Czy księgi opatrunkowe są zgodne z ochroną danych osobowych?

W wielu firmach w pobliżu apteczki można znaleźć tak zwaną książkę pierwszej pomocy. Zawiera ona formularze, które wypełnia się, gdy tylko pracownik ulegnie jakiemukolwiek urazowi. Wpisuje się tam imię i nazwisko poszkodowanego oraz osoby udzielającej pomocy, a także rodzaj urazu i udzielonej pomocy. Jeśli cofnąć się przez książkę pierwszej pomocy, można zobaczyć wszystkie zdarzenia z przeszłości ze wszystkimi wymienionymi danymi.

Wątpliwe jest, czy ta otwarta dostępność danych osobowych jest zgodna z ochroną danych.

Dane osobowe, których dotyczy wniosek

Bezsporne jest, że książka pierwszej pomocy zawiera dane osobowe poprzez wymienienie nazwisk i tym podobnych, a zatem podlega ochronie GDPR. Ponadto dane dotyczące zdrowia są również dotknięte przez wymienienie obrażeń i ich leczenia. Podlegają one szczególnej ochronie jako dane osobowe szczególnej kategorii zgodnie z art. 9 GDPR. Dlatego też dane te w żadnym wypadku nie mogą być przechowywane w sposób otwarty.

Obowiązek dokumentowania środków pierwszej pomocy

Książka pierwszej pomocy ma jednak również swój cel: formularze zawarte w książce służą wypełnieniu obowiązku dokumentowania działań w zakresie pierwszej pomocy. Jest to nakazane przez Niemieckie Ubezpieczenie Społeczne od Wypadków (DGUV) w § 24 ust. 6 rozporządzenia DGUV 1. Przepisy te muszą być przestrzegane w zakładach pracy.

Rozwiązanie zgodne z zasadami ochrony danych

Aby udokumentować zdarzenia bez naruszania przepisów o ochronie danych osobowych, dobrze jest prowadzić książeczkę pierwszej pomocy jako "podkładkę", tak aby można było oderwać i bezpiecznie przechowywać zapisaną stronę, a w apteczce trzymać tylko pustą podkładkę. Wypełnione kartki można następnie przekazać bezpośrednio odpowiedzialnemu pracownikowi do przechowania lub umieścić w zamkniętej skrzynce na listy, która jest regularnie opróżniana przez odpowiedzialnego pracownika.

Taki "blok opatrunkowy" można kupić np. w DGUV.

Ewentualnie poszczególne strony można również wydrukować na stronie internetowej DGUV, co jest wymagane w indywidualnych przypadkach.