Hinweisgeberschutzgesetz: Was ist zu tun?

Endlich wird nun auch Deutschland ein Hinweisgeberschutzgesetz entwickelt. Es könnte im Mai 2023 in Kraft treten. Das Gesetz soll sogenannte Whistleblower vor Repressalien schützen, wenn sie auf Korruption, Betrug, Umweltschädigung oder anderen Missständen im eigenen Unternehmen hinweisen.

Was Arbeitgeber laut dem aktuellen Entwurf beachten müssen, erfahren Sie hier.

Wann schützt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt natürliche Personen, die durch ihre berufliche Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Für die Meldung sieht das Gesetz bestimmte Meldestellen vor. Neben den hinweisgebenden Personen (Whistleblower) werden auch Personen geschützt, die von der Meldung des Hinweises betroffen sind (zum Beispiel weil es in dem Hinweis um sie geht).

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist bei Hinweisen anzuwenden, die Verstöße gegen deutsches oder europäisches Recht beinhalten. Es geht dabei vor allem um Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, aber auch um solche, die gegen Rechtsvorschriften zur Produkt- und Verkehrssicherheit, zum Umweltschutz, zur Regelung von Verbraucherrechten, zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit der Informationstechnik und so weiter verstoßen. Damit hat das Gesetz einen sehr weiten Anwendungsbereich. Ausnahmen gelten nur im Bereich von Verschlusssachen und bei Schweigepflichten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt zudem, dass der hinweisgebenden Person kein Nachteil in Form von Vergeltungsmaßnahmen oder Repressalien durch die Meldung entstehen darf. Wird das Hinweisgeberschutzgesetz nicht eingehalten, drohen Sanktionen und Schadensersatzforderungen.

Was sind Meldestellen?

Für hinweisgebende Personen müssen sogenannte Meldestellen zur Verfügung stehen. Das Hinweisgeberschutzgesetz unterscheidet zwischen internen und externen Meldestellen. Interne Meldestellen werden vom Beschäftigungsgeber selbst eingerichtet, externe dagegen vom Staat. Jede hinweisgebende Person kann sich selbst entscheiden, ob sie den Hinweis bei einer internen oder externen Stelle abgibt.

Eine hinweisgebende Person muss die Meldung schriftlich oder mündlich (telefonisch, persönlich oder über eine andere Art der Sprachübermittlung) abgeben können. Die Meldestelle ist dann verpflichtet, die Meldung zu bearbeiten.

Die Meldestellen müssen die Meldung stets vertraulich behandeln. Das heißt insbesondere, dass sowohl die Identität der hinweisgebenden Person als auch die aller Personen, die in der Meldung vorkommen oder die diese betrifft, vertraulich zu behandeln ist.

Außerdem müssen die Meldestellen die eingehende Meldung dokumentieren und Rückmeldung über Eingang, getroffene Maßnahmen und Ergebnis der Meldung bereitstellen.

Wann muss ich eine interne Meldestelle einrichten?

Die Einrichtung von internen Meldestellen ist Pflicht des Beschäftigungsgebers. Diese Pflicht trifft ihn, wenn er in der Regel mindestens 50 Beschäftigte beschäftigt oder es sich um eines der in § 12 III Hinweisgeberschutzgesetz aufgeführten Unternehmen handelt (vor allem Unternehmen aus den Bereich Kreditwesen, Wertpapierdienstleistung, Kapitalverwaltung und Versicherungsaufsicht).

Beschäftigungsgeber können natürliche oder juristische Personen sein, sowie andere rechtsfähige Personenvereinigungen. Zu Beschäftigten zählen nicht nur gewöhnliche Arbeitnehmer, sondern auch Auszubildende, Beamte, Richter, Soldaten und so weiter.

Größere Unternehmen (50 – 249 Mitarbeiter) dürfen sich auch Meldekanäle teilen.

Wie richte ich eine interne Meldestelle ein?

Zur Einrichtung einer internen Meldestelle kann der Beschäftigungsgeber sowohl Mitarbeiter als auch Externe mit dieser Aufgabe beauftragen. Die Aufgaben der internen Meldestelle dürfen dabei nicht zu einem Interessenskonflikt bei der jeweiligen ausübenden Person führen.

Für die Einrichtung einer internen Meldestelle bietet es sich an, eine Webapp zu nutzen. Diese sind einfach zu verwalten und rund um die Uhr verfügbar. Die Kapazitäten sind quasi unbegrenzt, vor allem hinsichtlich möglicher Anzahl an Benutzern und gleichzeitigen Meldungen. Mitarbeiter können hier anonym Hinweise abgeben. Eine Webapp als Meldestelle kann immer auf dem neusten Stand bezüglich Datenschutz und IT-Sicherheit gehalten werden. So ist eine Webapp eine leichte, effektive und transparente Unterstützung bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Was sind externe Meldestellen?

Die externe Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz richtet der Bund ein. Beschäftigte können frei wählen, an welche Meldestelle sie sich zuerst wenden. Hinsichtlich der Aufgaben und Strukturen gleichen sie im Wesentlichen den internen Meldestellen.

Tipps für die Praxis

Auch wenn das Hinweisgeberschutzgesetz Stand Dezember 2022 noch durch den Bundesrat gehen muss und damit erst etwa im März 2023 in Kraft treten wird, sollten sich Unternehmen frühzeitig um die Einrichtung konformer Meldestellen kümmern. Der Aufwand sollte nicht unterschätzt werden.

Eine große Erleichterung stellt dabei eine entsprechende Webapp dar. Diesen Service bieten wir Ihnen natürlich neben vielen weiteren Dienstleistungen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit ebenfalls an. Kontaktieren Sie uns hier, um sich unverbindlich über die Möglichkeiten zu informieren. Unser Team an Experten berät Sie gerne!