3 Dinge, die Sie zum Thema E-Mail-Archivierung wissen müssen

Ein Großteil betrieblicher Kommunikation läuft heutzutage über E-Mails. So groß die Vorteile der digitalen Kommunikation sind, muss man sich auch hierbei daran erinnern, dass der Umgang mit gespeicherten oder zumindest speicherbaren Daten ein gewisses Fingerspitzengefühl erfordert.

Erfahren Sie deshalb hier drei Dinge, die Sie zum Thema E-Mail-Archivierung wissen müssen.

Wo ist die E-Mail-Archivierung geregelt?

In Deutschland ist die E-Mail-Archivierung nicht in einem einzelnen Gesetz geregelt. Die Anforderungen an die Archivierung finden sich vor allem in einer Verwaltungsvorschrift, der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Auch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) spielen in dieser Thematik eine große Rolle.

Nach den gesetzlichen Vorgaben sind E-Mails aufzubewahren, die für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB, § 140 AO).

Muss man jede E-Mail archivieren?

Nein, vielmehr müssen nur bestimmte E-Mails archiviert werden. Dabei geht es um E-Mails, die Geschäfts- oder Handelsbriefe enthalten oder einen steuerrechtlichen Bezug haben. Dabei kann es sich zum Beispiel um Inventare, Buchungsbeleg oder Jahresabschlüsse handeln. Sind diese Informationen als Anhang angefügt und dient die E-Mail nur als Transportmittel, ohne einen eigenen Aussagegehalt zu haben, muss die E-Mail selbst allerdings nicht in das Archiv wandern.

Befreit von der Pflicht zur Archivierung sind dagegen alle anderen anfallenden E-Mails einschließlich Spam und Newslettern.

Zu beachten ist, dass auch nicht jede E-Mail archiviert werden darf. Ein Verbot der Archivierung besteht zum Beispiel bei privaten Nachrichten von Mitarbeitern oder Bewerberdaten. Damit keine persönlichen Daten versehentlich archiviert sind, sollte zum Beispiel eine Betriebsvereinbarung zu privaten Nachrichten über die dienstliche E-Mail-Adresse bestehen. Alternativ kann man die Konfiguration der Archivierungssoftware auch entsprechend anpassen.

Wie müssen E-Mails archiviert werden?

In Deutschland regelt vor allem die GoBD (Verwaltungsvorschrift: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die Art und Weise der E-Mail-Archivierung. Demnach sind E-Mails ordnungsgemäß, vollständig, zum frühestmöglichen Zeitpunkt, mit dem Original übereinstimmend und unverändert, mit Berechtigung einsehbar, wiederauffindbar und reproduzierbar und über eine Protokollierung (bei Veränderung) nachvollziehbar zu archivieren. Diese Anforderungen sind über die gesamte Aufbewahrungsdauer aufrecht zu erhalten. Auch nach und während eines Systemwechsels muss die Einhaltung dieser Vorschriften gewährleistet sein.

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