Die 5 häufigsten Datenschutzverstöße im Unternehmen

Zuletzt aktualisiert am 10. April 2026

Regelmäßig melden unterschiedlichste Unternehmen den Datenschutzbehörden Datenschutzverstöße. Für die betroffenen Unternehmen bedeutet das meist hohe finanzielle und rufschädigende Konsequenzen. Deshalb legen sie einen hohen Wert auf Vorkehrungsmaßnahmen. Neben professioneller Beratung, Schulung des Personals und Anpassung der betriebseigenen Strukturen hilft es auch, zu betrachten welche Datenschutzverstöße in Unternehmen die häufigsten sind, um typische Fehlerquellen zu erkennen.

Zu Beginn steht die Frage: Was ist überhaupt ein Datenschutzverstoß? Ein Datenschutzverstoß liegt immer dann vor, wenn ein Unternehmen das geltende Datenschutzrecht verletzt. Grundsätzlich gilt: Kommt es hierbei zu Schäden oder sind personenbezogene Daten betroffen, ist der Vorfall meldepflichtig.

Erfahren Sie hier, welche die fünf häufigsten Datenschutzverstöße im Unternehmen sind.

Datenschutzbeauftragter

Viele Unternehmen sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Kommen sie dieser Pflicht nicht nach, liegt ein Datenschutzverstoß vor.

Egal ob ein Unternehmen benennungspflichtig ist oder nicht, muss es die Einhaltung des Datenschutzes beachten. Ein Datenschutzbeauftragter ist dabei eine große Hilfe.

Datenschutzerklärung

Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, müssen eine Datenschutzerklärung bereithalten. Diese muss nicht nur existent, sondern auch frei von datenschutzrechtlichen Fehlern sein. Zudem ist sie den Kunden sowohl im online als auch im offline Kontakt korrekt darzustellen.

Gemäß Art. 13 I DSGVO besteht bei der Erhebung von personenbezogenen Daten eine Informationspflicht über die Person des Verantwortlichen und ggf. des Datenschutzbeauftragten. Zudem sind die Zwecke der Verarbeitung mit der entsprechenden Rechtsgrundlage und ggf. dem berechtigten Interesse (Art. 6 I lit. f DSGVO) zu benennen. Auch die Empfänger der Daten und ob ein Transfer in Drittländer beabsichtigt ist, muss angegeben werden.

Speicherung und Verarbeitung von Daten

Werden personenbezogenen Daten erhoben, muss in der Regel eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegen. Wurde diese nicht eingeholt, liegt ein Datenschutzverstoß vor.

Grundsätzlich begeht ein Unternehmen zudem jedes Mal einen Datenschutzverstoß, wenn es personenbezogene Daten veräußert oder weitergibt. Ausnahmen liegen vor, wenn dieses Vorgehen vorher datenschutzrechtlich abgesichert wurde.

Für einen Datenschutzverstoß reicht es auch schon aus, dass es an der Datensicherheit mangelt und so personenbezogene Daten von Dritten eingesehen werden können oder verloren gehen. Solche Vorfälle sind in besonderem Maße medienwirksam. Dabei kann es sich beim auslösenden Ereignis sowohl um aktive Verfehlungen des Unternehmens als auch um Angriffe von außen die durch mangelnde Wartung der Sicherheitssysteme begünstigt wurden, handeln. Für einen Datenschutzverstoß dieser Kategorie reicht es aber auch schon aus, dass in einer Rundmail alle Empfängeradressen einsehbar sind (CC statt BCC). Aber auch auf der online-Präsenz des Unternehmens muss zum Beispiel darauf geachtet werden, dass die Einwilligungserklärungen (besonders Cookiebanner) datenschutzkonform gestaltet sind.

Auskunftserteilung

Verlangt eine betroffene Person Auskunft über die eigenen verarbeiteten personenbezogenen Daten, so hat der Verantwortliche Auskunft zu erteilen (Art. 15 DSGVO). Meist muss neben den gespeicherten Daten auch noch Auskunft darüber gegeben werden, wie diese genutzt werden.

Erteilt das Unternehmen auf eine Anfrage hin keine oder eine verspätete Auskunft, liegt ein Datenschutzverstoß vor.

Auftragsverarbeitung und Verantwortlichkeit

Im Unternehmen muss Klarheit darüber bestehen, wer welche Verantwortlichkeit und die damit einhergehenden Pflichten trägt. Insbesondere wenn Auftragsverarbeitungsverhältnisse vorliegen, muss der Auftragsverarbeiter deutlich vom Verantwortlichen abgegrenzt sein.

