Datenschutzpanne im Spam-Ordner

Auf den ersten Blick weist der Spam-Ordner im E-Mail-Client nicht auf eine Datenschutzpanne hin. Werden jedoch E-Mails, die eigentlich gelöscht werden sollen, versehentlich nur als Spam markiert, kann es zur manuellen Überprüfung durch den E-Mail-Anbieter und im Rahmen dessen zur Datenschutzpanne kommen.

Alles, was Sie zum datenschutzrechtlichen Risiko vom Markieren als Spam wissen müssen, erfahren Sie hier.

Was passiert beim Markieren als Spam?

Oft genug passiert es, dass Nutzer eine E-Mail statt sie zu löschen als Spam markieren. Äußerlich gesehen ist die E-Mail lediglich in den Spam-Ordner verschoben. Bei einigen E-Mail-Anbietern wird die betroffene E-Mail aber noch weiter verarbeitet. Handelt es sich dabei um eine E-Mail mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten, kann sich dies zum datenschutzrechtlichen Problem entwickeln.

Einige E-Mail-Anbieter speichern bei der Markierung als Spam lediglich einen Hash-Wert der E-Mail ab, der bei der Weiterentwicklung des Spam-Filters helfen soll, wenn z.B. E-Mails mit dem gleichen Fingerabdruck häufiger markiert werden. In solchen Fällen liest kein Dritter die E-Mail selbst und die enthaltenen Daten sind sicher.

Andere Anbieter überprüfen jede E-Mail auf Übereinstimmung mit vorher festgelegten Informationen, um zu entscheiden, ob es sich um Spam handelt. In Fällen, in denen der Anbieter von dem die E-Mail ausgeht, als vertrauenswürdig eingestuft wird, können allgemeine Informationen über die Mail (Zeitpunkt, Absender und Typ des Inhaltes) an den Anbieter weitergeleitet werden (sog. Feedback-Loop).

Bei einigen E-Mail-Anbietern kann der Nutzer zudem in einen zusätzlichen Spam-Schutz einwilligen. Dann darf der E-Mail-Anbieter den Inhalt der E-Mail auch dazu benutzen, die Spam-Erkennung zu trainieren. Es kann dabei sowohl zur automatisierten als auch zur manuellen Verarbeitung der E-Mail kommen.

Was kann man tun?

Werden E-Mails versehentlich als Spam markiert, kann dies je nach Anbieter und Inhalt der E-Mail schwerwiegende datenschutzrechtliche Folgen haben. Diese gilt es zu verhindern.

Die Ursache für die falsche Markierung könnte daran liegen, dass die Buttons zum Löschen und zum Markieren als Spam zu nah aneinander liegen oder zu ähnlich oder irreführend aussehen. Sind Mitarbeiter nicht für dieses Thema sensibilisiert, kann es schnell zum Missgeschick kommen.

Spamfilter sind trotz allem nützlich und wichtig. Auf sie zu verzichten ist deshalb keine tragbare Lösung. Allerdings sollte untersucht werden, wie der ausgewählte E-Mail-Anbieter mit Spam umgeht und ob das Unternehmen gegebenenfalls den Anbieter wechseln sollte. Zudem können die meisten Vorfälle durch entsprechende Schulung der Mitarbeiter zum Thema Datenschutz und Awareness verhindert werden. Eine komplette Privatsphäre bietet nur eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Kommunikation über E-Mail wird nicht zu Unrecht mit der Kommunikation über Postkarten verglichen.

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