Ochrona danych osobowych w HR

W obszarze HR w firmie przetwarzanie ogromnych ilości danych osobowych leży w naturze pracy. Tutaj dowiesz się, na co należy zwrócić szczególną uwagę w ochronie danych osobowych.

Prawa pracownika

Przetwarzanie danych osobowych rozpoczyna się już w momencie wpłynięcia do firmy wniosku zainteresowanego. Celem ochrony danych jest tutaj ochrona dóbr osobistych (przyszłego) pracownika.

Dlatego też pracownik ma prawo wglądu do przechowywanych na jego temat danych. Dotyczy to nie tylko akt osobowych, ale także wszystkich danych przechowywanych w inny sposób na temat jego osoby.

Ponadto pracownik ma prawo do Wrażliwe dane o nim lub o niej mogą zostać utajnione przez pracodawcę. Dotyczy to na przykład informacji o Zwolnienie lekarskie lub stan zdrowia. Zasadniczo pracodawca może dane osobowe Firma może również przekazywać informacje o pracowniku tylko wtedy, gdy jest to konieczne do realizacji umowy o pracę lub gdy wyrażono na to zgodę.

Jeśli pracodawca pyta pracownika o rzeczy, o które nie powinien pytać, pracownik może również milczeć lub nawet kłamać.

Obowiązki pracodawcy

Z kolei pracodawca (a w szczególności dział kadr) ma również różne obowiązki wobec pracownika, które służą również ochronie jego dóbr osobistych.

Dane, które zostały zgromadzone niezgodnie z prawem, są nieaktualne lub nieprawidłowe, są na żądanie usuwane, poprawiane lub blokowane.

Jeśli mają być przechowywane dane wrażliwe, do których przechowywania pracodawca nie jest prawnie zobowiązany (np. przynależność religijna musi być rejestrowana w celu pobierania podatku kościelnego), należy uzyskać zgodę.

Wszystkie procesy, które wpływają na jego dane osobowe pracownik musi zostać wyczerpująco poinformowany. W szczególności należy podać informacje o tym, kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych, jaki jest jego cel, jakiej kategorii danych dotyczy, czy dane są przekazywane do krajów trzecich, jak długo są przechowywane i dlaczego jest to konieczne.

Dodatkowo dział HR jest odpowiedzialny za ochronę danych przed nieuprawnionymi osobami trzecimi. Należy pamiętać, że dostęp do danych powinien być odpowiednio uregulowany za pomocą uprawnień dostępu. Najlepiej skorzystać ze sprawdzonego oprogramowania i pozwolić nam profesjonalnie doradzić przy wyborze i konfiguracji.

Działania, które powinien przeprowadzić dział HR

W celu Poziom ochrony RODO Następujące działania muszą być zazwyczaj wykonywane zgodnie z wymaganiami:

Na stronie dane osobowe muszą zostać usunięte, gdy tylko cel przetwarzania przestanie mieć zastosowanie. Istnieją różne zautomatyzowane narzędzia do tego celu, które z przyjemnością doradzimy.

Zadaniem działu HR jest również przestrzeganie minimalizacji danych i zapewnienie, że Obowiązki informacyjne wynikające z RODO do wykonania. Kontrola dostępu i wejścia również wchodzi w zakres obowiązków. Ważne jest również zapewnienie, że dane wrażliwe są przetwarzane oddzielnie od innych danych. Należy również przeprowadzać regularne kontrole w celu zapewnienia, że wykorzystywane usługi i oprogramowanie są zgodne z wymogami RODO.

Wreszcie, dział HR jest również odpowiedzialny za zapewnienie zgodności z Przepisy dotyczące ochrony danych w dowolnym momencie (odpowiedzialność).

Wniosek

Oprócz zarządzania zasobami ludzkimi, wiele zadań związanych z ochroną danych leży w gestii działu HR. Przestrzeganie przepisów o ochronie danych ma tutaj bardzo wysoki priorytet.

Nie tylko postępująca cyfryzacja wielokrotnie stawia wyzwania. Również ilość przepisów, których należy przestrzegać, może szybko stać się myląca. Dlatego chętnie doradzimy Państwu optymalne rozwiązania dla Państwa firmy.