Insbesondere hat der Verantwortliche die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM; Art. 32 DSGVO) zu überprüfen. Passieren hier Fehler, liegt ein Datenschutzverstoß vor.

Fazit

Ein Datenschutzverstoß hat für das Unternehmen unangenehme Folgen. Die fünf häufigsten Datenschutzverstöße in Unternehmen zeigen, dass es aber schnell dazu kommen kann. Hierbei ist es nötig, professionelle Hilfe hinzuzuziehen.

Wie Unternehmen Datenschutzverstöße systematisch vermeiden

Die Vermeidung von Datenschutzverstößen erfordert einen systematischen Ansatz, der technische, organisatorische und personelle Maßnahmen kombiniert. Ein einzelnes Sicherheitstool oder eine einmalige Schulung reicht nicht aus — vielmehr muss eine vollständige Datenschutzkultur im Unternehmen etabliert werden.

Der erste Schritt ist die Erstellung einer Bestandsaufnahme: Welche personenbezogenen Daten werden im Unternehmen verarbeitet? Wer hat Zugriff auf diese Daten? Welche Systeme und Prozesse sind beteiligt? Diese Informationen werden im Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO dokumentiert und bilden die Grundlage für alle weiteren Schutzmaßnahmen.

Technische Schutzmaßnahmen

Auf technischer Ebene sollten Unternehmen mindestens folgende Maßnahmen umsetzen: eine durchgängige Verschlüsselung sensibler Daten, ein rollenbasiertes Zugriffskonzept nach dem Need-to-know-Prinzip, regelmäßige Software-Updates und Sicherheitspatches, eine sichere Backup-Strategie sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle kritischen Systeme. Diese Maßnahmen sind als technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO zu dokumentieren.

Besonders wichtig ist die Implementierung automatisierter Löschroutinen. Viele Datenschutzverstöße entstehen dadurch, dass personenbezogene Daten länger als erforderlich gespeichert werden. Ein durchdachtes Löschkonzept stellt sicher, dass Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen automatisch und nachweislich gelöscht werden.

Organisatorische Maßnahmen und Schulungen

Technische Maßnahmen allein reichen nicht aus. Der Mensch bleibt das größte Sicherheitsrisiko — und gleichzeitig die wichtigste Verteidigungslinie. Regelmäßige Datenschutz-Schulungen sensibilisieren Mitarbeiter für typische Risiken wie Phishing-Angriffe, Social Engineering oder den unsachgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten.

Außerdem sollten Unternehmen klare Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten erlassen. Dazu gehören Regelungen zur privaten Nutzung von Firmengeräten, Vorgaben für die Entsorgung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten und ein klar definierter Meldeprozess für Datenpannen. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, an wen er sich im Fall einer vermuteten Datenschutzverletzung wenden muss.

Regelmäßige Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung

Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten ihre Datenschutzmaßnahmen regelmäßig im Rahmen eines Datenschutz-Audits überprüfen und an aktuelle Entwicklungen anpassen. Änderungen in der Rechtsprechung, neue technische Bedrohungen und veränderte Geschäftsprozesse erfordern eine ständige Aktualisierung der Schutzmaßnahmen.

Die DATUREX GmbH unterstützt als externer Datenschutzbeauftragter Unternehmen in Dresden und ganz Sachsen bei der Identifikation von Datenschutzrisiken, der Implementierung wirksamer Schutzmaßnahmen und der regelmäßigen Überprüfung ihrer Datenschutz-Compliance.

Meldepflichten bei Datenschutzverstößen

Wenn trotz aller Präventionsmaßnahmen ein Datenschutzverstoß auftritt, müssen Unternehmen ihre Meldepflichten kennen und einhalten. Gemäß Art. 33 DSGVO muss eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden — es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen.

Führt der Verstoß voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Betroffenen, müssen diese gemäß Art. 34 DSGVO unverzüglich benachrichtigt werden. Die Dokumentation des Vorfalls — einschließlich der getroffenen Gegenmaßnahmen — ist dabei nötig. Ein vorbereiteter Notfallplan mit klaren Zuständigkeiten und Kommunikationswegen kann im Ernstfall wertvolle Zeit sparen und den Schaden begrenzen. Der Datenschutzbeauftragte spielt bei der Koordination der Meldung eine zentrale Rolle.

Sie brauchen Beratung und Hilfe bei der Umsetzung von Vorkehrungsmaßnahmen? Unser Team an Experten hilft Ihnen gerne weiter!

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