In jeder HR-/Personalabteilung werden Unmengen personenbezogene Daten verarbeitet. Betroffen sind dabei nicht nur Mitarbeiter des Unternehmens, sondern auch Bewerber im Bewerbungsverfahren.

Wo verlaufen hier die Grenzen des Datenschutzes?

Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Bewerbung

Die erste große Frage zum Thema Datenschutz im Bewerbungsverfahren ist: Müssen Bewerber in die Verarbeitung ihrer Daten einwilligen oder dürfen ihre Daten auch aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage verarbeitet werden?

Wie so häufig antwortet der Jurist hier mit: „Es kommt darauf an!“

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren kann nach § 26 I 1 BDSG rechtmäßig sein, wenn es sich um solche Daten handelt, die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dann ist keine gesonderte Einwilligung nötig.

Für alle anderen Daten ist eine entsprechende Einwilligung nach der DSGVO einzuholen. Hierbei ist zu beachten, dass diese Einwilligung vom Bewerber jederzeit widerrufen werden kann.

Löschung personenbezogener Daten nach der Bewerbung

Wenn die Daten erstmal vorliegen, ist eine weitere wichtige datenschutzrechtliche Frage, wann diese wieder zu löschen sind.

Wird ein Bewerber abgelehnt, sind die entsprechenden personenbezogenen Daten unverzüglich zu löschen, Art. 17 I lit. a DSGVO. Eine Ausnahme besteht nur, wenn die Daten zur Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden (z.B. wenn abzusehen ist, dass der Bewerber geltend machen will, dass seine Ablehnung nicht mit dem AGG vereinbar ist). Auf diese Ausnahme kann sich der Verantwortliche regelmäßig nach Ablauf von sechs Monaten seit der Ablehnung nicht mehr berufen.

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Bewerbung

Nach Art. 12 ff DSGVO muss der Verantwortliche den Bewerber über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten informieren. Grundsätzlich sind diese Informationen im Zeitpunkt der Erhebung zur Verfügung zu stellen. Es sind je nach Bewerbungskanal entsprechende Datenschutzhinweise zur Verfügung zu stellen.

Was passiert bei rechtswidriger Verarbeitung?

Liegt bei der Verarbeitung personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren ein Verstoß gegen die DSGVO vor, können die Aufsichtsbehörden entsprechende Maßnahmen einleiten und Bußgelder verhängen. Außerdem können betroffene Bewerber einen Schadensersatzanspruch nach Art. 82 DSGVO geltend machen. Zudem entstehen dem Unternehmen womöglich große Image-Schäden.

Um solche Schäden zu vermeiden, ist es besonders wichtig, das Personal in der HR-/Personalabteilung entsprechend zu schulen.

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