Whistleblower Protection Act: co robić?

Wreszcie, Niemcy również opracowują ustawę o ochronie sygnalistów. Może ona wejść w życie w maju 2023 roku. Ustawa ma chronić tzw. whistleblowerów przed represjami, jeśli wskażą na korupcję, oszustwa, szkody środowiskowe lub inne nadużycia we własnej firmie.

Tutaj dowiesz się, czego pracodawcy muszą przestrzegać zgodnie z aktualnym projektem.

Kiedy ustawa o ochronie osób sygnalizujących nieprawidłowości chroni?

Ustawa o ochronie osób sygnalizujących nieprawidłowości (Whistleblower Protection Act) chroni osoby fizyczne, które dzięki swojej działalności zawodowej uzyskały informacje o naruszeniach prawa i zgłosiły je. Ustawa przewiduje określone urzędy do dokonywania zgłoszeń. Oprócz sygnalistów chronione są również osoby, których dotyczy zgłoszenie (np. dlatego, że zgłoszenie ich dotyczy).

Ustawa o ochronie osób zgłaszających nieprawidłowości ma zastosowanie do informacji, które zawierają naruszenia prawa niemieckiego lub europejskiego. Dotyczy to przede wszystkim naruszeń, które podlegają sankcjom karnym lub grzywnom, ale także tych, które naruszają przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa produktów i ruchu drogowego, ochrony środowiska, regulacji praw konsumentów, ochrony prywatności i bezpieczeństwa technologii informacyjnych i tak dalej. Ustawa ma więc bardzo szeroki zakres zastosowania. Wyjątki obowiązują jedynie w zakresie informacji niejawnych i zobowiązań do zachowania poufności.

Ustawa o ochronie osób sygnalizujących nieprawidłowości (Whistleblower Protection Act) stanowi również, że osoba przekazująca informacje nie może doznać w wyniku zgłoszenia żadnych niekorzystnych skutków w postaci odwetu lub represji. W przypadku nieprzestrzegania Whistleblower Protection Act mogą zostać nałożone sankcje i roszczenia odszkodowawcze.

Co to są gorące linie?

Tak zwane gorące linie muszą być dostępne dla sygnalistów. Whistleblower Protection Act rozróżnia wewnętrzne i zewnętrzne gorące linie. Wewnętrzne gorące linie są zakładane przez samego pracodawcę, natomiast zewnętrzne gorące linie są zakładane przez państwo. Każdy sygnalista może sam zdecydować, czy chce złożyć raport do biura wewnętrznego czy zewnętrznego.

Osoba udzielająca informacji musi mieć możliwość dokonania zgłoszenia w formie pisemnej lub ustnej (telefonicznie, osobiście lub za pomocą innej formy przekazu głosowego). MROS jest wówczas zobowiązany do rozpatrzenia zgłoszenia.

Biura sprawozdawcze muszą zawsze traktować sprawozdanie jako poufne. Oznacza to w szczególności, że zarówno tożsamość osoby składającej sprawozdanie, jak i tożsamość wszystkich osób występujących w sprawozdaniu lub których ono dotyczy, muszą być traktowane jako poufne.

Ponadto urzędy sprawozdawcze muszą udokumentować wpływający raport i przekazać informację zwrotną o otrzymaniu, podjętych działaniach i wyniku raportu.

Kiedy muszę utworzyć wewnętrzne biuro podawcze?

Utworzenie biur raportowania wewnętrznego jest obowiązkiem pracodawcy. Obowiązek ten dotyczy sytuacji, gdy pracodawca zatrudnia zwykle co najmniej 50 pracowników lub gdy jest jedną z firm wymienionych w dziale 12 III ustawy o ochronie przed nieprawidłowościami (w szczególności firmy z obszaru bankowości, usług związanych z obrotem papierami wartościowymi, zarządzaniem kapitałem i nadzorem ubezpieczeniowym).

Pracodawcami mogą być osoby fizyczne lub prawne, a także inne stowarzyszenia osób posiadających zdolność prawną. Do pracowników zalicza się nie tylko zwykłych pracowników, ale także stażystów, urzędników, sędziów, żołnierzy i tak dalej.

Większe firmy (50 - 249 pracowników) mogą również dzielić kanały raportowania.

Jak założyć wewnętrzne biuro podawcze?

W celu utworzenia wewnętrznego biura podawczego pracodawca może powierzyć to zadanie zarówno pracownikom, jak i osobom z zewnątrz. Zadania wewnętrznego biura podawczego nie mogą prowadzić do konfliktu interesów osoby je wykonującej.

Do stworzenia wewnętrznego centrum raportowania dobrze jest użyć aplikacji internetowej. Są one łatwe w zarządzaniu i dostępne przez całą dobę. Możliwości są praktycznie nieograniczone, zwłaszcza jeśli chodzi o możliwą liczbę użytkowników i jednoczesnych raportów. Pracownicy mogą składać raporty anonimowo. Aplikacja internetowa jako centrum raportowania może być zawsze aktualna pod względem ochrony danych i bezpieczeństwa IT. Aplikacja internetowa jest więc łatwym, skutecznym i przejrzystym wsparciem dla realizacji ustawy o ochronie osób zgłaszających nieprawidłowości.

Czym są zewnętrzne infolinie?

Zewnętrzne biuro sprawozdawcze na mocy ustawy o ochronie osób sygnalizujących nieprawidłowości (Whistleblower Protection Act) jest tworzone przez rząd federalny. Pracownicy mają swobodę wyboru, z którym biurem sprawozdawczym kontaktują się w pierwszej kolejności. Pod względem zadań i struktury są one zasadniczo takie same jak wewnętrzne biura raportujące.

Wskazówki dotyczące praktyki

Mimo że ustawa o ochronie osób sygnalizujących nieprawidłowości musi jeszcze przejść przez Bundesrat (wyższą izbę parlamentu) od grudnia 2022 r., a tym samym wejdzie w życie dopiero około marca 2023 r., firmy powinny odpowiednio wcześnie zadbać o utworzenie zgodnych z przepisami biur sprawozdawczych. Nie należy lekceważyć związanego z tym wysiłku.

Odpowiednia aplikacja internetowa jest w tym względzie dużym ułatwieniem. Oczywiście usługę tę oferujemy również obok wielu innych usług w zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych. Skontaktuj się z nami tutajaby dowiedzieć się o możliwościach bez zobowiązań. Nasz zespół ekspertów chętnie doradzi!