3 rzeczy, które musisz wiedzieć o archiwizacji wiadomości e-mail

W dzisiejszych czasach duża część komunikacji biznesowej odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Niezależnie od tego, jak wielkie są zalety komunikacji cyfrowej, należy również pamiętać, że obsługa przechowywanych lub przynajmniej przechowywanych danych wymaga pewnego taktu.

Oto trzy rzeczy, które należy wiedzieć o archiwizacji wiadomości e-mail.

Gdzie archiwizacja wiadomości e-mail jest regulowana?

W Niemczech archiwizacja poczty elektronicznej nie jest uregulowana w jednym akcie prawnym. Wymagania dotyczące archiwizacji znajdują się przede wszystkim w rozporządzeniu administracyjnym GoBD (Zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych). Niemiecki kodeks handlowy (HGB) i niemiecki kodeks podatkowy (AO) również odgrywają ważną rolę w tym temacie.

Zgodnie z wymogami prawnymi, wiadomości e-mail mające znaczenie dla opodatkowania muszą być przechowywane (§ 257 HGB, § 140 AO).

Czy musisz archiwizować każdą wiadomość e-mail?

Nie, tylko niektóre wiadomości e-mail muszą być archiwizowane. Są to wiadomości e-mail zawierające listy biznesowe lub handlowe lub związane z prawem podatkowym. Mogą to być na przykład inwentaryzacje, bony księgowe lub roczne sprawozdania finansowe. Jeśli informacje te są załączone, a wiadomość e-mail służy jedynie jako środek transportu bez własnej treści wiadomości, sama wiadomość e-mail nie musi trafiać do archiwum.

Z obowiązku archiwizacji zwolnione są natomiast wszystkie inne wiadomości e-mail, w tym spam i newslettery.

Należy zauważyć, że nie każda wiadomość e-mail może być archiwizowana. Na przykład istnieje zakaz archiwizowania prywatnych wiadomości od pracowników lub danych kandydatów. Aby zapewnić, że żadne dane osobowe nie zostaną przypadkowo zarchiwizowane, należy na przykład zawrzeć umowę firmową dotyczącą prywatnych wiadomości za pośrednictwem oficjalnego adresu e-mail. Alternatywnie można odpowiednio dostosować konfigurację oprogramowania do archiwizacji.

Jak należy archiwizować wiadomości e-mail?

W Niemczech GoBD (Verwaltungsvorschrift: Zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej, a także dostępu do danych) reguluje sposób archiwizacji wiadomości e-mail. W związku z tym wiadomości e-mail muszą być archiwizowane prawidłowo, w całości, w najwcześniejszym możliwym momencie, spójne z oryginałem i niezmienione, możliwe do przeglądania po uzyskaniu autoryzacji, możliwe do odzyskania i odtworzenia oraz możliwe do prześledzenia za pomocą logowania (w przypadku zmian). Wymogi te muszą być spełnione przez cały okres przechowywania. Zgodność z tymi wymogami musi być również zapewniona po i podczas zmiany systemu.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych? Nasz zespół ekspertów chętnie Ci doradzi. Skontaktuj się z nami tutaj!