Neues vom Bundesarbeitsgericht zur Zeiterfassung

Zuletzt aktualisiert am 1. Juni 2026

Nachdem der Gesetzgeber auf das sogenannte Stechuhr-Urteil aus 2019 nicht reagierte, befasste sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) nun erneut mit dem Thema der Erfassung der Arbeitszeit. Das Ergebnis: ein Grundsatzurteil mit viel Unsicherheiten.

Bisherige Regeln zur Zeiterfassung

Im sogenannten Stechuhr-Urteil hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits im Mai 2019 festgehalten, dass die Mitgliedsstaaten ein System zur Arbeitszeiterfassung aufstellen müssen. In Deutschland sind Arbeitgeber bisher aber noch nicht verpflichtet, genaue Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu dokumentieren. Es bestehen allerdings Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen und Branchen. Diese dienen hauptsächlich der Verhinderung von Schwarzarbeit und dem Schutz von Arbeitnehmern vor Ausbeutung.

Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG)

Das BAG hat in einem Grundsatzurteil nun festgestellt, dass eine generelle Pflicht besteht, die Arbeitszeit zu erfassen. Dabei beruft es sich auf das Stechuhr-Urteil des EuGH. Das Urteil des BAG soll alle Arbeitnehmer in Deutschland betreffen. Dies stößt vor allem in den Bereichen auf Schwierigkeiten, in denen Arbeitnehmer in einem sogenannten Vertrauensarbeitszeitmodell oder sogar auch im Homeoffice arbeiten.

Kein Homeoffice mehr?

Flexibles Arbeiten und Arbeit aus dem Homeoffice nimmt spätestens seit Corona stark zu. Kritiker am BAG-Urteil fürchten nun, dass dies die Pflicht zur Zeiterfassung dies unmöglich macht. Der Deutsche Gewerkschaftsbund stellt jedoch klar, dass Arbeitszeiterfassung nicht mit Präsenz an einem Ort wie dem Büro gleichgesetzt werden darf und hält die Kritik deshalb für eine „Gespensterdebatte“. Vielmehr müssten Arbeitgeber mehr auf Höchstarbeits- und Ruhezeiten achten.

Zudem stellt das Urteil bisher nur klar, dass es eine Zeiterfassung geben muss. Wie diese ausgestaltet werden muss, bleibt abzuwarten. Hier muss vor allem auf den deutschen Gesetzgeber und dann auf die konkrete Ausgestaltung durch die jeweiligen Arbeitgeber gewartet werden. Dementsprechend besteht für Arbeitgeber auch noch keine Frist zur Umsetzung eines Zeiterfassungssystems.

Wie reagiert die Politik?

Durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist der Druck in Sachen Regelung zur Zeiterfassung auf den deutschen Gesetzgeber erneut erhöht. Dieser muss nun rechtliche Rahmenbedingungen für ein Zeiterfassungsmodell schaffen.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gibt an, zunächst auf die Begründung des Urteils zu warten und diese zu überprüfen. Das BAG wird diese Begründung wohl im November öffentlich machen.

Flexible Arbeitszeitmodelle sollen in jedem Fall weiter möglich sein. Die genaue Ausgestaltung bleibt abzuwarten.

Datenschutzrechtliche Bedenken?

Neben dem Schutz der Arbeitgeber vor Ausbeutung bedeutet eine strenge Arbeitszeiterfassung aber auch eine genaue Einsicht des Arbeitgebers in die Arbeitszeiten und eine erhöhte Kontrolle von Arbeitnehmern. Dies wirft nicht nur arbeitsrechtliche sondern auch datenschutzrechtliche Bedenken auf.  Schließlich werden auch bei der Zeiterfassung personenbezogene Daten der Mitarbeiter erfasst. Spätestens wenn durch die Erfassung Profile von einzelnen Arbeitnehmern erstellt werden können, kann das Modell datenschutzwidrig sein.

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Fazit

Auch wenn das Urteil des BAG als Grundsatzurteil bezeichnet wird, wirft es eigentlich mehr Fragen auf, als es beantwortet. Die Anforderungen an den Gesetzgeber, denen es gerecht zu werden gilt, sind hoch und verschieden. Es gilt, eine Regelung zu finden, die Datenschutzrecht und Arbeitsrecht entspricht und gleichzeitig homeoffice-fähig bleibt und offen für andere Vertrauenszeitmodelle ist. Wie dies gelingt, bleibt abzuwarten.

