die Rechtsgrundlage für die Videoüberwachung ist in der Regel das berechtigte Interesse des Betreibers nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieses Interesse muss gegen die Rechte der betroffenen Personen abgewogen werden. Eine Videoüberwachung von Toilettenräumen oder Umkleidebereichen ist grundsätzlich unzulässig.

Der Gastronom muss die Videoüberwachung durch gut sichtbare Hinweisschilder kennzeichnen. Diese Schilder müssen den Namen des Verantwortlichen, den Zweck der Überwachung, die Rechtsgrundlage und einen Hinweis auf die weiteren Informationen in der Datenschutzerklärung enthalten. Die Aufnahmen dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Überwachungszweck erforderlich ist, in der Regel maximal 72 Stunden.

WLAN für Gäste: Datenschutz beachten

Viele Restaurants bieten ihren Gästen kostenloses WLAN an. Auch hier müssen datenschutzrechtliche Vorgaben beachtet werden. Wenn der Gastronom ein Gäste-WLAN betreibt, verarbeitet er in der Regel Verbindungsdaten wie IP-Adressen und MAC-Adressen, die als personenbezogene Daten gelten.

Der Gastronom sollte das Gäste-WLAN von seinem Geschäftsnetzwerk trennen, um zu verhindern, dass Gäste auf interne Systeme wie das Reservierungssystem oder die Kassensoftware zugreifen können. Eine Vorschaltseite mit Datenschutzinformationen und einer Nutzungsvereinbarung ist empfehlenswert.

Wenn für den WLAN-Zugang eine Registrierung mit personenbezogenen Daten erforderlich ist, muss der Gastronom die Gäste über die Datenverarbeitung informieren und eine Rechtsgrundlage vorweisen können. Die erfassten Daten dürfen nur für den Zweck der WLAN-Bereitstellung verwendet werden und müssen nach Beendigung der Nutzung gelöscht werden.

Mitarbeiterdaten in der Gastronomie

Neben den Gästemitteln müssen Gastronomen auch den Datenschutz ihrer Mitarbeiter beachten. Dienstpläne, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und Personalakten enthalten hochsensible personenbezogene Daten, die besonders geschützt werden müssen.

Dienstpläne sollten nicht offen in der Küche oder am Tresen aushängen, wenn sie personenbezogene Daten wie vollständige Namen oder private Telefonnummern enthalten. Stattdessen sollten digitale Dienstplansysteme mit Zugriffskontrollen verwendet werden. Auch die beliebte WhatsApp-Gruppe für die Kommunikation im Team ist datenschutzrechtlich problematisch, da WhatsApp Metadaten verarbeitet und in die USA übermittelt. Datenschutzkonforme Alternativen wie Threema oder Signal sind vorzuziehen.

Checkliste Datenschutz in der Gastronomie

Um den Datenschutz in Ihrem Gastronomiebetrieb sicherzustellen, sollten Sie folgende Punkte umsetzen:

Erstellen Sie eine vollständige Datenschutzerklärung für Ihre Website und hängen Sie einen Auszug im Gastraum aus. Schulen Sie alle Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit personenbezogenen Daten. Lassen Sie sich von allen Mitarbeitern eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben. Prüfen Sie alle eingesetzten digitalen Systeme auf ihre Datenschutzkonformität. Erstellen Sie ein Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO. Definieren Sie klare Löschfristen für Reservierungsdaten und andere personenbezogene Informationen. Und vor allem: Holen Sie sich professionelle Unterstützung durch einen externen Datenschutzbeauftragten, der die branchenspezifischen Anforderungen kennt.

Lieferdienste und Drittanbieter-Plattformen

Die Zusammenarbeit mit Lieferdiensten wie Lieferando, Wolt oder Uber Eats bringt weitere datenschutzrechtliche Fragestellungen mit sich. Diese Plattformen erheben eigenständig personenbezogene Daten der Besteller und geben einen Teil dieser Daten an den Gastronomen weiter. In der Regel handelt es sich dabei um eine getrennte Verantwortlichkeit: Die Plattform ist für die auf ihrer Seite erhobenen Daten verantwortlich, der Gastronom für die im Rahmen der Bestellabwicklung erhaltenen Daten.

Der Gastronom sollte sicherstellen, dass die von der Plattform übermittelten Kundendaten nach Abwicklung der Bestellung und Ablauf etwaiger Gewährleistungsfristen gelöscht werden. Eine Nutzung dieser Daten für eigene Marketingzwecke ist ohne gesonderte Einwilligung des Kunden grundsätzlich nicht zulässig. Auch die Aufbewahrung von Lieferscheinen mit Kundenadressen muss den datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen und darf nicht länger als notwendig erfolgen.