Aufbewahrungsfristen, das müssen Sie unbedingt wissen!

Aufbewahrungsfristen, das müssen Sie unbedingt wissen!

Die Fristen für die Aufbewahrung im Datenschutz richten sich oftmals nach Gesetzen wie dem HGB und der AO.

Alle geschäftlichen Daten sind für eine vorgegebene Zeit aufzubewahren und zwar so, dass diese auch noch nach einigen Monaten und Jahren vollständig und korrekt sind.

Für wen gelten diese Fristen

Gewerbetreibende, die einen Umsatz von 600 000 € im Kalenderjahr oder einen Gewinn von 60 000 € im Wirtschaftsjahr erzielen. Auch sind bestimmte Berufe oder Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Bewachungsgewerbe an bestimmte Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten gebunden.

Was ist aufzubewahren

Da sich in einem Unternehmen sehr viele und verschiedene Schriftstücke, Belege oder Unterlagen ansammeln, gelten auch unterschiedliche Fristen.

In der AO §147 Abs. 1 können Sie Dauer der Verwahrung nachschlagen. Zu den aufzubewahrenden Dokumenten zählen beispielsweise Rechnungen, Verträge oder auch Firmenbücher.

Aufbewahrung von E-Mails

Informationen aus E-Mails dürfen nur solange gespeichert werden, wie es nötig ist. Die Löschung sollte, wie auch mit Dokumenten die nicht in digitaler Form hinterlegt sind, nach der Aufbewahrungsfrist gründlich durchgeführt werden.

Da es viele Möglichkeiten der Datenspeicherung gibt, kann die Löschung der Informationen eine Herausforderung darstellen und man sollte nichts übersehen.