Przetwarzanie poczty i książka pocztowa, różnica

Książka pocztowa zapewnia lepszy przegląd poczty przychodzącej i wychodzącej. Najważniejsze dane są szybko zapisywane i mogą być sprawdzone w późniejszym czasie. W przypadku rozbieżności w wysyłce, możemy wykorzystać ten przegląd do sprawdzenia kto, kiedy i do kogo wysłał list. W większości firm książka pocztowa prowadzona jest przez recepcjonistkę lub sekretarkę. Listy są sortowane według rodzaju i daty, otwierane i przypisywane do odbiorcy.

Jedno jest pewne: ktokolwiek otworzy i posortuje list, zyska wgląd w faktury i inne listy biznesowe. Oznacza to, że Dane poufne Przechodzą one przez kilka rąk i mogą szybko się zgubić lub zostać zapomniane na tym czy innym biurku.

Poleć książkę Poczta cyfrowa

Cyfrowa książka pocztowa jest prawdopodobnie bardziej efektywną opcją w porównaniu do formy papierowej. Czas przetwarzania jest skrócony, można go szybciej znaleźć, a jakość, jak również możliwość dostarczania informacji są bardziej dokładne. Zużycie papieru jest zmniejszone, ponieważ prawie żadne kopie nie są potrzebne. Poczta cyfrowa może być przekazywana bezpośrednio na osobisty adres e-mail, bez wchodzenia w pole widzenia innych osób.

Łatwa archiwizacja

Listy biznesowe, listy handlowe i pokwitowania, podobnie jak wiele innych dokumentów, muszą być przechowywane przez co najmniej sześć lat zgodnie z niemieckim kodeksem podatkowym (§147 / §140 AO). Złożone dokumenty powinny być zatem przechowywane w archiwum w sposób schludny i uporządkowany. Jeśli poczta przychodząca jest przechowywana w forma cyfrowa Nowa metoda archiwizacji zapewnia większą przejrzystość dla późniejszych wyszukiwań, jest bardziej przejrzysta i wymaga znacznie mniej miejsca.

Oczywiście Ochrona danych Faworyzowanie technologii cyfrowych Wariant. Dokumenty są lepiej zabezpieczone na zewnętrznych nośnikach danych i chronione hasłami. Dostęp do nich mają tylko upoważnione osoby. W sytuacji awaryjnej nośniki danych można szybciej zabezpieczyć.

Podpowiedź:

Zastanów się, która opcja jest lepsza dla Twojej firmy. Ale cyfrowa książka pocztowa może być szybko przeglądana przez upoważnione osoby w dowolnym miejscu i ogólnie oszczędza dużo czasu i miejsca. Dane osobowe są bezpieczniejsze dzięki hasłom i własnym adresom e-mail. Ryzyko przeczytania wiadomości przez kilka osób jest znacznie niższe. Istnieje wiele powodów, dla których cyfrowe zarządzanie pocztą jest bardziej wydajne. Ale jedno jest pewne: oszczędzasz czas i nerwy.