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Konkrete Anforderungen an Arbeitgeber nach dem BAG-Urteil

Das Grundsatzurteil des BAG hat trotz seiner Tragweite viele Detailfragen offengelassen. Klar ist jedoch, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Dabei geht es nicht nur um die Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, sondern auch um die Dokumentation von Pausen und Überstunden. Diese vollständige Erfassungspflicht soll sicherstellen, dass die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) eingehalten werden.

Arbeitgeber haben bei der Wahl des Erfassungssystems einen gewissen Spielraum. Elektronische Systeme wie Zeiterfassungssoftware, Apps oder biometrische Scanner sind ebenso zulässig wie einfache Stechuhren oder sogar manuelle Aufzeichnungen. Wichtig ist, dass das gewählte System verlässlich, manipulationssicher und für die Arbeitnehmer zugänglich ist. Die Wahl des Systems muss jedoch auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigen.

Vertrauensarbeitszeit nach dem Urteil

Eine der am meisten diskutierten Fragen betrifft die Zukunft der Vertrauensarbeitszeit. Viele Unternehmen, insbesondere in der IT-Branche und im kreativen Bereich, setzen auf dieses Modell, bei dem die Arbeitszeit nicht kontrolliert wird. Nach dem BAG-Urteil ist Vertrauensarbeitszeit im bisherigen Sinne nicht mehr zulässig. Allerdings bedeutet die Pflicht zur Zeiterfassung nicht zwangsläufig das Ende flexibler Arbeitszeitmodelle.

Arbeitgeber können weiterhin auf starre Arbeitszeiten verzichten und ihren Mitarbeitern Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit einräumen. Die Erfassung kann durch die Arbeitnehmer selbst erfolgen, etwa durch eine App oder ein Self-Service-Portal. Wichtig ist, dass die Arbeitszeit dokumentiert wird und der Arbeitgeber die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfen kann.

Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung im Detail

Die Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO und unterliegen daher dem vollen Schutz der Datenschutz-Grundverordnung. Arbeitgeber müssen insbesondere den Grundsatz der Zweckbindung beachten: Die erhobenen Daten dürfen ausschließlich für den Zweck der Arbeitszeiterfassung verwendet werden und nicht etwa für Leistungsbewertungen oder verhaltensbasierte Analysen.

Die Zugriffsberechtigungen auf die Zeiterfassungsdaten müssen strikt geregelt werden. Nur die Personalabteilung und die unmittelbaren Vorgesetzten sollten Zugriff auf die Daten ihrer Mitarbeiter haben. Eine unternehmensweite Einsicht in die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter ist datenschutzrechtlich nicht zulässig. Unternehmen sollten hier ein klares Berechtigungskonzept erstellen und im Rahmen ihrer technisch-organisatorischen Maßnahmen dokumentieren.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Auch wenn noch keine konkreten gesetzlichen Umsetzungsfristen bestehen, sollten Arbeitgeber bereits jetzt aktiv werden. Eine frühzeitige Implementierung eines Zeiterfassungssystems verschafft dem Unternehmen einen Vorsprung und vermeidet den Stress einer kurzfristigen Einführung nach Verabschiedung eines Gesetzes. Unternehmen sollten verschiedene Systeme evaluieren, den Betriebsrat einbeziehen und eine datenschutzrechtliche Beratung in Anspruch nehmen, um von Anfang an DSGVO-konform zu handeln.

Aktueller Stand des Gesetzgebungsverfahrens

Seit dem BAG-Urteil hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Dieser sieht vor, dass die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch erfasst werden muss, wobei für kleinere Betriebe Übergangsfristen und Ausnahmen vorgesehen sind. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Erfassungspflicht ausgenommen werden, müssen die Arbeitszeit aber dennoch dokumentieren.

Der Entwurf sieht zudem vor, dass Tarifvertragsparteien abweichende Regelungen treffen können, etwa hinsichtlich der Form der Zeiterfassung oder der Frist, innerhalb derer die Arbeitszeit dokumentiert werden muss. Dies ermöglicht branchenspezifische Lösungen, die den unterschiedlichen Arbeitsbedingungen in verschiedenen Wirtschaftszweigen Rechnung tragen. Unternehmen sollten die weitere Entwicklung des Gesetzgebungsverfahrens aufmerksam verfolgen.

