"Pre-Employment Screening": ochrona danych w procesie selekcji personelu

Jeśli w firmie pojawia się nowe stanowisko do obsadzenia, menedżerowie personalni chcą je jak najlepiej obsadzić za pomocą procedury doboru personelu. Nierzadko przeprowadzają oni własne badania, aby uzyskać więcej informacji o kandydacie lub zweryfikować znane informacje. Ten tak zwany "pre-employment screening" (lub również "background check") budzi pewne wątpliwości z punktu widzenia prawa ochrony danych w procedurze doboru personelu.

Dowiedz się tutaj, co powinieneś wziąć pod uwagę zbierając informacje o kandydatach.

Procedury doboru kadr z wykorzystaniem Internetu

We współczesnym (pracującym) świecie wiele informacji o kandydacie można łatwo znaleźć w internecie. W sieciach społecznościowych z obszaru rozrywki (na przykład Facebook lub Instagram) lub środowiska zawodowego (na przykład LinkedIn lub Xing) można sprawdzić i uzupełnić informacje z aplikacji. Istnieją również bazy danych, które dostarczają informacji o przestępstwach, na przykład.

Te informacje, które pozwalają na identyfikację osoby, są danymi osobowymi w rozumieniu GDPR. Oznacza to, że przy postępowaniu z nimi należy przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych.

Podstawa prawna "badania przed zatrudnieniem

Zgodnie z GDPR przetwarzanie tych danych osobowych musi być oparte na podstawie prawnej. Przede wszystkim w grę wchodzi zgoda danego kandydata (Art. 6 I 1 lit. a DSGVO). Może również istnieć konieczność dla zamierzonej umowy o pracę (Art. 6 I 1 lit. b DSGVO).

Zgoda

Zgoda w świetle prawa o ochronie danych musi być początkowo dobrowolna. Trudności wynikają z braku równowagi między potencjalnym pracodawcą a kandydatem. Jeśli kandydat zgadza się na sprawdzenie danych, gdy zostanie o to poproszony, zwykle robi to z obawy przed odrzuceniem.

Nawet w przypadku uzyskania zgody od wnioskodawcy, nie spełnia to wymogów prawa o ochronie danych osobowych.

Konieczność

Dla potencjalnego pracodawcy badanie przed zatrudnieniem może być niezbędne do późniejszego zawarcia umowy o pracę (art. 6 I 1 lit. b DSGVO). W tym przypadku interesy i stopień konieczności muszą być ważone w każdym indywidualnym przypadku. Zwykle jednak będzie to niekorzystne dla pracodawcy.

Postępowanie z "badaniami przed zatrudnieniem" w praktyce

Jeśli rekruter chce znaleźć najbardziej odpowiedniego kandydata bez naruszania prawa ochrony danych osobowych, istnieje kilka praktycznych wskazówek, którymi powinien się kierować.

To samo obowiązuje w procesie selekcji kandydatów: jeśli nie pytasz, zostajesz głupi! Jeśli więc złożone dokumenty są niekompletne lub budzą wątpliwości, najpierw skontaktuj się osobiście z wnioskodawcą.

Wykorzystaj wywiady, testy rekrutacyjne lub podobne formaty, aby uzyskać lepszy obraz kandydatów. Zdobyte tu spostrzeżenia są zwykle bardziej wartościowe niż jakiekolwiek dokumenty aplikacyjne złożone na piśmie.

Jeśli nie jest jasne, jakie dane o kandydacie można badać, najlepiej skorzystać z prawa do zadawania pytań na podstawie ustawy o równym traktowaniu (AGG), której przepisy każdy HR-owiec zna z rozmów kwalifikacyjnych. Jeśli są to informacje, o które nie wolno pytać w rozmowie kwalifikacyjnej nawet zgodnie z AGG, nie należy ich samodzielnie badać.

Wszystkie procesy powinny być zawsze aktualne i przejrzyste oraz zgodne z przepisami GDPR.

Ponadto należy ściśle oddzielić płaszczyznę prywatną od zawodowej. Jeśli research ma być prowadzony na własną rękę, zorientuj się na źródła zorientowane zawodowo (np. LinkedIn czy Xing).

Wniosek

Badania przed zatrudnieniem muszą być przeprowadzane z rozwagą. Nie wszystko, co rekruter może znaleźć o kandydacie, jest tym, czego powinien szukać. Zaleca się, aby w dużej mierze polegać na tradycyjnych procedurach selekcji, takich jak rozmowy kwalifikacyjne i testy rekrutacyjne.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące zgodnego z ochroną danych osobowych wdrożenia procedur selekcji kandydatów, nie wahaj się skontaktować z naszym zespołem ekspertów!