Ochrona danych pracowników w związku z usługą PCs

W orzeczeniu z dnia 7 lutego 2020 roku Okręgowy Sąd Pracy w Kolonii orzekł, że pracodawca może rozwiązać bez wypowiedzenia umowę o pracę z pracownikiem, który wbrew wcześniejszemu porozumieniu nadmiernie wykorzystuje laptopa służbowego do celów prywatnych w godzinach pracy (nr sprawy 4 Sa 329/19). Sprawa dotyczyła kilku miesięcy, w których pracownik przez kilka dni z rzędu i każdorazowo przez kilka godzin wykorzystywał laptopa służbowego do prywatnych poszukiwań w internecie, prywatnej korespondencji mailowej i innych czynności poza stosunkiem pracy.

Z czysto praktycznego punktu widzenia jest oczywiście zrozumiałe, że tak rozległe oszustwo w zakresie czasu pracy stanowi szczególną przyczynę, wymaganą przy zwolnieniu grupowym. W procesie pojawiło się jednak również pytanie, czy pracodawca ma prawo przeglądać historię przeglądarki i poczty elektronicznej pracownika i wykorzystywać ją jako dowód w sądzie.

Proceduralne zakazy wykorzystania dowodów?

Wykorzystanie historii przeglądarki i poczty elektronicznej pracownika mogłoby być zakazane przez procesowy zakaz wykorzystania dowodów. Proceduralne zakazy wykorzystania dowodów zakazują wykorzystania pewnych istniejących dowodów per se zgodnie z odpowiednim obowiązującym prawem procesowym.

Jeśli pracownik i pracodawca stają naprzeciw siebie w sądzie, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego i ustawy o sądzie pracy. Ustawy te zabraniają jedynie stosowania dowodów jako wyjątków, które wymagają uzasadnienia. Innymi słowy, wszystko, co jedna ze stron wprowadza jako dowód, może być również wykorzystane w procesie, chyba że uzasadnione jest twierdzenie przeciwne.

Wykorzystanie historii przeglądarki i poczty elektronicznej musiałoby być zatem zabronione przez konkretną ustawę, w przeciwnym razie może być wykorzystane jako dowód.

Konstytucyjny zakaz wyzysku?

Zakaz wyzysku może wynikać z faktu naruszenia podstawowych praw pracownika.

Historia przeglądarki i poczty elektronicznej to dane osobowe w rozumieniu GDPR. Historia przeglądarki może przecież posłużyć do identyfikacji, kiedy użytkownik uzyskał dostęp do jakiej strony internetowej. Laptop serwisowy może być również przypisany do konkretnej osoby, dzięki czemu istnieje definiowalne odniesienie osobowe. W przypadku historii wiadomości e-mail jest to oczywiście już oczywiste na podstawie danych odbiorcy i nadawcy.

Dane osobowe są przede wszystkim chronione przez podstawowe prawo do informacyjnego samostanowienia. W ramach tego interes pracodawcy w wykorzystaniu danych i w sprawnym funkcjonowaniu wymiaru sprawiedliwości musi jednak przeważyć nad interesem w ochronie podstawowego prawa pracownika do informacyjnego samostanowienia, aby pracodawca mógł wykorzystać dane. Należy również wziąć pod uwagę dotkliwość ingerencji.

Jeśli pracodawca przetwarza dane w sposób tajny, przemawia to za znacznym naruszeniem podstawowego prawa pracownika. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracodawca ma interes czysto dowodowy w przetwarzaniu danych. Rodzaj gromadzenia informacji i dowodów musi okazać się uzasadniony, a więc wymagający ochrony, aby pracodawca mógł korzystać z danych.

Jeśli pracodawca przetwarza historię przeglądarki i poczty elektronicznej pracownika właśnie po to, aby udowodnić oszustwo w zakresie czasu pracy (interes czysto dowodowy), to podstawowe prawo do informacyjnego samostanowienia zostaje tu bezzasadnie naruszone. W związku z tym dane te nie mogą być wykorzystane jako dowód.

Uzasadnienie w świetle prawa ochrony danych osobowych?

Jeśli, tak jak w tym przypadku, dane osobowe są przetwarzane, to prawo ochrony danych osobowych może stanowić środek zaradczy. Prawo ochrony danych osobowych zna przecież szereg uzasadnień dla przetwarzania danych.

...za zgodą?

Przede wszystkim należy rozważyć zgodę zgodnie z art. 6 I 1 lit. a DSGVO. W sprawie rozstrzygniętej przez sąd pracownik i pracodawca uzgodnili w umowie o przekazaniu laptopa, że "pracodawca sprawdza i ocenia dane znajdujące się na sprzęcie roboczym w celu przyporządkowania do transakcji biznesowych lub prywatnych". Jednak ta "zgoda" została sformułowana zbyt nieprecyzyjnie i zbyt szeroko. Pracownik nie mógł zorientować się w zakresie oświadczenia, ponieważ nie było jasne, jakie dane będą sprawdzane i czy np. prywatne maile również zostaną dotknięte.

Zgoda jest prawnie nieważna.

...przez inne uprawnienia?

Pracodawca mógł oprzeć przetwarzanie historii przeglądarki i poczty elektronicznej na § 26 I BDSG.

Zgodnie z tym dane osobowe pracownika mogą być zbierane, przetwarzane lub wykorzystywane do celów związanych ze stosunkiem pracy, jeżeli jest to niezbędne do podjęcia decyzji o nawiązaniu stosunku pracy, a po jego nawiązaniu - do jego realizacji lub rozwiązania.

Z podpisanej umowy o przekazaniu użytkowania wynikało, że dane muszą być przechowywane do celów kontroli. Przechowywane dane są następnie poddawane kontroli nadużycia, na przykład w celu ustalenia prywatnych zastosowań, które naruszają porozumienie umowne. Przechowywanie i ocena danych są więc niezbędne do realizacji stosunku pracy. Pracodawca ma uzasadniony interes w gromadzeniu tych danych.

Pracodawca może oprzeć przetwarzanie na § 26 I BDSG, a także wprowadzić dane jako dowód w procesie.

Wniosek

W przypadku udostępnienia pracownikowi środków, za pomocą których pracodawca gromadzi dane osobowe, należy liczyć się z wieloma pułapkami prawnymi (ochrony danych osobowych). W każdym przypadku należy zapisać wyraźne regulacje dotyczące wykorzystania i weryfikacji środków. Przeplata się tu wiele przepisów i dziedzin prawa. Doradztwo ekspertów jest w tym zakresie niezbędne.