Internationale Vergleiche zur Zeiterfassung

Ein Blick auf andere EU-Mitgliedstaaten zeigt, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in vielen Ländern bereits seit Jahren gesetzlich verankert ist. In Spanien beispielsweise wurde nach dem Stechuhr-Urteil des EuGH 2019 eine vollständige Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung eingeführt. Bei Verstößen drohen dort Bußgelder von bis zu 6.250 Euro pro Verstoß. In Österreich und der Schweiz existieren ebenfalls detaillierte Regelungen zur Arbeitszeitdokumentation.

Die Erfahrungen dieser Länder zeigen, dass eine Pflicht zur Zeiterfassung nicht zwangsläufig zu einer starren Arbeitszeitkultur führt. Wichtig ist vielmehr die konkrete Ausgestaltung der Regelungen und die Berücksichtigung moderner Arbeitsformen. Deutsche Unternehmen können von den Erfahrungen anderer Länder lernen und bereits jetzt Systeme implementieren, die sowohl den erwarteten gesetzlichen Anforderungen als auch den datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechen.

Auswirkungen auf die Überstundenregelung

Die Pflicht zur lückenlosen Zeiterfassung hat auch erhebliche Auswirkungen auf die Handhabung von Überstunden. Bisher war es in vielen Unternehmen üblich, dass Überstunden informell geleistet und nicht systematisch erfasst wurden. Mit der verpflichtenden Zeiterfassung werden Überstunden transparenter, was sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer Konsequenzen hat.

Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie Überstunden nicht mehr stillschweigend hinnehmen können, sondern aktiv gegensteuern müssen, wenn die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten drohen überschritten zu werden. Für Arbeitnehmer wiederum bietet die systematische Erfassung eine bessere Grundlage, um Überstundenvergütung oder Freizeitausgleich geltend zu machen. Die datenschutzkonforme Ausgestaltung der Überstundenerfassung erfordert jedoch besondere Sorgfalt, da hieraus Rückschlüsse auf die individuelle Leistung gezogen werden könnten.

Branchenspezifische Lösungen für die Zeiterfassung

Die Anforderungen an die Zeiterfassung unterscheiden sich je nach Branche erheblich. Im Baugewerbe und in der Gastronomie, wo bereits vor dem BAG-Urteil Dokumentationspflichten bestanden, sind die Unternehmen häufig besser vorbereitet als etwa Betriebe in der Kreativwirtschaft oder im IT-Bereich. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen bleiben jedoch branchenübergreifend gleich.

Für die Auswahl eines geeigneten Zeiterfassungssystems sollten Unternehmen neben den funktionalen Anforderungen auch die datenschutzrechtliche Eignung prüfen. Dies umfasst die Frage, wo die Daten gespeichert werden, welche Zugriffsberechtigungen konfigurierbar sind und ob das System die automatisierte Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen unterstützt. Eine Beratung durch den Datenschutzbeauftragten vor der Systemauswahl kann spätere kostspielige Anpassungen vermeiden.

Zusammenfassung und Ausblick

Das BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung hat eine grundsätzliche Diskussion über die Gestaltung moderner Arbeitszeitmodelle ausgelöst. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit bis zum Inkrafttreten der gesetzlichen Regelung nutzen, um ein datenschutzkonformes Zeiterfassungssystem zu evaluieren und einzuführen. Die enge Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Eine frühzeitige Umsetzung vermeidet Hektik und stellt sicher, dass sowohl die arbeitsrechtlichen als auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen von Anfang an erfüllt werden.

Die datenschutzkonforme Arbeitszeiterfassung ist ein komplexes Thema, das sowohl arbeitsrechtliches als auch datenschutzrechtliches Fachwissen erfordert. Unser Team steht Ihnen bei der Planung und Umsetzung eines DSGVO-konformen Zeiterfassungssystems gerne beratend zur Seite. Von der Systemauswahl über die Datenschutz-Folgenabschätzung bis hin zur Erstellung einer Betriebsvereinbarung begleiten wir Sie durch den gesamten Prozess.