Datenschutz und Mitarbeiterbefragung

Die Befragung von Mitarbeitern liefert wertvolle Informationen über das Arbeitsklima, den Ablauf von Prozessen sowie mögliche Verbesserungen. Doch auch bei Mitarbeiterbefragungen muss der Datenschutz durch den Arbeitgeber gewahrt werden. Hier erfahren Sie, was zu beachten ist.

Rechtsgrundlage im Datenschutz für Mitarbeiterbefragungen

Bei einer Mitarbeiterbefragung könnten es zur Verarbeitung personenbezogene Daten der Mitarbeiter kommen. Sollte dies der Fall sein, würde eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegen müssen.

Geht es um ein Arbeitsverhältnis, kommt immer § 26 BDSG in Frage. Dieser regelt, dass der Arbeitgeber personenbezogene Daten der Mitarbeiter verarbeiten darf, wenn dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Eine Mitarbeiterbefragung zur Optimierung von Abläufen und zur Aufdeckung von Missständen kann es zwar erleichtern, das Arbeitsklima und die Produktivität zu verbessern. Es ist aber nicht zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. § 26 BDSG ist damit nicht einschlägig.

Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung könnte aber durch eine entsprechende Einwilligung von jedem Mitarbeiter zulässig werden (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Eine Einwilligung im Sinne der DSGVO muss freiwillig, in informierter Weise, ausdrücklich, widerruflich und für einen bestimmten Fall erteilt werden. Bittet der Arbeitgeber um die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung und dazu um eine Einwilligung zur Verarbeitung der darin preiszugebenden personenbezogenen Daten, könnten sich Mitarbeiter schnell unter Druck gesetzt fühlen. Viele könnten fürchten, dass es sich negativ auf ihr Arbeitsverhältnis auswirkt, wenn sie die Einwilligung verweigern sollten. Eine unter diesem Druck abgegebene Einwilligung wäre nicht freiwillig und entspräche damit nicht den datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Anonyme Mitarbeiterbefragungen entsprechen dem Datenschutz

Demnach ist es zu empfehlen, Mitarbeiterbefragungen dem Datenschutz entsprechend anonym durchzuführen. Anonym meint hierbei, dass keine Verarbeitung personenbezogenen Daten stattfindet. Nicht nur fällt es den Mitarbeitern dann leichter, ehrlich zu antworten, sodass der Arbeitgeber auch brauchbare Antworten erhält; Sondern eine solche Mitarbeiterbefragung entspricht dann auch dem Datenschutz.

Einiges ist trotzdem zu beachten: Die Befragung muss so gestaltet sein, dass die Fragen zielgerichtet sind. Es darf keine wahllose Abfragung irrelevanter Informationen erfolgen. Vor allem dürfen die Fragen nicht darauf hinauslaufen, dass der antwortende Mitarbeiter doch identifizierbar ist. Dann wäre die Befragung nicht mehr anonym im Sinne des Datenschutzes. Deshalb sollte auch zu Fragen gegriffen werden, die sich durch einfaches Ankreuzen beantworten lassen. Schließlich kann der Fragebogen eventuell auch durch die Handschrift einer Person zugeordnet werden. Hier bieten sich besonders elektronische Fragebögen an. Dann ist aber auf die Sicherheit der genutzten Software zusätzlich zu achten.

Fazit

Eine Mitarbeiterbefragung datenschutzkonform zu gestalten ist bei Beachtung der hier genannten Leitlinien nicht allzu kompliziert. Arbeitgeber sollten bei der Erstellung und Durchführung in jedem Fall auf Transparenz achten und gegebenenfalls frühzeitig den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten hinzuziehen.

Sollten Sie Fragen oder Unterstützungsbedarf zu diesem oder einem anderen den Datenschutz betreffenden Thema haben, beraten unsere Experten Sie gerne.