Aufzeichnung von Videokonferenzen und Online Events zulässig?

In Zeiten von Online Events und Videokonferenzen / Home-Office / Home-Schooling finden zahlreiche Treffen nun in digitaler Form über hopin, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet, BigBlueButton und andere Plattformen statt. Diese bieten unter anderem auch die Funktion, ein Treffen aufzuzeichnen. Sowohl von Veranstalterseite als auch von Teilnehmerseite ist die Versuchung groß, diese Treffen aufzuzeichnen. Sei es, weil ein informatives digitales Treffen zu einer ungünstigen Tageszeit stattfindet oder um sich in wichtigen Treffen ein Protokoll zu sparen.

Doch ist die Aufnahme von Videokonferenzen / Online Events datenschutzrechtlich überhaupt zulässig?

Bei der Aufnahme von Ton und Bild in einer Videokonferenzen / Online Event werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dies ist nur zulässig, wenn es sich auch auf eine Rechtsgrundlage stützt.

Berechtigtes Interesse des Veranstalters nach Art. 6 I 1 lit. f DSGVO oder Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 BDSG

Videokonferenzen / Online Events als solche sollen in erster Linie persönliche Treffen ersetzen. Wenn persönliche Treffen nicht möglich sind, dienen digitale Treffen dazu, den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten und begründen damit ein berechtigtes Interesse des Veranstalters.

Interne digitale Treffen von Mitarbeitern können z.B. der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses dienen.

Externe digitale Treffen können wirtschaftlicher, rechtlicher oder auch ideeller Art sein und dienen ebenfalls der Wahrung berechtigter Interessen des Veranstalters.

Ob diese digitale Treffen aufgezeichnet werden dürfen, steht aber auf einem anderen Blatt als die Rechtfertigung der Durchführung.

Mit einer Aufzeichnung wird wesentlich stärker in die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmer eingegriffen als bei einer reinen Live-Übertragung. Bei einer Interessenabwägung würde das bereits dargestellte Interesse des Veranstalters des digitalen Treffens dahinter zurücktreten. Selbst wenn die Aufzeichnung des digitale Treffens der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses dienen soll, ist ein schriftliches Protokoll immer noch gleich geeignet und weniger eingriffsintensiv und deshalb vorzuziehen.

Einwilligung der Beteiligten nach Art. 6 I 1 lit. a DSGVO

Als letzte Rechtfertigungsmöglichkeit / Rechtsgrundlage bleibt die Einwilligung. Diese müsste von allen Beteiligten eingeholt werden und den hohen Anforderungen der DSGVO entsprechen. Sie muss also freiwillig, informiert und nachweisbar sein. Zudem können die Betroffenen sie jederzeit widerrufen. Zu beachten ist hierbei vor allem die Transparenz: Zweck und Art der Verarbeitung müssen im Voraus klar definiert und kommuniziert werden.

Heimliche Aufzeichnungen

Es dürfte klar sein, dass eine heimliche Aufzeichnung demnach datenschutzrechtlich unzulässig ist. Zudem zieht eine heimliche Aufzeichnung sogar strafrechtliche Konsequenzen mit sich. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Aufnahme von dem Veranstalter (z.B. dem Arbeitgeber) oder einem Teilnehmer (z.B. einem Arbeitnehmer) durchgeführt wurde. Es empfiehlt sich deshalb als Veranstalter, die Aufnahme-Funktion für alle Beteiligten grundsätzlich abzuschalten.

Was ist sonst zu beachten?

Damit ist noch nicht alles datenschutzrechtlich Relevante zu Videokonferenzen / Online Events gesagt. Auch was die richtige Auswahl des Dienstleisters und Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrag mit diesem sowie die Auswahl der richtigen Voreinstellungen und Wahrung der Informationspflichten angeht, ist einiges zu beachten. Hier sollte unbedingt fachkundige Beratung im Einzelfall eingeholt werden.

Weiterführende Informationen finden Sie z.B. auf

Orientierungshilfe zu Videokonferenzsysteme der DSK

Hinweise zu Videokonferenzdiensten der Berliner Aufsichtsbehörde