Ochrona danych osobowych i badanie pracowników

Badanie pracowników dostarcza cennych informacji na temat atmosfery pracy, przebiegu procesów, jak również możliwych usprawnień. Jednak również w przypadku badań pracowników pracodawca musi przestrzegać ochrony danych. Tutaj dowiesz się, czego należy przestrzegać.

Podstawa prawna w zakresie ochrony danych w przypadku ankiet pracowniczych

Ankieta pracownicza może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników. Gdyby tak było, musiałaby istnieć podstawa prawna do przetwarzania.

Jeśli w grę wchodzi stosunek pracy, zawsze w grę wchodzi § 26 BDSG. Reguluje on, że pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników, jeśli jest to niezbędne do realizacji stosunku pracy.

O ile badanie opinii pracowników w celu optymalizacji procesów i ujawnienia skarg może ułatwić poprawę atmosfery pracy i wydajności, o tyle nie jest ono wymagane do realizacji stosunku pracy. Nie jest ona jednak konieczna do realizacji stosunku pracy. § 26 BDSG nie jest zatem istotny.

Przetwarzanie danych pracowników w ramach ankiety pracowniczej mogłoby jednak stać się dopuszczalne dzięki odpowiedniej zgodzie każdego pracownika (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a DSGVO). Zgoda w rozumieniu GDPR musi być udzielona dobrowolnie, w sposób świadomy, wyraźnie, odwołalnie i w odniesieniu do konkretnego przypadku. Jeśli pracodawca prosi o udział w ankiecie pracowniczej i dodatkowo o zgodę na przetwarzanie danych osobowych, które mają być w niej ujawnione, pracownicy mogą szybko poczuć się naciskani. Wielu z nich może obawiać się, że odmowa zgody będzie miała negatywny wpływ na ich zatrudnienie. Zgoda udzielona pod taką presją nie będzie dobrowolna, a zatem nie będzie zgodna z przepisami o ochronie danych osobowych.

Anonimowe ankiety pracownicze są zgodne z ochroną danych osobowych

W związku z tym, zgodnie z ochroną danych osobowych, zaleca się przeprowadzanie ankiet pracowniczych w sposób anonimowy. Anonimowość oznacza, że nie są przetwarzane żadne dane osobowe. Nie tylko ułatwia to pracownikom udzielanie szczerych odpowiedzi, dzięki czemu pracodawca również otrzymuje przydatne odpowiedzi, ale taka ankieta pracownicza jest również zgodna z ochroną danych.

Niemniej jednak, jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać: Ankieta musi być skonstruowana w taki sposób, aby pytania były ukierunkowane. Nie wolno bezkrytycznie zadawać pytań o nieistotne informacje. Przede wszystkim pytania nie mogą prowadzić do zidentyfikowania odpowiadającego pracownika. Wówczas ankieta nie byłaby już anonimowa w rozumieniu ochrony danych. Dlatego należy stosować również pytania, na które można odpowiedzieć poprzez zwykłe zaznaczenie pola. Wreszcie, kwestionariusz może być ewentualnie przypisany do osoby poprzez pismo ręczne. Szczególnie odpowiednie są tu kwestionariusze elektroniczne. W tym przypadku należy jednak zwrócić dodatkową uwagę na bezpieczeństwo stosowanego oprogramowania.

Wniosek

Zaprojektowanie ankiety pracowniczej zgodnej z ochroną danych nie jest zbyt skomplikowane, jeśli przestrzega się wymienionych tu wytycznych. W każdym przypadku pracodawcy powinni zwrócić uwagę na przejrzystość podczas przygotowania i realizacji, a w razie potrzeby już na wczesnym etapie zaangażować radę zakładową i inspektora ochrony danych.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz wsparcia w tym lub innym temacie związanym z ochroną danych osobowych, nasi eksperci chętnie udzielą Ci porady.