GDPR ma również zastosowanie do wynajmujących. Tutaj dowiesz się, o jakie dane wynajmujący może poprosić na jakim etapie najmu i jakie prawa ma najemca na mocy prawa o ochronie danych.
Zasada: To zależy!
W każdym przypadku przy zbieraniu przez wynajmującego danych od najemcy obowiązuje zasada gospodarności danych. Oznacza to, że można żądać tylko tyle danych, ile jest konieczne. Jednocześnie wynajmujący może żądać tylko tych danych, które są mu aktualnie potrzebne do określonego celu.
To, jakie to są dane, w każdym przypadku różni się zazwyczaj w zależności od etapu stosunku najmu, na którym aktualnie znajdują się (potencjalny) najemca i wynajmujący. Jak to często bywa - to zależy!
Etap 1: Potencjalny najemca
Jeśli (potencjalny) najemca kontaktuje się z wynajmującym, ponieważ jest zainteresowany oferowanym mieszkaniem, w pierwszej kolejności gromadzone są dane kontaktowe najemcy, takie jak nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail. Dane te mogą być gromadzone tak długo, jak długo istnieje ku temu cel. Jeśli potencjalny najemca wycofał swoje zainteresowanie, odpowiednie dane muszą zostać ponownie usunięte.
W przypadku oglądania, wynajmujący może również zażądać okazania dowodu osobistego (prawdziwy dokument, bez kopii, bez ksero) w celu weryfikacji tożsamości. To samo dotyczy zaświadczenia o możliwości uzyskania mieszkania.
Etap 2: Faza składania wniosków
Jeżeli wynajmujący musi dokonać wyboru pomiędzy kilkoma potencjalnymi najemcami, może uzyskać od najemcy dalsze dane w celu podjęcia decyzji (samoujawnienie się najemcy). Granice tego samoujawnienia leżą w bardzo osobistej sferze życia najemcy.
Na przykład, wynajmujący może poprosić o informacje na temat zdolności kredytowej (informacja Schufa, zaświadczenie o dochodach itp.), zawodu, liczby osób wprowadzających się i planowanego trzymania zwierząt domowych. Z drugiej strony, wynajmujący nie może prosić o informacje dotyczące stanu cywilnego, ciąży, narodowości, religii, orientacji politycznej lub seksualnej, karalności, danych dotyczących zdrowia lub przynależności do związków zawodowych, stowarzyszeń najemców lub partii politycznych.
Etap 3: Zawarcie umowy
Jeśli dojdzie do zainicjowania umowy, wynajmujący może poprosić o dane, które są istotne dla umowy. Dotyczy to również danych, które są niezbędne do wykonywania umowy najmu. Chodzi tu przede wszystkim o dane dotyczące rachunku bankowego oraz wszelkich umów gwarancyjnych.
Etap 4: Istniejąca umowa najmu
Nawet w trakcie trwania dotychczasowego najmu dane najemcy są nadal chronione przez ochronę danych. O ile nie ma obowiązku zachowania danych, dane, których cel przestał obowiązywać, muszą zostać niezwłocznie usunięte.
Co do zasady, wynajmujący nie ma prawa wejść do wynajmowanego lokalu w trakcie trwania bieżącego najmu. Stanowiłoby to ponownie naruszenie osobistej sfery życia najemcy. Wejście do wynajmowanej nieruchomości musi być zatem uzgodnione z najemcą i wymaga jego zgody. Zasady te dotyczą również zarządzania nieruchomością.
W trakcie trwania najmu może się zdarzyć, że wynajmujący zleci rzemieślnikowi naprawę wynajmowanej nieruchomości. Dane (kontaktowe) najemcy mogą być przetwarzane wyłącznie za jego zgodą. Dowiedz się więcej o ujawnianiu danych tutaj.
Wynajmujący może również zlecić przetwarzanie danych najemcy podmiotowi trzeciemu (np. usługi odczytu liczników). Stanowi to wówczas tzw. Przetwarzanie pracy. Wynajmujący pozostaje wtedy odpowiedzialny za przetwarzanie.
Prawa najemcy
Jeśli w fazie aplikacji wynajmujący zadaje pytania, których nie wolno mu zadawać, potencjalny najemca ma prawo skłamać lub odmówić odpowiedzi bez żadnych konsekwencji.
Ponadto najemca ma prawo w każdej chwili uzyskać od wynajmującego informację o tym, jakie dane na jego temat zostały zebrane przez wynajmującego, kiedy i w jakim celu.
Jeśli wynajmujący naruszy ochronę danych najemcy, mogą zostać nałożone sankcje wynikające z prawa ochrony danych. Po zbadaniu przez właściwe organy ochrony danych może zostać nałożona nawet grzywna.
Porady dla wynajmujących
Jako wynajmujący, warto prowadzić rejestr wszystkich gromadzonych danych i, w stosownych przypadkach, zgody na wszystkich etapach. Rejestr ten może być również wykorzystany do wypełnienia obowiązku prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych. Więcej informacji na temat tego obowiązku można znaleźć tutajna temat zawartości i struktury takiego katalogu tutaj.
Nadal nie masz pewności co do ochrony danych? Nasz zespół ekspertów z przyjemnością udzieli Ci pomocy. Skontaktuj się z nami tutaj.
Polski 
Deutsch 
English 
Español 
Français