Datenschutzschulung für Mitarbeiter

Unternehmen haben meist täglich mit personenbezogenen Daten Dritter zu tun. Unterlaufen im Umgang mit diesen Fehler, drohen hohe Bußgelder nach der DSGVO und bei Datenpannen aufgrund der Meldepflicht auch Rufschädigungen des Unternehmens.

Um dies zu vermeiden, sollte man direkt an der Quelle möglicher Fehler im Umgang mit personenbezogenen Daten ansetzen: Bei den Mitarbeitern. Sind die Mitarbeiter nicht für den Datenschutz sensibilisiert, passieren ihnen völlig ungewollt schwerwiegende Fehler.

Wie und warum eine solche Sensibilisierung durchzuführen ist, erfahren Sie hier.

Schulung präsent oder online?

Gerade für die Schulung ganzer Abteilungen werden oft vorzugsweise Präsenzschulungen angeboten. Das Unternehmen bucht einen Anbieter, der die Mitarbeiter vor Ort zusammen schult und Fragen beantwortet.

In Zeiten der steigenden Digitalisierung und des Home-Office bieten sich aber auch online Schulungen oder Webinare an (eLearning). Der Vorteil ist, dass Mitarbeiter unabhängig von ihrem momentanen Arbeitsort geschult werden können und sich das Thema selbst aktiv erarbeiten, statt nur eine weitere Präsenzschulung hinter sich zu bringen. Außerdem ist diese Lösung flexibler und erfordert weniger Organisation. Auch eignet sich die online Schulung sowohl für große, als auch für kleine zu schulende Gruppen an Mitarbeitern.

Geachtet werden sollte darauf, dass im Anschluss an die Schulung ein kurzer Test stattfindet, in dem kontrolliert wird, ob das Lernziel erreicht wurde.

Sind Sie auf der such nach geeigneten online Schulungen, werden Sie hier fündig.

Welche Inhalte sollten enthalten sein?

Als ersten Schritt sollten die Mitarbeiter zunächst mit den Grundlagen des Datenschutzes vertraut gemacht werden: Wozu dient der Datenschutz? Was sind personenbezogene Daten? Welche Pflichten des Verantwortlichen stehen welchen Rechten des Betroffenen gegenüber? Was ist bei Einwilligungen in die Verarbeitung zu beachten? Wann dürfen personenbezogene Daten weitergegeben werden? Welche technischen Voraussetzungen müssen gewahrt werden? Was passiert, wenn doch einmal etwas schief geht?

Diese Themen finden Sie zum Beispiel hier in einer online Mitarbeiterschulung auf den Punkt gebracht.

Zusätzlich sollten die Mitarbeiter aber auch speziell angepasst auf den Bereich, in dem sie arbeiten, bezüglich des Datenschutzes geschult werden. Im Home-Office sind beispielsweise andere Dinge zu beachten, als im betriebseigenen Büro und ein Mitarbeiter in einem Kindergarten muss sein Augenmerk auf andere Dinge richten, als ein Mitarbeiter in der Personalabteilung.

Speziell auf typische Arbeitsbereiche und -umfelder zugeschnittene online Mitarbeiterschulungen finden Sie zum Beispiel hier.

Ist eine Schulung verpflichtend?

Tatsächlich gibt es weder in der DSGVO noch im BDSG eine ausdrückliche Verpflichtung, als Verantwortlicher seine Mitarbeiter zu schulen. Bleibt die Schulung allerdings aus, hat das in der DSGVO unangenehme Konsequenzen:

• Der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 II DSGVO ist es wesentlich einfacher nachzukommen, wenn alle Mitarbeiter geschult werden.
• Das Schutzniveau des Art. 32 DSGVO lässt sich nur aufrecht erhalten, wenn die Mitarbeiter geschult und zur Einhaltung des Erlernten verpflichtet werden. Besonders für Auftragsverarbeiter ist dies sehr wichtig, was auch Art. 28 III lit. a DSGVO festhält.
• Wenn es einmal zu einer Datenpanne kommt, können durch einen Nachweis der ausreichenden Schulung der Mitarbeiter die Sanktionen der Aufsichtsbehörde abgemildert werden.

Wie oft sollte geschult werden?

Auch zu dieser Frage gibt es keine gesetzliche Regelung. Jedoch ist es nur logisch, dass eine datenschutzrechtliche Schulung regelmäßig wiederholt werden muss, um den Stand des Wissens zu kontrollieren, aufzufrischen und zu aktualisieren.

Jede Schulung sollte dokumentiert und mit einem abschließenden Test zertifiziert werden, um die ausreichende Schulung später nachweisen zu können.

Halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, um eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden und eventuell auftretende Fragen zu beantworten.