Diese Daten müssen weg. Löschen, aber richtig!

Diese Daten müssen weg. Löschen, aber richtig!

Im Laufe der Zeit sammeln sich in unseren Systemen unendlich viele Daten an. Gerade langjährige Kunden und gut gepflegte Geschäftsbeziehungen liefern unserer Datenbank ausreichend sensible Informationen. Genau diese sind auch bei einer Löschung aus den Programmen und Archiven unbedingt zu schützen.

Steht der Entschluss fest und personenbezogene Daten werden aussortiert, müssen auch da bestimmte Regeln eingehalten werden.

Löschen der Kundendaten

Unternehmen müssen Kundendaten in jedem Falle löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Aber auch wenn der Kunde die Löschung verlangt. Die Löschung der Daten muss laut Datenschutzgesetz nachweisbar und sachgerecht erfolgen. Da unsere Daten in den verschiedensten Programmen versteckt sein können, muss das Unternehmen ganz genau hinschauen. Um eine ausreichende Löschung vornehmen zu können, ist es ratsam ein Löschkonzept zu erstellen. In diesem Sinne können Unternehmen mit dem Software-Anbieter Kontakt aufnehmen, um entsprechende Lösungen im Programm zu finden.

 

Diese Orte kommen in Betracht

Im Laufe der Zeit werden unsere sensiblen Daten nicht nur in der Software gespeichert, sondern auch an anderen Orten. Das können alle vorhandenen Speichermedien sein, wie beispielsweise USB-Sticks, externe Festplatten oder die ein oder andere CD.

Auch Archive und Aktenschränke müssen durchgeschaut werden. Gerade in Archiven befinden sich Daten, welche schon längst in Vergessenheit geraten sind.

Generell sollten Unternehmen stets die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Blick behalten. Diese ergeben sich aus der Abgabenordnung, dem Handels- und Umsatzsteuergesetz.

Fachgerecht und sauber

Da die Löschung der Daten sehr komplex werden kann, können sich Unternehmen jederzeit Hilfe und Unterstützung von Fachleuten einholen. Diese wissen, wie Ihre Daten restlos vernichtet werden können. Außerdem wird bei dem systematischen und fachgerechten Löschen, ein Bericht erstellt, welcher über die Art, Herkunft und das Löschverfahren jederzeit Auskunft gibt.

Die Pflicht zur Dokumentation der Datenlöschung gilt natürlich für alle.