Czy wynajmujący ma prawo przekazać dane kontaktowe najemcy?

W zakresie prawa ochrony danych osobowych regularnie pojawiają się skargi najemców, których dane kontaktowe zostały przekazane przez wynajmującego. Nawet jeśli celem tego było umożliwienie handlowcowi umówienia się na spotkanie bezpośrednio z najemcą w celu wykonania prac w wynajmowanym lokalu, to i tak warto przyjrzeć się kwestii, czy wynajmujący może przekazywać takie dane osobowe (bez konsultacji).

Uzasadniony interes i prawo do sprzeciwu

BayLDA jest zdania, że taka procedura jest w zasadzie zgodna z prawem, jeśli chodzi o przekazywanie jej rzemieślnikom. Stwierdza to w swoim sprawozdaniu z działalności.

BayLDA powołuje się na uzasadniony interes w rozumieniu art. 6 I lit. f DSGVO jako uzasadnienie. Wynajmujący jest zainteresowany tym, aby handlowiec mógł bezpośrednio skontaktować się z najemcą. Dzięki temu znacznie łatwiej jest umówić się na spotkanie. W przeciwnym razie wynajmujący byłby zawsze "pośrednikiem".

Wyjątkowo jednak najemca może mieć silniejszy interes zasługujący na ochronę, który jest przeciwny. W takim przypadku najemca ma prawo do sprzeciwu na podstawie art. 21 I GDPR. O tym również należy poinformować najemcę przy zawieraniu umowy najmu.

Na podstawie stosunku umownego

Ponadto wynajmujący może oprzeć ujawnienie danych kontaktowych na konieczności w kontekście umowy najmu (art. 6 I 1 lit. b DSGVO). Jeśli chodzi o przekazanie informacji rzemieślnikom w celu naprawienia szkody, wynajmujący przynajmniej wypełnia swój obowiązek wynikający z umowy najmu.

Jeśli chodzi o przekazanie informacji potencjalnym nowym najemcom lub pośrednikom nieruchomości po zakończeniu najmu, to ten element zgody nie ma już zastosowania. Nowi najemcy lub pośrednicy nie są przecież niezbędni do rozwiązania umowy najmu. Przekazywanie im informacji bez porozumienia jest więc wykluczone.

Chociaż wynajmujący regularnie ma interes w szybkim ponownym wynajęciu lokalu, to jednak interes najemcy w ochronie jego danych jest w tym przypadku większy. Najemca nie ma przecież żadnych relacji (interesów) z nowymi najemcami czy agentami nieruchomości.

Zgoda

Najprostszym rozwiązaniem jako wynajmujący jest nadal uzyskanie zgody najemcy przed przekazaniem (art. 6 I lit. a DSGVO). W tym przypadku należy jednak również poinformować najemcę o możliwości odwołania zgody.

Wszystkie inne wymogi dotyczące zgody zgodnie z prawem o ochronie danych muszą być oczywiście również spełnione. Dobrowolność może być tu szczególnie problematyczna, jeśli zgoda ma być uzyskana przy zawieraniu umowy najmu. W końcu na rynku mieszkaniowym od wynajmujących wymaga się obecnie wielu informacji i zgody. Potencjalni najemcy godzą się na to zazwyczaj tylko pod przymusem, ponieważ mieszkania w wielu miejscach są deficytowe, a konkurencja jest w związku z tym ogromna.

Jeśli jednak umowa najmu już istnieje i najemca chce ją wypowiedzieć, to oczywiście nadal można zawrzeć umowę o przekazywaniu danych kontaktowych potencjalnym nowym najemcom lub agentom nieruchomości. Zgoda najemcy może być przecież wyrażona dobrowolnie.

Wskazówki dotyczące praktyki

Nawet jeśli przekazywanie danych kontaktowych w celu umówienia się na spotkanie z handlowcami jest zazwyczaj zgodne z prawem, to dla dobra obu stron najlepiej byłoby uzgodnić tę kwestię przy zawieraniu umowy najmu. Chociaż takie zgody mogą być nieważne w indywidualnych przypadkach, porozumienie między wynajmującym a najemcą minimalizuje potencjał konfliktu. Dzięki temu prawdopodobieństwo powstania sporu jest mniejsze.

Należy również zaznaczyć, że w przypadku przekazywania danych kontaktowych zawsze należy precyzyjnie rozróżnić cel przekazania, ponieważ wynikają z tego różne możliwości uzyskania zgody.

Po zawarciu umów pomiędzy najemcą a wynajmującym, powinny one być zawsze utrwalone na piśmie dla celów dowodowych. Zwykłe pisma informacyjne od wynajmującego o ogólnym przekazaniu danych kontaktowych są nieistotne z punktu widzenia prawa ochrony danych. Wymagana jest aktywna deklaracja zgody ze strony najemcy.

W przypadku niejasności w poszczególnych przypadkach zawsze wskazane jest profesjonalne doradztwo.