„Pre-Employment-Screening“: Datenschutz im Personalauswahlverfahren

Ist im Unternehmen eine Stelle neu zu besetzen, sind Personaler bemüht, diese Stelle mit Hilfe eines Personalauswahlverfahrens bestmöglich zu besetzen. Nicht selten greifen sie dabei selbst zur Recherche, um mehr Informationen über den Bewerber zu erhalten oder bekannte Informationen zu verifizieren. Dieses sogenannte „Pre-Employment-Screening“ (oder auch ­„Background Check“ genannt) bringt im Personalauswahlverfahren einige Fragen aus dem Datenschutzrecht auf.

Erfahren Sie hier, was Sie bei der Informationsbeschaffung über Bewerber beachten sollten.

Personalauswahlverfahren mit Hilfe des Internets

In der modernen (Arbeits-)Welt lassen sich viele Informationen über den Bewerber ganz einfach im Internet finden. In sozialen Netzwerken aus dem Bereich der Freizeit (zum Beispiel Facebook oder Instagram) oder des beruflichen Umfeldes (zum Beispiel LinkedIn oder Xing) lassen sich die Informationen aus der Bewerbung überprüfen und ergänzen. Daneben existieren auch Datenbanken, die zum Beispiel Informationen über Straftaten liefern.

Diese Informationen, die die Identifikation einer Person zulassen, sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Damit sind die datenschutzrechtlichen Regelungen im Umgang mit ihnen zu wahren.

Rechtliche Grundlage für „Pre-Employment-Screening“

Nach der DSGVO muss die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten auf einer Rechtsgrundlage beruhen. In Frage kommt zunächst die Einwilligung durch den betroffene Bewerber (Art. 6 I 1 lit. a DSGVO). Auch eine Erforderlichkeit für den angestrebten Arbeitsvertrag (Art. 6 I 1 lit. b DSGVO) könnte vorliegen.

Einwilligung

Eine datenschutzrechtliche Einwilligung muss zunächst freiwillig sein. Aufgrund des Ungleichgewichts zwischen dem potentiellen Arbeitgeber und dem Bewerber treten hier Schwierigkeiten auf. Denn erklärt der Bewerber sich auf Nachfrage damit einverstanden, dass ein „Background Check“ durchgeführt wird, tut er dies meist aus Angst vor Ablehnung.

Auch wenn eine Einwilligung des Bewerbers eingeholt wird, genügt diese damit nicht den Anforderungen des Datenschutzrechtes.

Erforderlichkeit

Für den potenziellen Arbeitgeber könnte das „Pre-Employment -Screening“ erforderlich für die spätere Begründung eines Arbeitsvertrages sein (Art. 6 I 1 lit. b DSGVO). Hierfür muss eine Abwägung der Interessen und des Maßes an Erforderlichkeit im Einzelfall vorgenommen werden. Dies wird meist aber zu Ungunsten des Arbeitgebers ausfallen.

Umgang mit „Pre-Employment-Screening“ in der Praxis

Wenn der Personaler den am besten geeigneten Bewerber finden will, ohne gegen Datenschutzrecht zu verstoßen, gibt es einige Praxis-Tipps, die er beachten sollte.

Auch im Bewerberauswahlverfahren gilt: Wer nicht fragt, bleibt dumm! Sind die eingreichten Unterlagen also unvollständig oder werfen Fragen auf, wenden Sie sich als erstes an den Bewerber persönlich.

Nutzen Sie Gespräche, Einstellungstests oder ähnliche Formate, um ein besseres Bild von den Bewerbern zu bekommen. Die hier gewonnenen Erkenntnisse sind meist wertvoller als alle schriftlich eingereichten Bewerbungsunterlagen.

Bei Unklarheiten darüber, welche Daten über den Bewerber eigenhändig recherchiert werden dürfen, orientiert man sich am besten an dem Fragerecht aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), dessen Regelungen jeder Personaler aus Bewerbungsgesprächen kennt. Geht es um Informationen, die auch nach dem AGG im Bewerbungsgespräch nicht erfragt werden dürfen, sollte man diese auch nicht selbst recherchieren.

Alle Prozesse sollten immer aktuell und transparent den Regelungen der DSGVO entsprechen.

Außerdem sollte die private und berufliche Ebene streng getrennt werden. Wenn eine eigenhändige Recherche durchgeführt werden soll, orientieren Sie sich dabei an beruflich orientierten Quellen (zB LinkedIn oder Xing).

Fazit

Beim „Pre-Employment-Screening“ ist mit Vorsicht vorzugehen. Nicht alles, was der Personaler über den Bewerber finden kann, darf er auch suchen. Es ist zu empfehlen, weitgehend auf althergebrachte Auswahlverfahren wie Gespräche und Einstellungstests zu setzen.

Haben Sie Fragen zu der datenschutzkonformen Umsetzung von Bewerberauswahlverfahren, wenden Sie sich gerne an unser Experten-Team!