Ochrona danych pracowników w związku z usługą PCs

W orzeczeniu z dnia 7 lutego 2020 roku Okręgowy Sąd Pracy w Kolonii orzekł, że pracodawca może rozwiązać bez wypowiedzenia umowę o pracę z pracownikiem, który wbrew wcześniejszemu porozumieniu nadmiernie wykorzystuje laptopa służbowego do celów prywatnych w godzinach pracy (nr sprawy 4 Sa 329/19). Sprawa dotyczyła kilku miesięcy, w których pracownik przez kilka dni z rzędu i każdorazowo przez kilka godzin wykorzystywał laptopa służbowego do prywatnych poszukiwań w internecie, prywatnej korespondencji mailowej i innych czynności poza stosunkiem pracy.

Z czysto praktycznego punktu widzenia jest oczywiście zrozumiałe, że tak daleko idące nadużycia czasu pracy stanowią szczególną przyczynę, wymaganą do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. W toku procesu pojawiło się jednak również pytanie, czy Przeglądarka i historia wiadomości e-mail pracownika i wykorzystać je jako dowód w sądzie.

Proceduralne zakazy wykorzystania dowodów?

Wykorzystanie historii przeglądarki i poczty elektronicznej pracownika mogłoby być zakazane przez procesowy zakaz wykorzystania dowodów. Proceduralne zakazy wykorzystania dowodów zakazują wykorzystania pewnych istniejących dowodów per se zgodnie z odpowiednim obowiązującym prawem procesowym.

Jeśli pracownik i pracodawca stają naprzeciw siebie w sądzie, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego i ustawy o sądzie pracy. Ustawy te zabraniają jedynie stosowania dowodów jako wyjątków, które wymagają uzasadnienia. Innymi słowy, wszystko, co jedna ze stron wprowadza jako dowód, może być również wykorzystane w procesie, chyba że uzasadnione jest twierdzenie przeciwne.

Wykorzystanie historii przeglądarki i poczty elektronicznej musiałoby być zatem zabronione przez konkretną ustawę, w przeciwnym razie może być wykorzystane jako dowód.

Konstytucyjny zakaz wyzysku?

Zakaz wyzysku może wynikać z faktu naruszenia podstawowych praw pracownika.

Historia przeglądarki i wiadomości e-mail to Dane osobowe w rozumieniu RODO. Wreszcie, historia przeglądarki może być wykorzystana do rozpoznania, kiedy użytkownik uzyskał dostęp do jakiej strony internetowej. Laptop serwisowy może być również przypisany do konkretnej osoby, tak aby istniało możliwe do ustalenia osobiste odniesienie. W przypadku historii wiadomości e-mail jest to oczywiście już widoczne na podstawie danych odbiorcy i nadawcy.

Dane osobowe są przede wszystkim chronione przez podstawowe prawo do informacyjnego samostanowienia. W tych ramach interes pracodawcy w wykorzystaniu danych i funkcjonowaniu wymiaru sprawiedliwości musi jednak przeważać nad interesem w ochronie podstawowego prawa pracownika do samostanowienia w zakresie informacji, aby pracodawca mógł wykorzystać dane. Należy również wziąć pod uwagę dotkliwość ingerencji.

Jeśli pracodawca przetwarza dane w sposób tajny, przemawia to za znacznym naruszeniem podstawowego prawa pracownika. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracodawca ma interes czysto dowodowy w przetwarzaniu danych. Rodzaj gromadzenia informacji i dowodów musi okazać się uzasadniony, a więc wymagający ochrony, aby pracodawca mógł korzystać z danych.

Jeśli pracodawca przetwarza historię przeglądarki i poczty elektronicznej pracownika właśnie po to, aby udowodnić oszustwo w zakresie czasu pracy (interes czysto dowodowy), to podstawowe prawo do informacyjnego samostanowienia zostaje tu bezzasadnie naruszone. W związku z tym dane te nie mogą być wykorzystane jako dowód.

Uzasadnienie w świetle prawa ochrony danych osobowych?

Jeśli, jak ma to miejsce w tym przypadku, przetwarzanie dane osobowePrawo o ochronie danych może stanowić środek zaradczy. W końcu uznaje ono szereg uzasadnień dla przetwarzania danych.

...za zgodą?

Przede wszystkim należy rozważyć zgodę zgodnie z art. 6 I 1 lit. a DSGVO. W sprawie rozstrzygniętej przez sąd pracownik i pracodawca uzgodnili w umowie o przekazaniu laptopa, że "pracodawca sprawdza i ocenia dane znajdujące się na sprzęcie roboczym w celu przyporządkowania do transakcji biznesowych lub prywatnych". Jednak ta "zgoda" została sformułowana zbyt nieprecyzyjnie i zbyt szeroko. Pracownik nie mógł zorientować się w zakresie oświadczenia, ponieważ nie było jasne, jakie dane będą sprawdzane i czy np. prywatne maile również zostaną dotknięte.

Zgoda jest prawnie nieważna.

...przez inne uprawnienia?

Pracodawca mógł oprzeć przetwarzanie historii przeglądarki i poczty elektronicznej na § 26 I BDSG.

Zgodnie z tym dane osobowe pracownika są gromadzone, przetwarzane lub wykorzystywane do celów stosunku pracy, jeżeli jest to niezbędne do podjęcia decyzji o nawiązaniu stosunku pracy lub, po jego nawiązaniu, do jego wykonania lub rozwiązania.

Podpisana umowa o przekazaniu użytkowania jasno określała, że dane będą musiały być przechowywane do celów monitorowania. Przechowywane dane są następnie poddawane kontroli pod kątem nadużyć, na przykład w celu zastosowania prywatne które naruszają postanowienia umowy. Przechowywanie i analiza danych są zatem niezbędne do realizacji stosunku pracy. Pracodawca ma uzasadniony interes w gromadzeniu tych danych.

Pracodawca może oprzeć przetwarzanie na § 26 I BDSG, a także wprowadzić dane jako dowód w procesie.

Wniosek

Jeśli pracownikowi zapewniono zasoby, dzięki którym Dane osobowe pracodawcy Jeśli firma gromadzi dane, należy wziąć pod uwagę wiele pułapek prawnych (związanych z ochroną danych). W każdym przypadku należy zarejestrować wyraźne przepisy dotyczące wykorzystania i weryfikacji środków. Przeplatają się tu różne przepisy i obszary prawa. Niezbędna jest tutaj porada eksperta.